Access Veri Tabanı

Çarş. Ara. 31, 2008 3:49 pm

Access Veri Tabanı

Eğer bana
bilgisayar kullanımını haklı gösterecek tek bir şey şey derseniz, hemen
“Veritabanı” derim. Veri-işlem. Ve ister telefon defterinizi oluşturun,
ister firmanızın demirbaş envanterini tutun, Microsoft Access, her
türlü veritabanı ihtiyacınızı karşılayacaktır ve daha fazlasını
verecektir. Eskiden, PC’ye, IBM-uyumlu bilgisayar dendiği yıllarda, iş
dünyasında satınalma görevlileri arasında yaygın bir söz vardı: IBM’den
şaşma, kovulmazsın! Eğer kullanımını iyi bildiğiniz için her an iş
bulabileceğiniz bir program varsa o da Access olmalı. Artık kime
kelime-işlem programı kullanabiliyor diye kimseyi işe almıyor. Oysa
Access, gerek bir çok işlemi otomasyona bağlayabildiği, bırakın
otomasyonu program-içinde-program yazmaya elverişli oluşu ve çağımızın
aracı Internet için gerekli ODBC uyumlu veritabanlarını oluşturabilmesi
sayesinde, bilgiişlem alanında yeni bir gelecek vaad ediyor.
Veritabanlarının en önemli özelliği ve onları bir kelime işlem
programıyla yapabileceğiniz listelerden farklı kılan ön önemli özelliği
bir veritabanında yer alan farklı tabloların birbiri ile
ilişkilendirilmesidir. Bundan önceki sürümlerinde Access, her bir
tablonun kendi içinde düzenlenmesine izin verirdi; oysa artık
ilişkilendirilmş tabloların tümünü birarada sanki tek tablo imiş gibi
düzenlemeniz (edit) ve güncelleştirmeniz mümkün. Access 2000 ile
çalışmak daha kolay: Metin kutularınız ve diğer kontrolleriniz
(düğmeler, grafikler, yollar) gruplanabilir ve böylece tek tek değil
toplu olarak düzenlenebilir. Şartlı biçimlendirme yoluyla, verilerinizi
belirli şartı karşılıyor ve karşılamıyorsa, dikkat çekici biçimlere
sokabilirsiniz. Access bugüne kadar sadece kendi dosyaları için bir
kullanım aracıydı. Artık değil: Access 2000 ile SQL uyumlu bütün
veritabanlarına erişebilir, bu verilerle Acces dosyaları ile neler
yapabiliyorsanız, yapabilirsiniz. Dışarıdan SQL-uyumlu veri satınalan
firmalar, artık bir de bu verileri kullanabilmek için gerekli
programları satın almak zorunda değiller. Ve Access ile oluşturacağınız
verilerle hazırlayacağınız raporları artık bilgisayarında Access kurulu
olmayan kişilere de rahatça verebilirsiniz; Access 2000 Snapshots, bu
biçimi (.snp) destekleyen bütün işletim sistemlerinde ve programlarda
görülebilir, basılabilir ve kullanılabilir.
Access 2000 ile
veri-işleme dünyasına yeni bir kavram geliyor: Veri erişim sayfaları.
Bu, Internet’te gördüğünüz türden bir Web sayfası ve Microsoft Acces
veritabanı dosyasında veya bir Microsoft SQL Server veritabanında
yeralan verilerin görülmesini, bu verilere ek yapılmasını,
değiştirtilmesini veya başka bir surette işlenmesini mümkün kılıyor.
Bir başka deyişle, Access’i kullanarak bir veri tabanı oluşturun, veya
Access ile erişebildiğiniz bir SQL Server dosyasını alın ve bu verilere
dayanan bir “veri erişim sayfası” hazırlayın. Sonra bunu ister
Internet’te koyun, ister firmanızın dahili Internet’ine (Intranet). Bu
sayfaya ulaşan herkes, verdiğiniz yetki çerçevesinde sayfanın veri
çektiği veritabanındaki bilgileri alabilir, değiştirebilir,
ekleyebilir. (Şu noktada, veri-yönlendirmeli Internet Uygulaması
tasarım ve geliştirme işi için vereceğiniz 5 bin Dolar’ı tasarruf etmiş
bulunuyorsunuz!) Access 2000’i kurduğunuz zaman gerekli unsurlardan ve
araçlardan hemen hepsi kurulmakla birlikte, Acces ile hazırlayacağınız
formlarda kullanabileceğiniz temalardan bazı, sık kullanılmayan bazı
sihirbazlar, Microsoft’un armağanı Adres Defteri uygulaması, sağdan
sola yazılan dil desteği, Görsel Tasarım Araçları denen özellikle veri
erişim sayfası yapmakta kullanabileceğiniz programcıklar, tarayıcı ve
kamera desteği, Visual Basic yardım desteği ve Windows’un yeni makro
dili olmaya başlayan Windows Scripting’i oluşturmanızı ve kullanmasını
sağlayacak Editör, kurulmayacaktır. Bu araçlar ve programlar ancak ilk
kez ihtiyacınız olduğunda yüklenir. Bu arada veritabanlarınızda takvim
desteği için gerekli dosyalar, denklem editörü, uluslararası destek
dosyaları, Lotus desteği, Microsoft Photo Editor, (ve meşhuur Northwind
proje dosyaları) siz istemedikçe kurulmayacaktır. Bu destek dosyalarına
ihtiyacınız olup olmadığına siz karar vereceksiniz. Ama bu daha sonra.
Bundan önceki Office 2000 ailesi programlarla ilgili kitapçıklarda
belirttiğimiz gibi, Access dünyasına Access 2000 ile adım atıyorsanız,
bu kitapçıkla Access’i derhal kullanmaya başlayacaksınız. Access zaten
kullandığınız bir program ise bu kitapçık size sadece yeni Access
araçlarını tanıtma açısından yararlı olabilir. Fakat, kimbilir, bugüne
kadar el yordamıyla yaptığınız bir çok şeye yeni bir anlam
kazandırabiliriz! Bu kitapçığın düzenlenmesinde, programın işlevsel
özelliğine uygun bir ders kitabı ve daha sonra başvurulabilecek küçük
bir hatırlatma kaynağı sağlama ilkesini güttüm. Ama Access, bu hacimde
bir kitapla sadece tanıtılabilir.
Diğer Office
programlarının çehresini tanıyorsanız, Access 2000’in menü ve araç
çubukları size hiç de farklı görünmeyecektir. Sadece Access
dosyalarının veri-tabanı dosyası olmasının sonucu farklı bir kaç menü
maddesi görebilirsiniz. Buna karşılık programın çalışma alanı diğer
programlardan oldukça farklıdır.
Access 2000, bütün Windows 95/98 programları gibi çeşikli yollarla başlatılabilir.
Masaüstü’nde
Access simgesi varsa, bu simgeyi iki kere tıklayarak programı
açabileceğiniz gibi, Başlat menüsünden Programlar’ı ve açılacak listede
Microsoft Access’i seçebilirsiniz. Office 2000, Başlat menüsüne Yeni
Ofis Belgesi ve Ofis Belgesi Aç maddelerini de koyar. Bu maddeleri
kullanarak Ofis ailesine ait herhangi bir programı çalıştırabilirsiniz.
Tabiî, Access’in oluşturduğu (uzatması “.mdb” olan) herhangi bir
dosyayı iki kere tıklayarak da Access’i başlatmanız mümkündür.
Access de bütün
Windows programları gibi kendi penceresinde açılır ve bu pencereyi
istediğiniz gibi bütübelir, küçültebilir, simge durumuna getirebilir
veya tüm ekranı kaplatabilirsiniz.
Access penceresinde kullanacağımız unsurları şöyle sıralayabiliriz:

Çarş. Ara. 31, 2008 3:54 pm

Menü Çubuğu:
Access 2000’in bütün kontrol unsurları, komutları ve diyalog kutuları
menülerden açılır. Bütün Office 2000 programları gibi Access’in
menüleri de sizin kullanım tarzınıza göre biçimlenir. Menü maddelierini
tıkladığınızda açılan listelerde önce en sık kullanılan maddeler yer
alır. Bir menü açıldığında herhangi bir seçim yapmaz ve bir saniye
beklerseniz, listenin uzadığını ve daha seyrek kullanılan maddelerin de
görüntülendiğini göreceksiniz. Eğer beklemek istemiyorsanız, Mouse
işaretçisini doğruca listenin, ortasında ucu aşağı bakan bir ok bulunan
alt kenarına sürükleyin; liste derhal uzayacaktır. İlk açılan maddeler
yerine daha sonra açılan maddeler arasında seçim yaparsanız, Access
2000 bu tercihinizi öğrenecek bir dahaki sefere bu maddeyi ilk açılan
listeye koyacaktır. Sık kullandığınız maddeler ise listede yukarı doğru
terfi ederler. Menü çubuğunda yer almasını istediğiniz bir komut varsa,
bu komutu ayrı bir menü unsuru olarak olarak veya mevcut menülerden
birine madde olarak ekleyebilirsiniz. Araçlar menüsünden Özelleştir
maddesini ve açılacak kutuda Komutlar sekmesini seçin; Komutlar
bölümünden menü çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse
işaretçisiyle tutarak, menü çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu
komutun mevcut menülerden birinde yer almasını istiyorsanız, Mouse
işaretçisini menü başlığıın üzerinde bir süre tutun, menü açıldığında
leni komutu arzu ettiğiniz sıraya bırakın.
Menüler “uzun” açılsın istiyorsanız..
Eski usul
menülere alıştı iseniz ve menülerinizin ilk açıldığında bütün maddeleri
ile birlikte açılmasını istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir
maddesini, ve açılacak kutuda Seçenekler sekmesini seçin: Burada,
“Menüler Önce son kullanılanı gösterir” maddesinin önündeki işareti
kaldırın. Son kullanılan menü maddelerinin yukarılarda yer almasını
istiyor, fakat menünün iki aşamada tamamlanmasını istemiyorsanız, “Kısa
bir gecikmeden sonra tam menüleri göster” maddesinin işareti
kaldırabilirsiniz
Araç Çubuğu:
Access 2000’in 23 ayrı araç çubuğu vardır ve hepsini açtığınızda
muhtemelen veri penceresi için yer kalmayacaktır! Ayrıca araç
çubuklarındaki simgeleri değiştirebilirsiniz. Sözgelimi, varsayılan
olarak açılan “Menü çubuğu” adlı araç çubuğunda yer alan bir simgeyi
hiç kullanmadığınız için istemiyorsanız veya yeni bir komutu simge
halinede çubuğa almak istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir
maddesini ve açılacak kutuda Araç Çubukları sekmesini seçin. Kutu
açıkken, araç çubuğunda istediğimiz simgeyi Mouse işaretçisiyle
tutarak, çubuk dışında bir yere bırakın. Araç çubuğuna eklemek
istediğiniz komut varsa, Özelleştir kutusu açıkken, Komutlar sekmesini
seçin; Komutlar bölümünden araç çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz
komutu Mouse işaretçisiyle tutarak, araç çubuğunda arzu ettiğiniz yere
bırakın. Bu suretle eklediğiniz yeni simgenin resmini değiştirmek de
elinizdedir. Henüz oluşturduğunuz simge seçili iken, Komutlar
sekmesindeki Seçimi Değiştir düğmesini tıklayarak ve açılacak menüden
arzu ettiğiniz simgeyi seçebilirsiniz:
Veritabanı Penceresi: Access’te açtığınız veritabanları, ana
pencere içinde kendi pencerelerinde, kendi menüleri ve kendi komutları
ile yer alırlar. Bu pencerenin ögelerini aşağıda ele alacağız.
Durum Çubuğu: Access, programın işlemesine, Veritabanının
durumuna ve yapmak istediğiniz işlere ilişkin mesajlarını size
penceresinin elt çerçevesindeki durum çubuğunda bildirir. Access’e bir
şey yaptırmak istiyorsanız ve Access bu komutu yerine getirmek
istemiyorsa, muhtemelen sebebini Durum Çubuğu’nda belirtiyor olabilir.
Bu çubuktaki bilgilerden yararlanabilirsiniz.
Ofis Yardımcısı: Access 2000, Menü çubuğundaki Yardım menüsünün
şirin ve kullanımı daha kolay temsilcisi olarak size 8 yardımcı
sunuyor. Yardımcıyı her an tıklayarak soru kutusunu açabilirsiniz.
Access 2000 Ofis yardımcısı, düzgün bir Türkçe soru cümlesini anlayıp,
size doğru cevabı vereibilir. Ama bunun için önce sizin Ofis
Yardımcısının anladığı soru tarzına biraz aşina olmanız gerekiyor.
Klasik Windows yardım kutusu da Yardım menüsü vasıtasıyla açılabilir.
Bu kutuda Dizin ve Ara sekmeleri bazen Ofis Yardımcısı’ndan daha hızlı
sonuca ulaşmanızı sağlayabilir. (Veritabanı ile uığraşmaktan çok
sıkıldığınız bir an, Ofis Yardımcısı sağ tıklayıp, Oynat maddesini
seçebilirsiniz!
Veritabanı Penceresi
Access’de açık
her veritabanı için bir veritabanı penceresi bulunur. Veritabanı,
yaptığınız işe bağlı olarak bu pencerenin içinde veya dışında ayrı bir
pencerede görüntülenebilir. Bu “görünümler” çoğu zaman Veritabanı
penceresi içinde yaptığınız tercihlere bağlıdır. Veritabanı
penceresinin unsurlarını ele alalım.
Veritabanı
penceresinin kendi menü çubuğu vardır; ancak bu çubuktaki unsurlarla
sadece ait olduğu veritabanına ilişkin işler yapabilirsiniz. Örneğin bu
çubuktaki Aç simgesi, veritabanının seçilmiş olan nesnesini (tablosunu,
formunu, raporunu, sorgusunu, sayfasını, sorgusunu veya modülünü) açar.
Tasarla maddesiyle, mevcut nesnelerden birinin tasarımını
değiştirebilirsiniz. Yeni maddesi ise bazı sihirbazları veya tasarım
görünümünde yeni tablo ve rapor yapımını harekete geçirecek maddeler
içeren bir diyalog kutusu açar. Sil simgesi ise seçilmiş nesneyi siler.
Veritabanı
penceresinin dört görünüm belirleme simgesi ise, veritabanı
penceresinin içindeki nesnelerin büyük veya küçük simge halinde ya da
kısa veya ayrıntılı liste olarak gösterilmesini sağlar. Yukarıdaki
örnekte, ayrıntısız liste görünümü var. Ayrıntılı listede nesnenin adı,
tanımı, oluşturma ve değiştirme tarihleri ile türü gösterilir.

Çarş. Ara. 31, 2008 3:55 pm

Silinen tablo ne olur?
Veritabanı
penceresindeki büyük X harfi görünümündeki simge, tablo, form, rapor
gibi seçilmiş bir nesnenin silinmesini sağlar. Araçlar menüsünde,
Seçenekler maddesini ve bu kutuda Düzen/Bul sekmesini tıklayarak ve
buradaki Onayla bölümünde en azından “Belge silmeyi” maddesini
işaretlemezseniz, silinen nesne, silinmiş olur. Bu yüzlerce kişinin
aylarca süren emeği ile hazırlanmış ve her nedense yedeği bulunmayan
bir tablo olabilir. Çoğu zaman kazayla silinen nesnelerin yer aldığı
veri tabanlarının yedeği bulunmaz! Bir onay kutusunda Evet düğmesini
tıklamak, böyle bir kayıpla karşı karşıya kalmaktan daha az zahmetli
olsa gerek! Access içinde sildiğiniz nesnenin geri gelmeyeceğini
unutmayın!
Veritabanı
dendiği zaman aklımıza genellikle sadece tablolar gelir. Oysa
veritabanı, en azından veriler arasında seçme yapmayı sağlayan sorgu
(query) araçları da içermelidir. Yoksa veritabanının bir kelime
işlemciyle oluşturacağınız listeden farkı olamaz. Access 2000
veritabanı dendiğinde bir çok nesneyi birden anlar. Bu nesneler,
birarada, veritabanını oluşkurular. Bir veritabanında bulunabilecek
nesneleri ilerde ele alacağız. Fakat şimdilik veritabanını tablolar
demeti olarak düşünün. Access tablosu, sizin tayin ettiğiniz sayıda
sütun ve yine sizin bilgi girdiğiniz miktarda satırdan oluşur.
Access’te veritablosu yapmayı da ilerde ele alacağız. Access size
tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için sorgu,
form, modül ve makro adında araçlar sunar. Tablolar ve bu araçları
kullanarak oluşturacağınız sorgular, formlar, modüller ve makrolar,
veritabanızın nesneleridir. Bir veritabanında şu nesneler bulunabilir:
1. Tablolar: Verilerinizin
içinde bulunduğu listeler. Yeni bir veritabanı dosyası oluşturmak üzere
Access 2000’i çalıştırdığınızda açılan boş veritabanı penceresinde,
tablo oluşturmak üzere üç komut kısayolu veya araç görürsünüz. Bunlar,
“Tasarım görünümünde tablo oluştur,” “Sihirbazı kullanarak tablo
oluştur” ve “Veri girerek tablo oluştur” adını taşır.
2. Sorgular: Verilerinizi tablolar halinde ortaya çıkarttıktan sonra,
bu verilerden yeni seçmeler yapmak, belirli bir ölçükü (kriteri)
karşılaşılayan veya karşılamayanları seçmek ve benzeri veri-işlemlerini
sorgu (Query) aracıyla yaparsınız. Access 2000, “Tasarım görünümünde
sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” adlı iki araçla
sorgu oluşturmanızı sağlar.
3. Formlar: Veri girme veya veri-işlem işlerinizi kolaylaştıran
araçlardır. Formu, veritabanınızdaki bilgilere denk kutular içeren bir
tür grafik arayüz sayabilirsiniz. Access 2000, “Tasarım görünümünde
form oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak form oluştur” adlı iki araçla
form oluşturmanızı sağlar.
4. Raporlar: Verilerinizin bir bakıma ham liste halinde kurtarılıp,
anlamlı diziler haline getirilmesine rapor çıkartma denir. Access 2000,
“Tasarım görünümünde rapor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor
oluştur” adlı iki araçla rapor oluşturmanızı sağlar.
5. Sayfalar: Veri erişim sayfaları. Access 2000’in yeniliklerinden olan
sayfalar bundan böyle veritabanı dosyalarınızın bir parçası olarak,
veriye bağlı, vergi güncelleştirildikte yenilenen Web sayfaları
hazırlama imkanı sunuyor. Access 2000, “Tasarım görünümünde veri erişim
sayfası oluştur,” “Sihirbazı kullanarak veri erişim sayfası oluştur” ve
“Zaten varolan Web sayfasını görüntüle” adlı üç araçla veri erişim
sayfası yapmanızı veya varolan sayfayı yeniden düzenlemenizi sağlar.
Makrolar, modüller: Tıpkı kelime işlem programlarında olduğu gibi, sık
sık tekrar ettiğiniz işlemleri, makro ve modül haline getirebilir ve
bunları uygun olan herhangi bir tablo, form veya sorguda
kullanabilirsiniz. Makro ve modülleri geliştirme işi ya otomatik olarak
Access tarafından yapılır; ya da siz Visual Basic for Applications
(Uygulamalar için Görsel Basic dili) editörünü kullanarak kendiniz
makro ve modül oluşturabilirsiniz

Çarş. Ara. 31, 2008 3:56 pm

Görünümler
Bir veri
tablosu, Access’te çeşitli görünümlere sahip olabilir, veya başka bir
deyişle veritabanınızı farklı biçimlerde görüntüleyebilirsiniz.
Access’te tablolarınız genellikle veritabanı görünümde bulunur; bununla
birlikte tablolar form görünümünde de işlenebilir, doldurulabilir,
düzenlenebilir.
Veritabanı
görümünde, bir Access tablosu ile sözgelimi bir Excel tablosunun
farkını ayırt etmek zordur. Bu görünümde tablonun çerçevesinin üst
kenarında adı yazılı olur; bunun hemen altında ise tablodaki alan
adlarının bulunduğu başlık bölümü vardır. Kayıtlar ise tablonun
satırları olarak sıralanır. Tablonun sağ ve alt kenarlarında kaydırma
çubukları bulunur. Tablonun alt çerçevesinin son köşesinde Gezinme
Düğmeleri yer alır. Bu düğmeleri kullanarak tablodaki kayıtlar arasında
gidip gelebilirsiniz. En soldaki düğme ile en başa, en sağdaki ikinci
düğme ile de en sona gidersiniz. Üzerinde yıldız bulunan sağdaki düğme
ise size yeni bir kayıt girmeniz için boş satır açar. Ayrıca buradaki
kutuya istediğiniz kaydın sıra numarasını yazarak, doğruca o kayda
gitmeniz mümkündür.
Access 2000
kurulduğu sırada bilgisayarınıza örnek bazı veritabanları ve hatta
kullanılmaya hazır veri-yönlendirmeli iki Access-uygulaması kurar.
(contacts.mdb ve addrbk.mdb) Bu örnek veritabanlarını açtığınızda büyük
bir ihtimalle, birinci sütunun solunda içinde artı (+) işareti olan bir
sütun göreceksiniz. Bu, o kaydın başka tablolarla ilişkilendirilmiş
olduğunu gösterir. Access 2000’le gelen bu yenilik ve kazandırdığı
imkanlar üzerinde sonra ayrıntılı duracağız.
Access veritabanı, tablo olarak görüntülenebildiği gibi, Form olarak da görüntülenebilir.
Access 2000,
veri tablolarınızı alarak, form biçimine getirebilir veya bunu size
bırakabilir. Access’in otomatik oluşturduğu tabloları sonradan yeniden
şekillendirebiliriz. Bir tablona hangi alanlar ve bu alanların
karşısında ne değerler varsa, formda da onlar bulunur. Formlarda da
gezinme düğmeleri yer alır.
Access’in bir
diğer veri görüntüleme biçimi ise sorgulama sonucu ortaya çıkar. Sorgu
(query) veritabanı dosyasındaki tablo veya tablolardan seçme yapmak
demektir. Seçme işlemi için ölçütleri (kriterleri) “Şu tablodan şu
alanları al!” diye mutlak biçimde siz belirtebileceğiniz gibi, “Şu
alandaki değer şu ise, şundan aşağı ise, bundan yukarı ise, veya bu
değilse..” şeklinde “mantıksal” olarak da tanımlayabilirsiniz. Access
2000, bu ölçütlere uyan kayıtları seçerek bir “sorgu sonucu” oluşturur;
bu sonuç veritabanı dosyasına tablo olarak kaydedilebilir; veya sadece
siz sorguyu çalıştırdığınız sırada ortaya çıkar; sorgu işlemi bitince
yok olur.
Mouse’unuzun sağ düğmesi
Access 2000,
diğer Ofis 2000 programları gibi, Mouse’un sağ düğmesine çeşitli
işlevler yükler. Mouse’un sağ düğmesi, üzerinde sağ-tıkladığınız
nesnenin gerektirdiği bir yerel menü açılmasını sağlar. Bu menüler
arasındaki farkı görebilmek için veritabanı penceresinde farklı
nesneleri sağ-tıklayın.

Çarş. Ara. 31, 2008 3:57 pm

Ve YardımAccess 2000 ile çalıştığınız sırada ne yapıyor
olursanız olun, klavyede F1 düğmesine basarak, yardım dosyasını
açabilirsiniz. Ofis Yardımcısı adı verilen simge, o anda yapmakta
olduğunuz işlemle ilgili bir kaç hazır yardım konusu başlığının yer
aldığı ve bunlar yeterli değilse kendi sorunuzu yazmanıza imkan veren
bir diyalog kutusu açacaktır.
Ofis 2000 ailesi programlarının yardım dosyalarında yapılan yenileme
sonucu artık yardım istediğiniz konuyu mutlaka yardım dosyasının
şifreli ifadeleriyle yazmanız gerekmiyor. Bu kutuya normal bir soru
yazabilirsiniz. Araştır düğmesini tıkladığınızda, büyük bir ihtimalle
tam aradığınız konuya uygun bir başlığın yer aldığı bir kaç yardım
konusu liste halinde karşınıza gelecektir. Ofis Yardımcısı’nın diyalog
kutusundaki Seçenekler düğmesini tıklarsanız, Yardımcı için farklı
simgeler seçebilirsiniz.
Ofis Yardımcısının sağladığı hızlı yardım yeterli olmadığı anlarda,
arama ve dizinden geçme gibi diğer bazı imkanları olan yardım kutusunu
açabilirsiniz. Bunun için Yardım menüsünden Microsoft Access Yardım
maddesini seçmeniz gerekir.
Yardım gereken konunun anahtar kelimelerinin ne olabileceği hakkında
şüphede iseniz, bu kutuda İçindekiler sekmesini tıklayarak bütün yardım
konularını ana başlıklar halinde inceleyebilirsiniz. Bu kutuda ikinci
sekme olan, Cevap Sihirbazı ise Ofis Yardımcısı gibi, düzgün bir Türkçe
soruyu anlayabilir! (Kurulu Windows sisteminizin varsayılan dili Türkçe
değilse, Ofis Asistanı, soru yazmanıza imkan veren kutuyu
görüntülemeyecektir.) Dizin ise kelime aratmak için kullanılır. Bunu
iki ayrı şekilde yapabilirsiniz. Önce arama yapılmasını istediğiniz
kelime veya kelimeleri arama kutusuna yazın. Access 2000, kendi
dizininde buraya yazdığınız kelimelerle ilgili gördüklerini iki
numaralı kutuya yazacaktır. İsterseniz bu kutudaki bir kelimeyi de
işaretleyebilirsiniz. Sonra Ara düğmesini tıklayın. İçinde yazdığınız
veya seçtiğiniz kelimelerin geçtiği yardım metinlerinin başlıkları
üçüncü kutuda sıralanacaktır. Bu kutudaki başlıklardan size uygun
görüneni iki kere tıklayın; yardım metni sağdaki çerçevede
görüntülenecektir. Yardım kutusunun kendi araç çubuğundaki yazıcı
simgesini tıklayarak, görüntülediğiniz metni yazıcıya
gönderebilirsiniz; ileri-geri simgelerini tıklayarak önceki ve sonraki
yardım metinleri arasında gidip-gelebilirsiniz.
Şimdi Access 2000’in yüzünü tanımış oldunuz. Aşağı yukarı hangi
düğmenin ne yapacağını biliyorsunuz. Şimdi sıra Access’e bunları
yaptırtmaya geldi
Access 2000’i tanıdık diye hemen veri tabloları oluşturmak ve onlarla
sihirbazlık yapmak için henüz erken. Önce veritabanı planlama
konusundan söz etmemiz gerekiyor. Dikkatlice planlanmamış bir
veritabanı kullanıcıya yarardan çok zarar getirir.
Veri planlama, daha sonra verinin nerede ve nasıl kullanılacağına
dayanır. İmkansız olmamakla birlikte çok az veritabanı ilk amacının
dışında kullanılabilecek hale getirilebilir. İyi bir planlama ise önce
veritabanı terimlerine aşina olmayı gerektirir. Şimdi kısaca bu
terimleri ele alalım.

Çarş. Ara. 31, 2008 3:59 pm

Veri ve Alan
Access 2000
ile kaydedeceğiniz ve kullanacağınız bilgilere veri denir. Access
açısından veriler, ait oldukları alanın türünde sayılır. Bir alan sayı
içeriyorsa, “123456789” sayıdır. Bir alan metin içeriyorsa “123456789”
metindir. Access 2000’de verileriniz şu türlerden birine girmek
zorundadır:
Metin:
Rakam, harf veya işaretlerden oluşan ve 255 karakter genişliğinde bir
alandır. Metin olarak tayin edilmiş bir alana yazılan rakamlar, sayı
işlemi görmez; yani aritmetik işleme konu olamaz. Metin alanları,
belirlediğiniz (nasıl belirleyeceğimize sonra geleceğiz) genişliğin
üstünde karakter tutamazlar. Söz gelimi bir metin alanını 8 karakter
boyutunda oluşturduysanız, bunun içine “Mustafa Durcan” yazamazsınız.
İyi bir veritabanı tasarımı, daima gerektiğinden biraz fazla geniş
boyut tayinini gerektirir.
Not: Metin alanı olmakla birlikte, 64 bin karakter alabilir.
Sayı: Her türlü aritmetik işleme konu olabilecek sayıları tutar.
Tarih/Saat: Belirlemenize göre, tarih veya saat veya her ikisini birden tutabilen özel bir alandır.
Para Birimi: Türk lirası, Dolar, Alman Markı, Japon Yeni ve
dünyada bulunabilecek hemen hemen bütün para birimlerine tayinh
edilebilecek özel bir alandır. Para birimi verilerinizi gireceğiniz
alanın Currency olması, Access 2000’in bu verilerle para biriminin
gerektirdiği biçimde hesap yapmasını sağlar.
Otomatik Sayı: Access 2000 tarafından artan şekilde otomatik
olarak doldurulan bir alandır. Bir veritabanında her bir kaydın
(satırın) diğerlerinden mutlaka ayırıcı bir niteliği olması gerekir.
Herşeyiyle aynı iki kayıt, otomatik sayı alanının farklılığı sayesinde
birbirinden ayrılabilir.
Evet/Hayır: İçindeki değer Evet veya Hayır ya da Doğru veya Yanlış olabilen, mantıksal işlemlerde kullanılan bir alandır.
OLE Nesnesi: Access 2000’in veritabanında bir başka program tarafından oluşturulmuş nesnelere yervermenizi sağlayan alan türüdür.
Köprü: Internet sitelerinde bulunan sayfaların adresi (URL), Access 2000 tarafından bağlantı sağlanacak biçimde tutulabilir.
Arama Sihirbazı: Bir alana doğrudan vergi girmek yerine,
Access’in Arama Sihirbazı yardımıyla bu veriyi bir tablodan veya sorgu
sonucundan seçmesini sağlayabilirsiniz.
Her Rakam Sayı Değildir
Sık kullanacağınız bazı bilgilerin alan türleri şöyle olmalıdır:
Ad, soyad: Metin
Adres: Metin
Kapı, apartman daire no: Metin
Telefon no: Metin
Elektronik adres: Metin
Aylık gelir, fiyatı, tutarı: Para birimi
Yaş: Sayı
Personel sayısı: Sayı
Web Sitesi : Bağlantı
Kayıt
Veritabanındaki
bir birim bilgi kümesine kayıt denir. Örneğin okuldaki derslerinizde
sınıvlarda, ödevlerde aldığınız notları tutan bir veritabanı
tasarlıyorsanız, her bir ders bir kayıt olabilir. Buna karşılık bir
öğretimenin sınıfındaki öğrenciler için tuttuğu veritabanında, her bir
öğrenci bir kayıt olabilir. Access ile kendinize bir adres defteri
yapıyorsanız, her kişi veya firma bir kayıttır. Veri alanlarınızı
belirlerken, bazı alanları “boş olabilir” şeklinde tanımlamışsanız,
telefon defterinizdeki her kaydın her alanı dolu olmayabilir; örneğin
bazı kişilerin faks numarası veya elektronik posta adresi olmayabilir.
Buna karşılık veri alanlarını belirlerken bazı alanlara boş olma yasağı
getirmişseniz, tablolarınızı doldururken Access 2000 bu alana mutlaka
alanın niteliğine uygun bir değer girmenizi şart koşacaktır.

Çarş. Ara. 31, 2008 4:00 pm

Tablo
Tablo, (boş
veya dolu) aynı alanlara sahip kayıtlar kümesidir. Notlarınızı
tuttuğunuz dosyada 1999-2000 ders yılı notlarınız bir tablo
oluşturabilir. Bir öğretmen için Lise 3 Türk Edebiyatı sınıfındaki
öğrenciler bir tabloda toplanabilir. Fakat öğretmen isterse kız ve
erkek öğrencileri aynı tablolara da alabilir. Daha sonra değineceğiz,
bir veritabanında aynı kişiye, aynı sınıfa, yani aynı birime ait
kayıtların tümü tek tabloda bulunmayabilir. Bu sebeple, tablo dendiği
zaman, sadece birbirine benzeyen verileri olan kayıt kümesi aklımıza
gelmelidir. Burada birbirine benzeyen tanımına dikkat edin: Diyelim ki
elimizde üç kişilik bir bilgi kümesi var. Bu üç kişiye ait bilgileri,
adı, soyadı ve cinsiyeti diye üç alanda toplamaya karar verdik. Bu üç
kişinin de bu üç haneye yazılacak bilgisi benzer bilgilerdir.
Bilgilerin içerikli çok farklı olabilir; birinin adı Mustafa, diğerinin
Osman, üçüncüsünün ise Vildan olabilir. İlk ikisi için tablomuyaz
“erkek,” üçüncüsü için “kadın” yazmamız gerekebilir. Fakat bu üç kişi
bir arada, bir tablo oluşturabilir.
Veritabanı
Çeşitli
tablolardan oluşan ve bir Access 2000 dosyayı halinde toplanan bilgi
kümesine veritabanı deriz. Bir veritabanının içinde birden fazla tablo
bulunabilir. Bu tablolar birbiri ilişkilendirilmiş olabilir;
ilişkilendirilmemiş olabilir. Bir veritabanında tablolar birbiri ile
ilişkilendirilmemiş ise buna düz veritabanı, tablolar ilişkilendirilmiş
ise (doğru bildiniz!) ilişkilendirilmiş veritabanı denir. Eğer
veritabanı tasarımının bir tek püf noktası varsa, o da
ilişkilendirilmiş tablo meselesini kavramaktır.
Düz Veritabanı:
Bir tablonun bütün alanlarına dair bütün bilgiler kendi içinde ise bu
tabloya düz tablo, bu dosyaya düz dosya ve bu veritabanına da düz
veritabanı denir. Diyelim ki elimizde, “Adı,” “Adresi” ve “Telefon
numarası” alanlarını içeren bir tablo var. Ve diyelim ki Mustafa’nın 1,
Osman’ın 2, Vildan’ın da 3 telefonu var. Bu durumda Mustafa listemize
bir kere, Osman iki kere, Vildan ise üç kere yazılacak demektir. Düz
tablolarda tekrarlar olur. İlişkilendirilmiş Veritabanı: Düz
tablolardaki tekrarı önlemek ve böylece veritabanının daha az yer
tutmasını dolayısıyla sorguların daha hızlı icra edilmesini sağlamak
amacıyla, tabloları ilişkilendiririz. Yukarıdaki örneğe dönersek,
Osman’ın adını ve adresini iki, Vildan’ın adını ve adresini üç kere
göstermek yerine, bütün kişileri bir tabloda adları ve adresleri ile
toplar, bir diğer tabloya ise telefon numaralarını yazan ve her bir
numarayı kişiler tablosunda bir kayıtla ilişkilendirirsek, her kisini
de veritabanımız dosya olarak çok daha az yer tutar.
Bunu “Anahtar
alan” veya “Birincil anahtar” (Primary key) adını verdiğimiz teknikle
sağlarız. Her tabloda her bir kaydı diğerlerinden benzersiz hale
getiren, yani diğer hiç bir satırda aynısı bulunmayan bir alan
olmalıdır. Bu nitelikteki bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin
edebiliriz. İlişkilendirilmiş bir veritabanında, her bir kayıt, bir
alanından diğer bir tabloya bağlanır. Bu bağlamanın kayıtların
benzersiz alanlarından yapılması yanlış bağları önleyecektir. Yine
yukarıdaki örneğe dönelim. Mustafa’ya 1, Osman’a 2 ve Vildan’a 3
numaralı kişi diyelim; Elimizdeki bütün telefon numaralarını altalta
yazar (telefon numaralarını kayıt yani satır olarak düşünün) ve
karşılarına ait oldukları kişinin numarasını yazarsak, her bir
telefonun kime ait olduğunu kolayca buluruz. “Kolayca” tabiî sözün
gelişi; fakat bu durumda veri tabanı dosyamız çok daha az yer tutar.
Meraklısı için not: Tablolarınız Normal Mi?
İlişkilendirilmiş
veritabanı dosyası daha az yer tutmakla birlikte, veritabanı
tablolarımızı ilişkilendirmemizin tek sebebi bu değildir. Haziran
1970’te Edgar Codd adlı bilgisayar mühendisi, elektronik veri
bankalarının devasa boyutlara ulaşmasını fakat yine de küçük bir
terminalde işlenebilmesini sağlayan bu modeli ortaya attığında, bütün
veritabanları, örneğin, Adı, Soyadı, Adresi, TelNo1, TelNo2, TelNo3..
şeklinde fazlalık ve boşluk içeren düz, birbiri ardına disket yazılmış
kayıtlardı. Codd, veri parçacıkların, örneğin kişino=telno şeklinde
ad=değer çiftleri halinde yazılmasını önerdi. Bu bilgisayarın ana
işlemcisinin (CPU) daha hızlı hesap yapmasını sağladığı gibi insan
hatası faktörünü de azaltıyordu. (Aynı kişinin üç telefon numarası için
üç ayrı yerdeki adresinin de düzeltilmesi yerine bunu bir yerde yapmak
daha güvenli!)
Codd’ın
sistemi, verilerin tutarlılığını da sağlıyordu. Veritabanı dosyalarında
bilgi tutarlılığı, bir veritabanında ad=değer şeklinde bütün çiftlerin
bir Birincil Anahtar dediğimiz ad’a ve bu ad’ın tabloda başka hiç bir
kayıtta bulunmayan bir değere sahip olması gerekir. (Çünkü veritabanı
ile çalırken ad=değer çiftlerini başka türlü tanımamız mümkün değildir.
Bu disk üzerine yazılırken verilerimizin sıra veya yer kaygısı gütmeden
yazılmasını sağlar.) Böylece hiç bir kayda ait olmayan ad=değer çiftçi
bulunmuyor, ve hiç bir kaydın eksik alanı olmuyor (boş olabilir; bu
eksik demek değildir.) Codd’ın bu buluşu veri-işlem alanında devrim
sayılır. Codd’un zamanla geliştirilen modelinin beş ilkesi vardır:
1. Her bir değer müstakil olmalıdır (Bir kutuda üç telefon numarası birden bulunmamalıdır).
2. Ad=değer çiftleri Anahtar Değer (Birincil Anahtar) vasıtasıyla
birleştirildiğinde ortaya başka bir kayda benzemeyen kayıt çıkmalıdır.
(Aksi taktirde Birincil Anahtar özgün demek değildir!)
3. Bir değerin hangi kayda ait olduğu sadece bir Anahtar Değere
(Birincil Anahtar’a) bakılarak bilinmelidir. (Bir telefonun ait olduğu
kişiyi belirlemek için hem adına, hem adresine bakmak zorunda isek,
aynı adda birden fazla kişi var demektir; kendimize yeni bir Birincil
Anahtar bulmak zorundayız.)
4. Hiç bir kayıt, aynı ad için birden fazla değer almamalıdır. (Bir kişinin beş çocuğu varsa, 3 oğlu, üç kızı olamaz!)
5. Bir tablo, artık tekrar ikiye veya daha fazla tabloya bölünemeyecek kadar fazlalıktan arındırılmış olmalıdır.
Bu beş ilkeye
tabloların Normalleştirilme Kuralları, buna uygun hale getirilmiş
tablolara Normal Tablolar ve işleme de Normalizasyon denir.
Basit bir adres
defteri yaparken, herkese üç telefon, bir faks ve bir de cep telefonu
hanesi açmak ve bazı kişiler için bazı sütunları (alanları) boş
bırakmak daha kolay bir çözüm olabilir. Bununla birlikte daha sonra
uygulama programlarına veya Web sayfalarına temel olacak veritabanları
geliştirirken, ilişkilendirilmiş tablolar kullanmak daha doğru olur.
İlişkilendirmenin ilkelerinden, ilerde tablolarlarımızda ilişki
kurarken söz edeceğiz.
Tablo Tasarımı
İyi bir veritabanı tasarımı,
iyi düşünülmüş tablo tasarımı ile başlar. Bu ilke uygulamada şu anlama
gelir: Mouse işaretçisini Access simgesi üzerine doğru götürmeden önce,
elinize bolca kağıt, bir de kalem alın ve başlayın tablo tasarımına.
(Kağıdınız kareli, kaleminiz de kurşunkalem olursa ve elinizin altında
bir de silgi bulunursa, tablo tasarımınızın başarılı olacağını şimdiden
garanti ederim!) Önce kağıda bu veritabanı projesinin sonunda ortaya
çıkmasını istediğiniz liste, rapor ve diğer ne türlü belge varsa,
hepsini başlıklar halinde yazın. Bu kağıdı önünüze koyun ve ayrı
sayfalara buradaki her bir maddenin kağıda döküldüğünde nasıl
görünmesini istiyorsanız o şekilde görünümünü çizin. İstediğiniz
başlıkları, altbaşlıkları, sütunları ve satırları belirtin. Sonra bu
sayfalarda gördüğünüz şekillere bakarak,

Çarş. Ara. 31, 2008 4:04 pm

alanları (sütun başlıklarını) listeleyin. Örneğin, kendinize bir
telefon defteri-temas çizelgesi hazırlıyorsanız, alan tanımlarınız
şöyle olabilir:
1. Sıra no = otomatik sayı
2. Adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
3. Soyadı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
4. Adres Satır 1 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir
5. Adres Satır 2 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir
6. Şehir = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir
7. Posta kodu = metin, 5 karakter boyutunda, boş olabilir
8. Ülke = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir
9. Doğum tarihi = tarih (otomatik olarak boyutlanır), boş olabilir
10. Doğum gününde kart yollayacak mıyım= evet/hayır, boş olabilir
10. Eşinin Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
11. Çocuk 1 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
12. Çocuk 2 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
13. Çocuk 3 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
14. Çocuk 4 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
15. Ev telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
16. İş telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
17. Cep telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
18. Faks no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
19. En son ne zaman görüştüm = tarih, boş olabilir
20. Son güncelleme tarihi = tarih, boş olamaz
Alan listesini
tamamladıktan sonra bu alanlar, bir tabloda mı toplanmalı, birden fazla
tabloya mı bölünmeli sorusuna cevap verin. Yukarıdaki örnekte iki
noktadaki aksaklığı görmüş olmalısınız. Birinci aksaklık çocuklarla,
ikinci aksaklık telefon numaralarıyla ilgili. Önce birinci sorunu ele
alalım. Beş çocuklu bir dostunuzun beşinci çocuğu bu listeye yazılamaz.
O halde buradaki 16 alan en azından iki tabloya bölünmeli; çocuklara
ilişkin olan alanlar dışındaki bütün alanlar “Aileler” tablosunda
toplanmalı, bütün çocuklar “Çocuklar” adlı tabloda yer almalıdır.
Çocuklar tablosunun alanları ise şöyle olabilir:
1. Sıra no = otomatik sayı
2. Çocuğun adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
3. Çocuğun ailesi kimliği = metin, 20 karakter, boş olamaz
Şimdi burada
başka bir sorun var: çocuğun aile kimliği, babasının veya annesinin
soyadı olacaksa ve aynı soyadı taşıyan iki dostumuz varsa, çocuğun kime
ait olduğunu bilemeyiz. Aslında bu sorun, ortaya başka bir sorun daha
çıkartıyor: diyelim ki aynı adda iki dostumuz var; ikisinin de eş ve
çocuk durumu ile adreslerini ve telefon numaralarına ilişkin elimizdeki
bilgilerin aynı olduğunu (mesela bu bilgiler elimizde yok ve
dolayısılya bu sütunlar boş!) varsayalım. Bu iki kişiyi listeye
“benzersiz kayıt” olarak nasıl kaydedebiliriz? Otomatik sıra numarasını
birincil anahtar yaparak! Her aileye ait kaydın benzersiz olmasını
sağlayan otomatik sıra numarasını aile tablosunda birincil anahtar
yaparsak, daha sonra çocuk tabllosuyla ilişki sağlayan anahtar olarak
kullanabiliriz. Bunu görsel olarak ifade edelim:
Şimdilik bu
tabloların oluşturulacağı üzerinde durmayalım. Burada sadece kavramsal
olarak çocuklarla aileleri arasında bağ kurmaya çalışıyoruz. Aileler
tablosunda “Aile Sıra No” adlı bir sütun açar ve bu sütunu Access’e
Otomatik Sayı alanı olarak otomatik şekilde doldurtabiliriz. Sonra,
çocukları kaydettiğimiz tabloda, her çocuğun ailesini, aile
tablosundaki Aile Sıra No bilgisini tekrar ederek belirtebiliriz.
(Nasıl’ın üzerinde durmuyoruz!) Diyelim ki Masum Sayan adlı iki
arkadaşımızın ikişer çocuğu var. 5 numaralı aileye mensup Masum Sayan
ile 6 numaralı aile mensup Masum Sayan’ın çocukları da aynı Aile Sıra
No’sunu aldıkları anda, gereksiz bilgi içeren veya bilgi kaybına yol
açan bir tablo tasarımından kurtulmuş, yani Aile tablosunda “çocuk 1,”
“çocuk 2,”.. “çocuk x” şeklinde kimi ailede boş kalacak, kimi ailede
yetmeyecek sütunlar açmamış oluruz.
Yukarıda
muhtemel alanlarımızın listesini döktüğümüzde, iki sorunla
karşılaştığımızı söylemiştik. Birinci sorun çocuklarla ilgiliydi. Onu
çözdük. Fakat aynı durum, telefon numaraları için de var. Birden fazla
ev, iş, faks veya cep telefonu olanlara ilişkin tüm telefon
numaralarını tablomuza işleyebilmek için mutlaka çocuk tablosunu
eklediğimiz gibi, veritabanımıza ideal olarak dört ayrı telefon
numaraları tablosu (ev, iş, faks ve cep telefonları tabloları) ekleyip,
bunlara da Aile Sıra No sütunu açıp, her telefon numarası ile telefonun
sahibini ilişkilendirebiliriz.
[color=black][font=Verdana][size=3]Böylece tablo tasarımının kağıt
üzerindeki bölümü bitmiş oluyor. Nihayet sıra Access’i çalıştırmaya
geldi.[/SIZE

Çarş. Ara. 31, 2008 4:07 pm

Access’te Veritabanı Oluşturma

Access’i çalıştırdıktan sonra, boş bir veritabanı oluşturalım.
Fakat bu arada Access7in boş veritabanı şablolarını tanıyalım.
Kullandığınız Access’in başka bir kullanıcı tarafından ayarları
değiştirilmemişse, açıldığı anda karşınıza ne yapmak istediğinizi soran
ve dosya seçmenizi sağlayan diyalog kutusu gelecektir. Bu kutuda
“Access Veritabanı sihirbazları, sayfaları ve projeleri” maddesini
işaretleyerek Tamam’ı tıklayın.
Access’in ayarları değiştirilerek bu kutunun açılması önlenmişse,
karşınızda tamamen boş bir Access penceresi de görebilirsiniz. Bu
durumda Dosya menüsünden Yeni maddesini seçerek (veya klavyede Ctrl
tuşunu tutarak ve N tuşuna basarak), boş bir veritabanı oluşturmanızı
sağlayacak diyalog kutusunun açılmasını sağlayabilirsiniz. Yeni diyalog
kutusu açıldığında Veritabanı sekmesini tıklayın.
Access’i tasarlayan uzmanlar, çeşitli kullanım alanları bulunan on ayrı
veritabanı şablonu hazırlamış bulunuyorlar. Access ile veritabanı
projelerinde büyük bir ihtimalle bu şablonlar hemen her ihtiyacınızı
karşılayacaktır. Access’i tanımak için bu şabloların teker teker
hepsini seçip, oluşturulmasını önerdiği dosyaların oluşturulmasını
sağlayıp, sonra şablon sihirbazının her bir veritabanında ne gibi
tablolar açtığını, bu tablolara ne gibi görevler yüklediğini, ne gibi
alanlar oluşturduğunu gözlemenizde yarar var. Veritabanı yapan Access
sihirbazlarının bir diğer marifeti veri girme ve rapor alma işlerinde
kullanacağınız formları da oluşturmaktır. Bu formları inceleyerek,
ilerde kendi formlarınızı tasarlamakta kullanacağınız ipuçları
edinebilirsiniz. Ayrıca Access 2000, sadece tabloları, formları ve
raporları oluşturmakla kalmayacak, bu veritabanını, sanki kendi başına
bir program gibi, kullanmanızı sağlayacak grafik arayüzü bile inşa
edecektir. Sihirbazları kullanarak, tabloları doldurulmaya, formları
kullanılmaya ve raporları baskıya hazır veritabanlarını sık sık
oluşturacaksınız; fakat kimi zaman bu tablolarda, formlarda veya
raporlarda yeni bir alan eklemek, veya var olan bir alanı kaldırmak
isteyebilirsiniz. Bunu yapabilmek için, Access’in bu nesnelerini nasıl
oluşturabileceğimizi, nasıl düzenleyebileceğimizi veya
değiştirebileceğimizi bilmemiz gerekir. Şimdi bir örnek üzerinde bunu
birlikte yapalım.
Alan Türleri
Access Sihirbazlarıyla ilgili keşif turunu bitirdiğinizde, Yeni diyalog
kutusunda Boş Access Veritabanı maddesini işaretleyip Tamam’ı tıklayın.
Şimdi, kendi veritabanımızı kendimiz oluşturmaya başlayabiliriz.
Açılacak diyalog kutusunda Genel sekmesinin seçili olmasına dikkat
edin; ve Boş Veritabanı simgesini ve Tamam’ı tıklayın; Access 2000 ‘in
önerdiği “vt1.mdb” adını “Adres Defteri.mdb” olarak (veya oluşturmak
üzere yukarıda kağıt-kalemle planını yaptığınız veritabanına uygun bir
ad vererek) değiştirin; yeni veritabanınızı Veritabanı penceresinde
işlenmeye hazır bulacaksınız. Nesneler’den Tablolar’ın seçildiğini, ve
tablo oluşturmak için kullanabileceğiniz üç aracın kısayolunu
görüyorsunuz:Bunlar, tasarım görünümünde, Sihirbaz kullanarak ve veri girerek tablo
oluşturmanızı sağlayan yöntemlerdir. Madem ki Access 2000 ile tabir
yerinde ise sıfırdan tablo oluşturmaya karar verdik; o halde “Tasarım
görünümünde tablo oluştur” maddesini tıklayarak, tablo oluşturma
penceresini açın. Bu noktada yukarıda tablo tasarımıyla ilgili bölümde
kendi veritabanımızı planladıysanız, bu planları önünüze çekin. Bu
alıştırmayı yapmadıysanız, örnek olarak ele aldığımız Adres Defteri’ni
birlikte oluşturabiliriz.
Tasarım görünümde karşınıza gelen tablo biçimindeki araç, tablonuzdaki
alanların adlarını, özellikleri ve doldurulması için gerekli işlemleri
belirteceğiniz yerdir. Aile tablosunu oluşturmak için imlecinizi Alan
Adı sütununun birinci satırının içine getirin ve “AileSıraNo” yazın.
Kendi veritabanızı oluşturuyorsanız, herhangi bir tablodan işe
başlayabilirsiniz; bu tablolardan birini seçin ve birinci sütunun adını
yazın.
Türkçe Karakter Kullanırken!

Access 2000, diğer Ofis programları, sadece menüleri, diyalog kutuları
ve yarndım dosyaları bakımından Türkçe olmakla kalmayıp, aynı zamanda
içeriğinde de Unicode’u destekleyen bir programdır. Bu bakımdan
tablolarınızda, formlarınızda, raporlarınızda, makrolarınızda ve hatta
kullanılmaya hazır fonksiyonlarda, içerik ve başlık olarak Türkçe
karakter kullanabilirsiniz.
Hemen her türlü bilgi işlem ürününün Internet’te kullanıldığı veya
Internet malzemesi olarak değerlendirildirildiği günümüzde
veritabanlarına dayanan Web uygulamaları da hızla yaygın hale gelirken,
hazırlayacağınız Access dosyalarının Microsoft ODBC (Open Database
Connectivity) tekniği ile Web Server’a yüklenip yüklenmeyeceğini hesaba
katmalısınız. Access dosyalarınız, ODBC yoluyla bir Web Server’a veri
kaynağı olarak tanıtılacaksa, Web Server programının ve ona evsahipliği
yapan işletim sisteminin Unicode uyumlu olup olmadığı, sizin
kullandığınız Alan adlarının doğru okunup okunmamasını da belirler.
Veritabanının içeriği, sonuç itibariyle Web sayfasının unsurları
arasında Browser’a gönderilecek ve orada yorumlanacaktır. Bugün sadece
Netscape browser programının bazı işletim ortamlarında kullanılan
sürümleri Unicode okuyamaz. Bu browserları kullanan Internet
ziyaretçileri, sayfanızın bazı unsurlarını Türkçe karakterlerle
göremezler. Fakat alan adlarınızdaki Türkçe karakterlere gönderme yapan
programlar ve Scriptler, bu adları bulamadıkları taktirde,
veri-yönlendirmeli Web uygulamalarınız, örneğin ASP prıogramlarınız
hata mesajı verirler.
Veritabanlarınızı ne tür Web Server’a yükleyeceğinizi bilmiyorsanız, alan adlarında Türkçe karakter kullanmaktan kaçının.
Yukarıdaki örnek planda bu sütunun adının “Aile Sıra No” olmasını
kararlaştırdığımız halde, burada alan adında boşluk bırakmadığımıza
dikkat etmiş olmalısınız. Bu, daha sonra yazacağımız veri seçme
komutlarının alan adlarında boşluk istememesinden kaynaklanıyor. Sonra
klavyenizde sekme tuşuna basarak, imlecin Veri Türü sütununa gelmesini
sağlayın ve burada beliren aşağı ok simgesini tıklayarak (veya klavyede
Alt tuşunu tutarak ve aşağı ok tuşuna basarak) veri türleri listesini
açın:
Burada gördüğünüz veri türlerini tanıyorsunuz; bizim örneğimizde
birinci alanımıza Access 2000’in otomatik olarak sıra numarası
vermesini istediğimiz için burada Otomatik Sayı türünü seçiyoruz (Siz,
kendi planınıza uygun bir türü seçebilirsiniz).

Çarş. Ara. 31, 2008 4:08 pm

Alan Özellikleri

Tablo oluşturma penceresinin üst tarafında yaptığınız seçime göre, pencerenin Alan Özellikleri başlıklı alt bölümündeki bilgilerin değiştiğine dikkat edin. Buradaki kontrollerin çoğu Access ile veritabanı oluşturma beceriniz arttıkça kullanılacak niteliktedir. Alan özellikleri, o alandaki bilgilerin boyut, renk veya konumu gibi niteliklerini ve gizli olmek-görünür olmak gibi davranış biçimlerini tanımlar. Daha sonra verilerimizi biçimlendirirken bu kontrollerden yararlanacağız. Bazı alanların bazı özellikleri yoktur. Örneğin Alan Boyutu özelliği sadece metin, sayı ve otomatik sayı alanları için geçerlidir. Şimdi alan özelliklerind sık kullancaklarımızı ele alalım:
Metin Alanları için alan boyutu
: 0 ile 255 karakter arasında olmalıdır. Diğer alanların boyut sınırlaması yoktur. (Varsayılan boyut: 50)
Sayı alanları için alan boyutu
: Sayı olarak belirlediğiniz alanın boyutunu, Alan Özellikleri bölümünde Alan boyutu satırının sağındaki aşağı oku tıklayarak, şu seçenekler arasından seçebilirsiniz: Byte, ondalık, tamsayı, uzun tamsayı, tek, çift, yineleme kimliği (Replication ID).
Sayılar ve Paralarda Uzunluk
Veri alanınız Otomatik Sayı ise, alan boyutu ya uzun tamsayı, ya da “yineleme kimliği” adı verilen otomatik değer olur. Alan türünüz Sayı ise şu alan boyutlarından birini seçebilirsiniz.
Byte 0’dan 255’e kadar tam sayı tutar.
Ondalık (.adp) dosyası olarak -10^38 -1’den 10^38 -1’e kadar,
(.mdb) dosylası olarak -10^28 -1’den 10^28 -1 ‘e kadar sayı tutar;
virgülden sonra 28 basamak gösterir.
Tamsayı –32,768’den 32,767’e kadar kesirsiz sayı tutar.
Uzun tamsayı (Varsayılan) –2,147,483,648’den 2,147,483,647’e kadar kesirsiz sayı tutar.
Tek –3.402823E38’den–1.401298E–45’e kadar negatif,
1.401298E–45’den 3.402823E38’e kaedar pozitif değer tutar; 7 basamaklı
ondalık bölümü olabilir.
Çift –1.79769313486231E308’den –4.94065645841247E–324’e kadar
negatif, 1.79769313486231E308’den 4.94065645841247E–324’e kadar pozitif
sayı tutar; 15 basamaklı ondalık bölümü olabilir.
Replication ID Küresel benzersiz tanımlayıcı (Globally unique identifier--GUID)
eritabanı
dosyalarınızın kolay açılıp kapanması ve veriişlemin yeterince hızlı
yapılabilmesi için alanlarınızı tutacakları en büyük sayıdan daha
fazsla sayı tutabilir şekilde tanımlamayın. Diğer taraftan alanınızı
girebileceğiniz değerden küçük tutarsanız, bu kez girdiğiniz değerlerin
fazla gielen kısımları kesilecek, yani verileriniz tahrip olacaktır.
yı ve para
birimi verilerinizi hazır biçimlendirme şablonu ile değil de kendiniz
biçimlendirme ifadesi yazarak biçimlendirmek isterseniz, şu ayarları
yapabilirsiniz (bu ifadeleri, Alan Özellikleri bölümünde biçim kutusuna
yazacaksınız):
0;(0);;”Yok” Normal değerleri normal şekilde, negatif değerleri parantez içinde gösterir; boş bırakıldığında yerine “Yok” yazar.
+0.0;-0.0;0.0 Artı ve eksi işaretini gösterir,; boş bırakıldığında yerine 0.0 yazar.
Biçim:
Siz nasıl girerseniz girin verinin tabloda (ve daha sonra bu tablodan
yapılacak şekilde oluşturulacak raporlarda ve formlarda) nasıl
görüntüleneceğini belirler. Ayrıca buraya yazacağınız biçim komutları,
girilebilecek verinin niteliğini de tayin eder. (Ayrıntılı biçim
ifadeleri için Ek 1’e bakınız.)
Giriş maskesi:color=black>Veritabanıza verileri girerken,
önce girişi kolaylaştırmak, daha sonra da veri işlem sırasında
verilerin istediğiniz biçimde olmasıını ve dolayısıyla işlemi
kolaylaştırmak amacılya, veri girişini belirli bir biçim kuralına
bağlayabilirsiniz. Söz gelimi telefon numaralarının daima

Çarş. Ara. 31, 2008 4:10 pm

Geçerlik Kuralı, geçerlik metni:
Veri işlemin sağlıklı olabilmesi için girilen verilerin gerçekten
girilmesi gereken türde olması şarttır. Access, veri girilmesi
sırasında girilen değerin geçerliliğini sınayabilir ve veri gireni
uyarır. Veri girişinde uyulacak kuralları Geçerlik Kuralı kutusunda,
geçirli olmayan veri girişinde görüntülenecek uyarı metnini ise
geçerlik metni kutusunda belirtirsiniz. (Bu kutuların etiketini
Geçerlilik şeklinde göreceksiniz. Bu, Türkçe imlâ ilkelerine
aykırıdır.)
Geçerlik kuralları kutusuna yazabileceğiniz bazı ifade örnekleri şunlar olabilir:
<> 0 Girilen değer sıfırdan farklı olmalıdır
> 1000 Or Is Null Girilen değer ya boş olmalıdır, ya da 1000’den büyük olmalıdır.
Like "A????" Girilen değer 5 karakter boyutunda olmalıdır ve "A" harfi ile başlamalıdır.
>= #1/1/96# And <#1/1/97# Girilen değer 1996 içinde olmalıdır.
Geçerlik metni
ise, geçerli olmayan bir değer girildiğinde, kullanıcının uyarılmasında
kullanılacak metindir. Buraya yazacağınız metin, kullanıcıya doğru veri
biçimi hakkında kısa fakat anlamlı bilgi vermelidir.
Gerekli:
Bu özelliğin sağında belirecek aşağı oka basarak, Evet veya Hayır’ı
seçebilirsiniz. Bir alanı Gerekli hale getirirseniz, veri tablosunu
doldururken, Access bu alanın boş bırakılmasına izin vermez. Yukarıdaki
planlama örneğinde bazı alanların niteliğini kağıda dökerken yanlarına
“Boş bırakılabilir,” bazılarına ise “Boş bırakılamaz” notunu
koyduğumuzu hatırlıyor olmalısınız. Boş bırakılabilir alanlar için bu
kutuya “Hayır” (yani doldurulması gerekli değil!), boş bırakılamaz
alanlara ise “Evet” (yani doldurulması gerekli!) kaydını koymamız
gerekir.
Sıfır uzunluk İzni:
Boş bırakılmasını önlediğiniz, yani gerekli alanların boyutu sizin için
önem taşıyor olabilir. Doldurulması gerekli alanların doğru
doldurulmasını sağlamanın bir yolu, alana girilecek değerin boyunun
sıfır olmasını önlemektir. Yukarıdaki örnekte geliştirdiğimiz
veritabanının kullanılabilir olması için en azından kişilerin ad ve
soyadlarının tabloda yeralması gerekir; aksi taktirde ortada tablo
denecek bir şey bulunmaz. Soyadı olmayan kişilerin ise adları ile
yetinemeyiz. O halde bu iki alanı hem gerekli yapar, hem de sıfır
uzunluk izni vermezsek, tablomuzu doldururken isteyerek veya kazayla bu
alanları boş bırakmamız tehlikesini önlemiş oluruz.
Sıralı (Endeks):
Access ile oluşturduğumuz veritabanlarını işlerken yapacağımız işlerin
başında, tablolarımızdan belirli ölçütlere göre seçmeler (sorgular)
yaptırtmak gelecektir. Basit bir sorgunun hızla tamamlanabilmesi için
Access’in tablolardaki alanları önceden endekslemesi yerinde olur. Bir
alanın Alan Özellikleri bölümünde Sıralı kutusunun sağındaki aşağı oku
tıklarsanız, “Hayır” seçeneğinin yanı sıra iki ayrı “Evet” seçeneği
bulunduğunu göreceksiniz. “Hayır” seçeneği, bu alanın önceden
endekslenmesini önler. Bu alandaki verilerin endekslenmesini sağlayan
diğer iki seçenekten birincisi, “Evet (Yineleme Var)”, Access’in
oluşturacağı endekste, bu değerden birden fazla olmasına imkan verir.
Bizim örneğimizde, kişi ad ve soyadlarından birden fazla olması
ihtimali öngörüldüğüne göre, endeksimizin tekrara izin vermesi gerekir.
Bir alan, tablodaki kayıtların benzersiz olmasını sağlayan Birincil
Anahtar alanı olarak tayin edildiyse, tekrara izin verilmemesi gerekir.
Bunun için, bu kutudaki endeksleme yaptırtan ikinci seçeneği, “Evet
(Yineleme Yok)” maddesini seçmemiz gerekir.
Unicode Sıkıştırma:
Access 2000, Ofis 2000 ailesinin diğer üyeleri gibi Unicode-uyumlu,
yani içinde 65 bin 536 adet harf, rakam ve işaret bulunan yazı tipi
(font) sistemini destekler. Unicode uyumlu olmayan programlar ise
sadece 256 karakter içeren fontları kullanabilirler. Metin, not ve
köprü (Web adres bağlantısı) türündeki verilerinizde Türkçe karakter
bulunuyorsa, alan özelliğinde Unicode Sıkıştırma’nın “Evet” olması
gerekir. Bu durumda Access, bu alandaki veriyi kaydederken her bir
karakter için gerekli alanı (2 byte) ayıracaktır. Bu tür alanlarınızda
Türkçe karakter yoksa, Access dosyasının büyüklüğü etkilenmeyecektir.
Dolayısıyla Türkçe veritabanı oluştururken bu değeri sürekli “Evet”
ayarında tutmak dosya büyüklüğü bakımından olumsuz bir etki yapmaz;
sadece Türkçe karakterlerinizi korumuş olursunuz.
Alan Tanımları
Tablo
tasarımında son nokta, tablolarımızı başkalarının da kullanabileceğini
gözönünde tutarak, tanım sütununa gerekli açıklamaları yazmaktır.
Tablolarımızı başkasıyla paylaşacak olmasak bile, bir süre sonra
alanlarımızın ne amaçla oluşturulduğunu hatırlamak zor olabilir.
Buradaki gibi “Adı,” “Soyadı” adını verdiğimiz alanların işlevini
hatırlamakta sorun olmayacağı düşünülebilir. Fakat verilerin başka
tablolardan alındığı durumlarda veya değerlerle ilgili uyarıcı notların
gerektiği durumlarda, Tanım satırlarına yazacağınız bilgiler işe yarar.
Tabloyu yaptıysanız, tasarım görünümünde son şekli şöyle olmalı:
Arama Sihirbazı
Access’te
veritabanı oluşturmanın birinci adımını attık: ilk tablomuzu yaptık;
alanlarını belirledik; alanların özelliklerini tayin ettik. Buradaki
örneği uyguluyorsanız, şimdi ikinci bir tablo oluşturmanız gerekir.
Bitmiş tasarım görünümüne bakarak, yukarıdaki bilgiler ışığında ikinci
tabloyu siz oluşturabilir misiniz?
Burada dikkat
edilecek tek nokta, AileSıraNo adlı alanın içeriğinin doldurulması için
gerekli ifadeyi Arama Sihirbazı’na yazdırtmaktır. Çocuklar tablosunun
taramın görümünde ikinci alanın adını yazdıktan sonra Veri Türü
sütununda seçme okunu tıklayın ve açılan listeden Arama Sihirbazını
seçin.
Arama
Sihirbazı’nın birinci dayalog kutusu, bu alana girilecek değerlerin
mevcut bir tablo veya sorgu sonucundan mı alınacağını, yoksa bu
değerleri sizin doğrudan mı yazacağınızı belirler. Buradaki örnekte,
veritabanımızda Çocuklar tablosunu doldururken, bu sütunun yanında bir
seçme oku belirmesini ve bu oku tıkladığımızda Aileler tablosunda,
Ailei Sıra No alanına girilmiş bütün değerlerin gösterilmesini
istiyoruz. Başka bir deyişle bu sütuna girecek bilgileri, Aileler
tablosundan alacağız. O halde, Arama Sihirbazı’nın ilk diyalog
kutusunda “Değerler tablo veya sorgudan alınsın” maddesini
işaretleyerek, İleri düğmesini tıklamamız gerekir.
Arama
Sihirbazı’nın ikinci diyalog kutusu ise bir önceki tercihinize göre ya
veritabanınızdaki bütün tablo ve sorguların listesini içerir ve siz bu
listeden veri alacağınız tablo veya sorguyu seçersiniz; ya da seçme
yapacağınız veri listesini oluşturmanız için küçük bir tablo oluşturma
aracı açılır.
Veri seçme
işini bir tablo veya sorgudan yapacaksanız bu tablo veyla sorgunun
adını seçerek, İleri’yi tıklayın. Veri seçme işini kendi vereceğiniz
değerlerle yapacaksanız, veri seçme listesi diyalog kutusunda veri
seçme listesinin tek sütunlu olduğunu göreceksiniz; seçiminizi daha çok
sütunlu bir listeden yapmak istiyorsanız önce yeni sütun sayısını
yazın; sonra aşağıdaki “Süt1” atdlı örnek sütunun adını tıklayın; arzu
ettiğiniz kadar sütun belirecektir; şimdi sçilecek değerleri bu
sütunlara ve satırlara girin ve İleri’yi tıklayın. Her iki yolda da
Arama Sihirbazı’nın üçüncü diyalog kutusunda, ya mevcut talo ve
sorgulardan seçtiğiniz ya da kendi oluşturduğunuz değerli içeren
alanlar kullanılabilir alan olarak sıralanacak ve Son’u tıkladığınızda
Arama Sihirbazı, tasarım penceresinin Alan Özellikleri bölümünde Arama
sekmesindeki değerleri dolduracaktır. (İlerde arama ve sorgu konusunda
uzmanlaştığınızda bu değerleri siz de doldurabilirsiniz. Şimdilik
sadece Arama sekmesinde Satır Kaynak Türü ve Satır kaynağı kutularına
yazılan ifadeleri inceleyin ve Access’in tablolara ve tabloların
alanlarına nasıl gönderme yaptığına dikkat edin.) Bu suretle
oluşturduğumuz otomatik değer seçme imkanını kullanmak üzere Çocuklar
tablosunu açtığımızda ve yeni bir girdi için Aile Sıra No sütununda bir
satırı tıkladığımızda, kutunun sağ kenarında bir seçme oku belirdiğini
görürüz. Bu oku tıkladığımızda ise açılan listede, bu ana kadar Aile
tablosunda Aile Sıra No sütuna girdiğimiz bütün değerleri görürüz.[/]
Tablo tasarımını öğrendiğimize göre, şimdi tablolara veri girme, veri
arama ve tabloların Access 2000 penceresi içinde görüntülenme
yöntemlerinden söz edebiliriz. Bir veritabanı ile veri-işleme
başlamadan önce verileri girmemiz gerekir!
Veri Düzenleme (Editing)
[color=black][font=Verdana][size=3]Access’te belki de en kolay
yapacağınız iş, tabloya veri girmek olsa gerek: yeni oluşturduğunuz
veya önceden mevcut bir tabloyu, veritabanı penceresinde açın ve
başlayın sütunlara ve satırlara gönlünüzden geçenleri yazmaya. Fakat
bunun daha kolay yolları da var. Önce veri tablomuzun ekrandaki
penceresinde yapabileceğimiz görünüm değişikliklerinden söz edelim.
Veri tablosunu, adını iki kere tıklayarak (Araçlar menüsünden
Seçenekler maddesini ve Görünüm sekmesinde “Tek tıklatmada aç”
seçeneğini seçerek bunu değiştirebilirsiniz), veya tabloyu seçtikten
sonra Veritabanı penceresinde Aç simgesini tıklayarak açabilirsiniz.
Bir tablonun adını sağ tıklayıp, açılacak menüden Aç maddesini de
seçebilirsiniz.[

Çarş. Ara. 31, 2008 4:24 pm

Görünüm
Açtığınız bir veri tablosunun sütun genişliği, o alandaki verilerin
tümünü rahatça okumanıza engel oluyorsa, iki sütun başlığının
ortasındaki çizgiyi Mouse işaretçisi ile tutarak, sağa veya sola
oynatarak, sütun genişliğini değiştirebilirsiniz. Bu sırada Mouse
işaretçisi iki tarafında ok bulunan dikey çizgi şeklini alır.
Aynı şekilde satırlarınızın yüksekliğini de satır başlıklarının
arasındaki çizgiyi Mouse işaretçisiyle tutarak, artırabilir,
azaltabilirsiniz. Bir sütunun genişliğini değiştirdiğiniz zaman diğer
sütunların genişlikleri etkilenmez; ancak bir satırın yüksekliğini
değiştirirseniz, bütün satırların yüksekliği değişmiş olur. Sütun
genişliklerinin Access 2000 tarafından otomatik olarak ve optimum
ölçüde ayarlanmasını sağlamak için sütun başlığının sağ sınır çizgisini
iki kere tıklayabilirsiniz. Sütun genişlikleri ve satır
yüksekliklerini, sütunu ve satırı seçerek Biçim menüsündeki ilgili
maddeleri seçerek de yapabilirsiniz. Mouse işaretçisini sütun veya
başlığının üzerine getirin ve tıklayın (işaretçi sütun başlığında iken
imlecin kısa ve kalın bir aşağı ok şekline döndüğünü göreceksiniz);
şimdi sütun veya satır başlığını tıklarsanız, bütün sütun veya satır
seçilmiş olur. Biçim menüsünden Satır yüksekliği veya Sütun genişliği
maddesini seçerek ve açılacak diyalog kutularına gerekli değerleri
girerek, ayarları değiştirebilirsiniz.
Veri girmenizi ve verilenizi incelemenizi engelleyen, o sırada
içeriğini görmeniz gerekmeyen sütunları geçici olarak
gizleyebilirsiniz. Sütunu seçtikten sonra Biçim menüsünden Sütunları
gizle maddesini seçerseniz, Access 2000 bu sütunları geçici olarak
ortadan kaldırır. Yine Biçim menüsünden Sütunları göster maddesini
seçerek ve açılacak kutuda görüntülenmesini istediğiniz sütunların
adının önüne işaret koyarak, yeniden görünmelerini sağlayabilirsiniz.
Veri girme
Her veri tablosunun son satırı, yeni kayıt girmeniz için hazır
sayılır. Yeni bir kayıt girmek için, sütun başlığında bir yıldız
simgesi bulunan son satırın herhangi bir sütununa tıklayarak, klavyeden
verilerinizi girebilirsiniz. Aynı işi Araç buçuğunda Yeni Kayıt
simgesini tıklayarak da yapabilirsiniz.
Veri tablosu içinde kayıttan kayıda ve bir kayıtta alandan alana
geçebilmek için, Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz kutunun içinde
tıklayabilirsiniz; klavyede ok tuşlarına, veya sekme ve Enter tuşlarına
basarak imleci arzu ettiğiniz yere götürebilirsiniz; bu tuşların imleci
yeni alanın başına mı, sonuna mı götüreceğini Araçlan menüsünden
Seçenekler’i ve orada Klavye sekmesini seçerek de belirleyebilirsiniz.
İlmecin içinde bulunduğu hücrenin satır başlığında bir kalem simgesi
belirir; bu o satırın edit edilmeye (düzenlenmeye, değiştirilmeye, ek
yapılmaya) hazır olduğunu gösterir. Bir mücrede varolan verinin önüne,
arkasına, içine yeni veri yazabilirsiniz; mevcut veriyi silebilirsiniz;
başka ylerde Windows panosuna kopyaladığınız metin, sayı veya diğer
unsurları Access hücrelerinize yapıştırabilirsiniz. Windows Panosuna
kopyalanmış unsur Access 2000 veritabanında bulunması imkanı olmayan
bir unsur ise Düzenr menüsünde yapıştırmayla ilgili maddeler etkin
olmaz; klavlede Ctrl+V tuşuna basmanız da bu öğeyi Acces veri tablosuna
yapıştırmaz.
Bir kaydı (satırı) veya bir alanı (sütunu) silmek için Düzen menüsünden
Kayıt Sil ve Sütun Sil maddelerini seçmeniz yeter. Araçlar menüsünder
Seçenekleri ve Düzen/Bul sekmesinde Onayla bölümünde hangi silme
işlemleri için Access 2000’in sizden oınay istemesini arzu ettiğinizi
de belirtebilirsiniz. Kayıt silme işlemi, onaylandıktan sonra
veritabanına kaydedilir ve bir daha geri alınamaz.
Veritabanındaki bilgilerin birbiri ile tutarlı olmasına bilgi
tutarlılığı (referential integrity) denir ve bunu korumak için Access
2000 bazı sütunları ve tabloları silmenize izin vermez. Aşağıda
ilişkilendirme konusu ele alırken, bilgi tutarlığından söz edeceğiz.
Bazı sütunları ve satırları silmeye çalıştığınız zaman, ilişkileri
korumak isteyen ve silme işlemi dolayısıyla başka kayıtları ve
sorguları silmek zorunda kalan Access 2000, sizden onay isteyecektir.
Sıralama
Veri tablosundaki kayıtlar, belirli alanlar itibariyle artan veya
azalan sıraya sokulabilir. Sıralamak istediğiniz sütunu seçin ve Araç
çubuğunda artan veya azalan sıralama simgesini tıklayın. Bunu, Kayıtlar
menüsünde önce Sırala, sonra da Artan veya Azalan sıralama maddelerini
seçerek de yaptırabilirsiniz.
Sıralama işlemini sıralayacağınız sütundaki herhangi bir satırı sağ
tıklayıp,açılacak menüden, Artan Sıralama ve Azalan Sıralama
maddelerini seçerek de yapabilirsiniz. Artan sıra, sayılarda en
küçükten en büyüğe, tarihlerde en eskiden en yeniye, metinlerde ise
A’dan Z’ye demektir. Azalan sıra ise bunun tersidir. Access’te her bir
satır bir kayıt sayıldığı için bir sütunu sıraladığınız zaman o satıra
ait diğer hücrelerdeki bilgiler de sıralanan sütundaki hücre ile
birlikte yeni yerlerine giderler; böylece bir satırın hücreleri yer
değiştirmemiş olur.

Çarş. Ara. 31, 2008 4:25 pm

Arama ve Değiştirme
Veri
tablolarınız bir değeri gözle aramanıza imkan vermeyecek kadar büyük
olabilir. Bu durumlarda bir değeri bulmak için Access 2000’in yardımını
isteyebilirsiniz. Araç çubuğundaki Bul simgesini tıklayarak veya Düzen
menüsünden Bul maddesini seçerek, arama yaptırabilirsiniz. Access
2000’in bir yeniliği Bul ve Değiştir araçlarının tek kutuda iki sekme
halinde toplanmasıdır. İki sekme arasındaki görünüm farkı Değiştir
sekmesinde bulunacak değerin yerine konulacak yeni değerin girileceği
kutunun bulunmasıdır.
Bulma
işlemi ya o sırada imlecin içinde bulunduğu bir alanda, ya da tablonun
tümünde yapılır. Bul sekmesinde Aranan kutusuna aradığınız değeri
yazın; aramanın yapılacağı yeri gösteren Bak kutusunun seçme okunu
tıklayarak, aramanın tablonun tümünde mi, yoksa imlecin bulunduğu
sütunda mı (imleç bir sütunda değilse, birinci sütunda) yapılacağını
belirtin. Eşleştir kutusunda ise aramanın yapılacağı alan parçasını
belirtebilirsiniz. Aradığınız değerin sadece alanın tümünü olduğu
durumların bulunması için bu kutuda Tüm Alan; alanın herhangi bir
bölümü olduğu durumların bulunması için Alanın Bir Bölümü; ve
verdiğiniz değerle başlayan alanların bulunması için de Alanın
Başlangıcı seçeneklerini seçmeniz gerekir.
Arama
kontrollerinin tümünü görüntüleyerek arama kutusunu büyütmeye yarayan
Tümü düğmesini tıklarsanız, Arama yönünü belirtebileceğiniz bir seçme
kutusu ortaya çıkar. Buradaki seçenekleriniz, aramanın imlecin
bulunduğu noktadan yukarı veya aşağı ya da tüm tabloda yapılmasını
sağlar.
Bul kutusu genişlediğinde
ortaya çıkan diğer bir kontrol unsuru ise aranan kutusuna yazdığınız
değerin büyük harf-küçük harf oluşu ile bulunmasını istediğiniz değerin
büyük hadrf-küçük harf oluşu arasında ilişki kurup kurmamaktır. Eğer
Access, sizin kullandığınız harflerin büyük veya küçük oluşuna dikkat
etsin istiyorsanız, Büyük Harf/Küçük

Çarş. Ara. 31, 2008 4:27 pm

Harf Eşleştir kutusuna işaret koyun. Bu durumda, örneğin “tas” değerini arattırdığınızda “Tas” ve “TAS” bulunmayacaktır.
Buradaki
“Alanları biçimli olarak ara” kontrolü ise tarih/saat gibi veya para
birimi gibi belirli biçimlerde görüntülenen alanların, veritabanında
bulunduğu basit şekliyle değil, tablo tasarımı sırasında talep
ettiğimiz biçimde ele alınarak arama yapılmasını sağlar. Bunu biraz
açalım. Diyelim ki Tarih alanındaki değerlerimizin kısa tarih olarak
biçimlenmesini istiyoruz. Bu biçim, Access 2000 tarafından ancak bu
veri görünülendiği zaman uygulanır. Siz verileri “20-09-99” olarak
girmiş olabilirsiniz; ama tasarım sırasında bu alan için uzun tarih
biçimini seçtiyseniz, Access 2000, bu veriyi “20 Eylül 1999 Pazartesi”
olarak biçimleyerek görüntüleyecektir. Arama yaparken, arama değeri
olarak “20-09-99” yazar ve Access’ten bu değeri bulmasını isterseniz,
ve “Alanları biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olursa, aradığınız
değer hiç bir zaman bulunamayacaktır. Çünkü Access sizin biçik
talimatına uygun olarak tarihleri uzun biçimde biçimliyor fakat siz
kısa tarih biçiminde aranacak değer veriyorsunuz. Oysa bu kutu
işaretlenmemiş olsa idi, Access verdiğiniz meşru tarih biçimini
tablosundaki bütün tarih biçimleriyle karşılaştıracak ve verdiğiniz
tarihi bulursa, bu kaydı size gösterecekti.
“Alanları
biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olarak yapılan aramalar Access
2000’i olağanüstü yavaşlatır. Alanın bir bölümü” seçeneği ve aranan
yerin tüm tablo olması da Access 2000’in arama hızını düşürür.
Değiştirme,
bulmaya dayanan ve bulunan değerlerin sizin vereceğiniz bir değerle
değiştirilmesi işlemidir. Değiştir aracının neleri bulabileceğini, Bul
aracını tanırken gördük. Burada sadece sağdaki farklı kontrol düğmeleri
üzerinde duralım.
Sonrakini Bul
düğmesini tıkladığınızda Access 2000, sadece bulma işlemini yapar; hiç
bir şey değiştirmez. Aradığınız değerin doğru bulunduğuna ve
değiştirmenin verilerinize zarar vermeyeceğine emin olduktan sonra
Değiştir düğmesini tıklayabilirsiniz. Bu noktada değiştirme işinden
vazgeçerseniz, İptal düğmesini tıklayın. Değiştir düğmesi, sadece
bulunan değeri değiştirmekle kalmaz, varsa, bir sonraki aranan değeri
bulur. Tümünü Değiştir düğmesi ise tek tek bulma-değiştirme yerine
tablonuzdaki tüm aranan değerleri otomatik olarak bulur ve onay
gerekmeden değiştirir. Bu düğmenin gerçekten hızlı çalıştığını
göreceksiniz. Ama bu düğmenin bir özelliği daha var ki, tıklamadan önce
iki kere düşünmeniz yerinde olur: yaptığınız değişiklikler kalıcı olur;
geri alınmaz.
Süzme

Bul aracı ile verilerde araştırma yapmak mümkün olmakla
birlikte, kimi zaman belli bir ölçüte uygun tüm kayıtları birarada
görmek isteyebiliriz. Bunu Süz aracıyla yaparız. Sözgelimi, elimizdeki
veride sadece ikinci yarıyıl sınavında 5 alan öğrencilerin veya
oturduğu yer Tekirdağ olanların, sadece erkeklerin veya sadece
kadınların listelenmesini isteyebiliriz. Bunu yapmanın en kolay yolu
Seçime Göre Süzme yöntemidir. Süzme ölçütü olacak verinin bulunduğu
kaydın, ilgili alanını (sütununu) bulun ve Access 2000’e bu sütunda
sadece bu değeri içeren kayıtları göstermesini, diğerlerini
göstermemesini bildirin. Ölçük olarak kullanacağınız verinin bulunduğu
sütunu tıklayın ve ya Araç çubuğundan Seçime Göre Süz simgesini
tıklayın, ya da veritabanında bir yeri sağ-tıklayıp açılan menüden
Seçime Göre Süz maddesini seçin.
Veri tablosunun büyüklüğüne ve seçtiğiniz alanın endekslenmiş
olup-olmamasına göre, Access 2000, seçme ve sadece seçilenleri
görüntüleme işini sür’atle yapacaktır.
Listede sadece seçilen kritere uygun veri içeren kayıtlar yer alırken,
Araç buçuğundaki Süzgeci Kaldır simgesi de etkin hale gelecektir. Bu
simgeyi tıklayarak, tablonun tümünü görüntületebilirsiniz. Access 2000,
tablonuza uyguladığınız son süzme işleminin ölçütünü unutmaz ve bu
simgeyi yeniden tıkladığınızda son süzme işlemi yeniden uygulanır.
(Süzgeci kaldırdığınızda bu simgenin etiketi Süzgeci Uygula şeklinde
değişir.) Bir tablonun tümünü değil sadece süzülmüş kayıtları
içerdiğini, tablonun alt kenarındaki “(Süzülmüş)” kelimesinden anlarız.
Bu kelimenin yanında kaç adet süzülmüş kayıt olduğu da gösterilir.
Seçme yoluyla süzme işlemi birden fazla alan veya değer ölçüt
kullanılaarak da yapılabilir. Diyelim ki seçme işlemini bir sınıftaki
öğrencilerin listesinde hem cinsiyet, hem de alınan nota göre uygulamak
istiyorsunuz. Bunu yapabilmek için, uygulayacağınız birden fazla ölçüt
veri değerinin tabloda yanyana sütunlara gelmesini sağlayın. Bir
sütunun tümünü seçer ve Mouse işaretçisiyle sütun başlığını tutarak,
işaretçiyi diğer iki sütunun arasına götürürseniz, işaretçinin
bulunduğu aralıkta koyu tonlu bir çizgi oluştuğunu görürsünüz; Mouse
işaretçisini burada bırakırsanız, sütun tümüyle bu yere taşınmış olur.
Bu suretle sütunları yanyana getirerek, arama ölçütü olacak değerleri
de birbirine komşu yapmış olursunuz. Şimdi, Mouse işaretçisini ölçüt
olacak verilerin en soldakinin veya en sağdakinin üzerine getirin
(işaret simgesinin kalın ve içi boş artı işaretine döndüğüne dikkat
edin) ve Mouse’un sol düğmesini tutun; ölçüt olacak değerlerin
sonuncusuna kadar sürükleyin. Ölçüt olarak kullanacağınız bütün veriler
seçilmiş olacaktır. Şimdi, ya sağ tıklayarak ve açılan menüden
Seçilenlere Göre Süz maddesini seçerek, ya da Araç çubuğundan aynı adı
taşıyan simgeyi tıklayarak, Access 2000’e çok ölçütlü süzgeç
uygulattırabilirsiniz.
Seçme yoluyla süzme işlemini, altalta kayıtların değerlerini ölçüt
alarak da yapabilirsiniz. Bunun için, Mouse işaretçisini bir satırdaki
bir değerin üzerine getirin ve işaret simgesi kalın ve içi boş artı
işaretine döndüğünde, Mouse’un sol düğmesini tutarak ölçüt olarak
kullanacağınız alttaki veya üstteki değerleri tarayın. Mouse’un
düğmesini bıraktığınızda altalta birden fazla değer seçilmiş olacaktır.
Şimdi yine sağ tıklama veya Araç çubuğunda tıklama yoluyla Access
2000’e Seçme yoluyla süzme işlemini yaptırtabilirsiniz.
Kimi zaman süzme işinde kullanacağınız değerler böyle kolay bir şekilde
seçme yoluyma belirtilemez ve daha ayrıntılı süzme ölçütleri uygulamak
isteyebilirsiniz. Bunun için Form Süzgeci yöntemini kullanmanız
gerekir. Bu aracı, Kayıtlar menüsünden önce Süz ve sonra Form Süzgeci
maddesini seçerek açabilirsiniz. Form Süzgeci açıldığı anda açık olan
tablonun yerini alır. Bu yeni tabloda, solda, altta birincil ölçütü
belirteceğiniz Ara, ve ikincil, üçüncül ölçütler için bir çok “Veya”
sekmesi göreceksiniz.
Süzme ölçütünü tanımlamaya Ara sekmesinden başlamak gerekir. Bu sekme
seçili iken, tabloda sıralanan alan adlarının altındaki hücreyi
tıklarsanız, sağda seçme okunun görüntülendiğini göreceksiniz. Bu oku
tıklayarak, tablonuzda bu alana girişmiş tüm değerleri görebilirsiniz.
Burada istediğiniz kadar seçim yapabilirsiniz. Yine öğrenci tablosu
örneğine dönersek, cinsiyet sütunundan “Kadın,” birinci yarıyıl sınavı
notları sütunundan “5,” ikinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “3”
değerlerini seçebilirsiniz. (Bu durumda tablonuzdaki bütün kadın
öğrencilerden birinci sınavda 5 ikinci sınavda 3 alanlar seçilmiş
olacaktır). “Veya” sekmelerini tıklayarak süzgecin kapsamını
genişletmek mümkündür. Sözgelimi, sınıftaki kadın öğrencilerden birinci
yarıyıl sınavında 5 “veya 4 veya 3 veya 2 veya 1 veya 0” alanları
seçmek isteyebilirsiniz. Her “veya” ölçütünden sonra Form’un sol alt
kenarına yeni bir Veya sekmesi eklendiğine dikkat edin.
Notlarınızı tam sayı olarak değil de kesirli olarak veriyorsanız,
süzmenin amacı zayıf durumdaki öğrencileri belirlemek olduğu halde bu
son yöntemde örneğin 4,5 alanları göremezsiniz. Bunu sağlamak için
bütün not ihtimallerini kapsayan “Veya” ölçütleri doldurmak gerekir.
Oysa süzme ölçütlerini seçerek değil yazarak verebilir ve standart
karşılaştırma işlemcilerini kullanarak, bütün ihtimalleri
kapsayabilirsiniz. Bunun için, örneğin Birinci Yarıyıl Sınav Notları
sütununun boş hücresine “<=4,9” (tırnaklar olmadan) yazarsanız,
Access 2000 notu 5’den aşağı bütün öğrencileri bulacaktır. Burada
dikkat edilecek nokta önce mukayese işlemcisinin, sonra değerin
yazılmasıdır. Access 2000, standart mukayese işlemcilerini kullanır:
> Büyük
< Küçük
= Eşit
<= Küçük veya eşit
>= Büyük veya eşit
<> Eşit değil
Ölçütlerinizi belirttikten sonra Araç çubuğundan Süzgeci Uygula
simgesini tıklayarak süzülmüş kayıtlarınızı görebilir; işiniz
bittiğinde süzgeci kaldır simgesini tıklayarak asıl tablonuza
dönebilirsiniz

Çarş. Ara. 31, 2008 4:32 pm

Gelişmiş Süzme Sıralama
Genellikle
süzme işleminden sonra süzülmüş kayıtları içeren yeni tablonun bir
alana göre sıralanması (örneğin öğrencilerin artan veya azalan not
sırasına sokulması) gerekebilir. Süzülmüş kayıtları içeren geçici
tablonun herhangi bir sütununu seçerek sıralama işlemi
yaptırabilirsiniz. Fakat süzme ve sıralama işlemini, Kayıtlar
menüsünden önce Süz, sonra Gelişmiş Süzme/Sıralama maddesini seçerek
bir kerede yaptırtabilirsiniz. Bu maddeyi seçtiğiniz Access 2000, bu
amaçla tasarlanmış özel bir Sorgu tasarım penceresi açacaktır. Bu
teknikten yararlanmayı, Sorgu bölümünde ele alacağız.
Formlar
“Access’te bir
tabloya veri girmenin kestirme yolu, tabloyu açıp, en alt satırdan
itibaren verileri yazmaktır!” dedik. Fakat yanyana yüzlerce sütunu
bulunan bir tabloda bunu yapmak kolay olmaz. Tablonun Access
penceresinin dışında kalan sütunlarını görüntüye getirmek için sürekli
kaydırma çubuğunu tıklamak zor olabilir. Oysa Access bize veri girme ve
düzenleme işini form yoluyla yapma imkanı veriyor. Form, bir tablonun
bir kaydının içeriğini (veya boş bir kayıt satırını) bir çok kontrolle
birlikte tek pencerede toplayabilen bir araçtır. Formun eni-boyu da
Access penceresinden büyük olabilir; fakat formun biçimini belirlemek,
alanların nerede ve ölçüde görüneceğine karar vermek imkanı vardır.
Ayrıca formun üzerine veri girmeyi kolaylaştıran ve kaydın parçası
olmayan yardım ifadeleri yazabilir, grafiklerle formu
süsleyebilirsiniz. Formda, Sil, Kaydet ve benzeri komutlar içeren
düğmeler olabilir. Normal olarak formun her sayfası sadece bir kayıt
içerir. Dolayısıyla dikkatinizi bir kayıt üzerinde toplayabilirsiniz.
Oysa veritabanı penceresindeki tablo açıldığında görüntüye
sığdırabildiği kadar kaydı sığdırır. Bu çoğu zaman bir kayıtla ilgili
inceleme yapmayı zorlaştırır. Form, veri girmeyi mantıksal bir düzene
bağlayabilir ve kolaylaştırabilir.
Otomatik Form
Access
2000, herhangi bir tabloyu anında forma çevirebilir. Form konusunu
kavramak için en kestirme yol, açık veritabanında bir tabloyu açıp,
Access’e bu tablodan otomatik form yapması talimatını vermektir. Bunun
için Araç çubuğunda Yeni Nesne simgesini tıklamaktır. Bu araç, son
yaptığınız işi hatırlar ve etiketinde bunu belirtir.
Access 2000,
açık tablodaki bütün alanları, içine bilgi yazılacak kutular haline
getirir; ve bunların önüne sütun başlığı olan alan adlarını etiket
olarak koyar. Oluşturulan formda, kayıtlar arasında gezinmeyi
bağlayacak kontroller, ve yeni kayıt için boş form edinme düğmeleri
vardır. İşte yukarıdaki tablonun otomatik form haline getirilmiş
görünümü:
Burada, bu
formun başlığında ait olduğu tablonun adını görüyorsunuz. Aynı anda
birden fazla tabloya veri girişi yapmakta kullandığınız form varsa,
başlıklarıo anda hangi tabloya giriş yaptığınızı gösterir. Formun
“kutuları” arasında klavyede sekme veya Enter tuşlarına basarak
ilerleyebileceğiniz gibi, Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz alanın
içinde tıklayabilirsiniz. Geride kalan bir alana gitmek için klavyede
üst karakter (büyük harf, Shift) tuşunu tutarken, Sekme tuşuna basın.
Formda,
otomatik sayı olarak belirlenmiş alanlara yazı yazamazsınız; aynı
şekilde Access’in değerini hesaplayarak bulduğu alanlara da klavyede
değer giremezsiniz. Yeni kayıt için boş form açtığınızda otomatik sayı
alanının içinde “(Otomatik Sayı)” ifadesini göreceksiniz. Bir formda
imleç son kutuda iken klavyede Enter veya sekme tuşuna basarsanız veya
imleç herhangi bir yerde iken Mouse işaretçisiyle başka bir kayda
gitmek için gezinme düğmelerini veya yeni kayıt simgesini tıklarsanız,
içinde bulunduğunuz kayıtta değişiklik yaptıysanız bu tabloya işlenir.
(Bu işlem geri alınmaz.). Bir kaydın içinde iken klavyede üst karakter
tuşunu tutarken Enter’a basarak, kayıtta yaptığınız değişikliği tabloya
kaydetebilirsiniz. Bunu Kayıtlar menüsünden “Kaydı kaydet” maddesini
seçerek de yapabilirsiniz.
Bir formda
görüntülenen kaydı silmek de mümkündür. Bunun için araç çubuğundan
Kayıt Sil simgesini tıklayabilirsiniz. Aynı işlem Düzen menüsünden
Kayıt Sil maddesini seçerek de yapılabilir. Kayıt silme işlemi geri
alınmaz. Bir formda kayıt silmeye çalıştığınız sırada bu işlem
veritabanınında bilgi tutarlılığa açısından başka tablolarda ve
sorgularda silme gerektirecekse, Access 2000 sizden onay isteyecektir.
Tablo görünümünde yapabildiğiniz bütün sıralama ve süzme işlemleri form görünümünde de yapılabilir.
Formun birinci
görevi veri girmeyi kolaylaştırmak olduğu halde, bir kaydı içeren
formu, yazdırabilirsiniz. Bunun için klavyede Ctrl tuşunu tutarken P
tuşuna basmak veya Dosya menüsünden Yazdır maddesini seçmek yeter.
Formun kağıt üzerinde nasıl görüneceğini Dosya menüsünde Baskı Önizleme
maddesini seçerek, inceleyebilirsiniz.
<B
Access’te yeni
bir form oluşturmak için çeşitli yollar vardır. Bunlardan biri,
Veritabanı penceresinde Nesneler listesinden Formlar’ı tıklamak ve
açılacak Form nesneleri penceresinde ya tasarım görünümünde ya da
Sihirbazı kullanarak form oluşturma yöntemini seçmektir. Form nesneleri
penceresinin araç çubuğunda Yeni simgesini tıklayarak daha çok seçenek
bulunan Yeni Form oluşturma aracını açabilirsiniz.
Bu
seçeneklerden Tasarım Görünümü, seçeceğiniz bir tabloya dayanan ve
sıfırdan form oluşturmanızı sağlayacak aracı çalıştırır. Form Sihirbazı
ise, sizden form için gerekli seçmeleri yapmanızı ister ve formu
kendisi tasarlar. Üç ayrı otomatik form oluşturma aracı ile Grafik
Sihirbazı ve Excel-vari özet tablo oluşturma aracını da Yeni Form
kutusunda bulacaksınız. Access 2000’de tasarım görünümünde form
oluşturmaya başlamadan önce, otomatik bir form oluşturup, bunu tasarım
görünümünde açmak, form yapımı için daha eğitici olur. Bir tablo
açıkken otomatik form oluşturun ve bu formu kapatın; Access onay
istediğinde yeni form olarak kaydetmesine izin verin. Sonra Veritabanı
penceresinde Formlar nesnesini seçin ve biraz önce kaydettiğiniz yeni
formu seçip, araç çubuğundan Tasarla simgesini tıklayın. Access, formu
tasarım görünümünde açarken yanına bir de Araç kutusu açacaktır.
Tasarım
görünümündeki formun en belirgin özelliği zeminin kılavuz çizgilerle
kaplı olmasıdır; formda yeralacak nesnelerin kılavuz çizgilerine
yaslanması, nesnelerin görsel olarak düzgün ve hizalı görünmesini
sağlar. Araç kutusundaki Nesne seçici (ok biçiminde) ile formdaki
nesneleri seçer, ve Mouse düğmesini basılı tutarak,. form üzerinde yeni
yere taşıyabilirsiniz. Denetim Sihirbazı denen işaretçiyi seçer ve
forma yerleştirdiğiniz bir nesneyi ve Araç Kutusu’ndaki bir nesne
simgesini tıkladıktan sonra formu tıklarsanız, bu nesnenin
yapılandırılmasında size yardımcı olacak bir dizi diyalog kutusu
açılır. Sihirbaz, seçtiğiniz denetim ögesinin özelliklerini belirlemek
için sizden ve formun dayalı olduğu tablodan bilgiler derleyecektir.
Bir formda yer alabilecek denetim ögeleri, Araç Kutusu’nda sıralanmış bulunuyor. Bunları kısaca ele alalım:
Etiket
Formdaki bir veri alanını niteleyen başlık olabilir; veya formu
kullanarak veritabanına veri girecek olan kullanıcıya yolgösteren
yardım metinleri içerebilir.
Metin kutusu Bu formun bağlı olduğu tablo veya tablolara veri
girme noktalarıdır. Metin kutusunun özellikler penceresini açarak, bu
kutuya girilecek bilgilerin veritabanında hangi tabloda hangi alana
kayıt olarak işleneceğini belirlersiniz.
Seçenek grubu Formunuzda içinden seçme yapabileceğiniz ve bir
alana bir değer atayan seçenekler içerir. Siz seçeneklerden hangisini
seçerseniz, o seçeneğe vermiş olduğunuz değer tayin ettiğiniz bir alana
yazılır.
Seçenek düğmesi Genellikle “kadın/erkek” gibi bir seçeneğin seçilmesini sağlar; seçeneğin değeri tayin ettiğiniz alana yazılır.
Değiştirme düğmesi Formda basılmış veya basılmamış düğme
görünümleri arasında gider gelir ve tıklandığında içerdiği değeri ait
olduğu alana yazdırır.
Onay kutusu İçerdiği değeri içine işaretü konduğunda ait olduğu alana yazdıran bir denetimdir.
Açılan kutu Ya oluştururken sizin vereceğiniz sabit değerleri,
ya da bir tablo veya sorgunun oluşturduğu değerleri içerir ve formu
dolduran kişi tarafından seçilen değer, ait olduğu alanr yazılır.
Liste kutusu İçindeki değerleri liste halinde gösterir; kullanıcının işaretlediği değer ait olduğu alana yazılır.
Komut düğmesi Access’in kullanıcıya sunduğu herhangi bir komutu
yerine getirebilecek, düğme şeklindeki simge. Örneğin bir formu
kaydetmek veya silmek için kullanılabilir.
Resim Formunuza işlevsel veya süsleme amacıyla resim koymanız için alan oluşturur.
İlişkisiz OLE Nesnesi Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın
dosyasını görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntelenecek
başka program dosyasının veritabanınızla bir ilişkisi yoktur; form
yoluyla bir kayıttan diğerine gidildiğinde bu nesre değişmez.
İlişkili OLE Nesnesi Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın
dosyasını görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntelenecek
başka program dosyasının veritabanınızla ilişkisi kurulmuştur; bu
alandaki nesne kayıttan kayıda gidildiğinde değişir.
Sayfa sonu Bir sayfadan fazla form oluşturmak istediğiniz zaman, formun kesilmesi ve yeni bir form sayfasının başlamasını sağlar. Sekme denetimi
Windows’un sekmeli denetim ve diyalog kutuları gibi formlar yapmanızı
sağlar. Sekmenin açtığı alana diğer form ögelerini
yerleştirebilirsiniz.
Alt form Bir form yoluyla kayıtlarızda değişiklik yaparken,
bağlı bir başka bir tablonun denetimini sağlayan ikinci bir form
açılmasını sağlar. Böylece aynı anda bağlı tabloda da değişiklik
yapabilirsiniz.
Çizgi ve diktörgen Formlarınızı kullanıl kolaylığı sağlamak
amacıyla mantıksal gruplara ayırmasını sağlayan düz çizgi ve dikdörtgen
çizimleri sağlar.
Yeni bir form
tasarımına başladığınızda, araç kutusundaki denetim araçlarını
formunuza yerleştirmiş olmanız, formda yapacağınız değişikliklerin
herhangi bir tabloya işleneceği anlamına gelmez. Formun kayıt
yapabilmesi için denetimlerin, mutlaka bir tablonun veya sorgunun
alanlarına bağlanması gerekir. (Bağlı olmayan denetimler de olabilir.
Onlara birazdan değineceğiz.) Form tasarımı sırasında Görünüm
menüsünden alan listesi maddesini seçerseniz, formu oluşturmaya
başladığınız sırada seçtiğiniz tablodaki bütün alanların listesini
görebilirsiniz. Bu listedeki bir alanı Mouse işaretçisiyle tutarak,
inşa halindeki formun üzerine bırakarak, kolayca bağlı denetimler elde
etmek mümkündür. Bir diğer deetimle alan bağlama yolu ise denetimin
Özellikler kutusunda Denetim Kaynağı satırına tablo ve alan adı
yazmaktır.
Denetim
ögelerinin özellikler kutusu, denetim sağ tıklanarak ve açılacak
menüden Özellikler maddesi seçilerek görüntülenebilir. Ayrıca Form
tasarımı penceresi açıkken Görünüm menüsünden Özellikler maddesini de
seçebilirsiniz. Özellikler kutusu, seçili denetimin alabileceği bütün
özellikleri içerir. Örneğin bir metin kutusunun tam 60 ayrı özelliği
vardır. Özellikler, kutunun üzerindeki sekmelerle gruplara ayrılmıştır.
Veri sekmesinde, denetim unsuru ile tablonun alanları arasında
veri-bağı kurmanızı sağlayan özellikler vardır. Bu özelliklere Tümü
sekmesinde de ulaşabilirsiniz. Veri ile bağlanabilecek bir denetimin
Özellikler kutusununda denetim kaynağı satırının sağında iki seçme
simgesi vardır.
Bunlardan aşağı oku tıkladığınızda, formu oluşturmaya başladığınızda, bir tablo seçtiyseniz o tablonun alanlarını göreceksiniz

Çarş. Ara. 31, 2008 4:34 pm

oluşturmaya başlarken bir tablo seçmediyseniz, bu oku tıkladığınızda
karşınıza boş bir satır gelir. Özellikler kutusununda denetim kaynağı
satırının sağındaki ikinci seçme simgesi ise yanyana üç nokta şeklinde
“deyim oluşturucusu” simgesidir. Bu simgeyi tıkladığınızda Deyim
Oluşturucusu diyalog kutusu açılır.
Bu diyalog kutusunda, üstte deyim oluşturmaya ayrılan bol alan ile
altta yanyana ve birbirine bağımlı üç pencere göreceksiniz: en solda
veritabanında mevcut bütün tablolar, sorgular, formlar, raporlar,
Access’in kullanılmaya hazır ve 16 grup halinde ayrılmış (aritmetik
ortalamadan, tanjant hesaplamaya, tarih çevirmekten, sayı saymaya
kadar) 188 işlevi, sabit değerler (boş, doğru, yanlış gibi), 20 adet
matematik ve mantık işlem işaretleri (işleçleri, operatörleri), ve
ortak değerler (sayfa numarası, toplam sayfa sayısı, o andaki tarih
veya tarih/saat, ve o andaki kullanıcı adı) yer alır. Bu pencerede
seçtiğiniz grubun alt grupları ortadakinde, ortada seçtiğiiz alt grubun
içindekiler ise en sağdakinde görüntülenir. Bir tablonun bir alanını,
denetim unsuruna veri kaynağı yapmak için, en soldaki pencerede
Tablolar satırını iki kere tıklayın; ortada veritabanının bütün
tabloları listelendiğinde arzu ettiğiniz tabloyu iki kere tıklayın. En
sağda tablonun bütün alanları listelenecektir. Arzu ettiğiniz alanı iki
kere tıkladığınızda, alanın adı, tablonun adıyla birlikte, üstteki
Deyim oluşturma alanına yazılacaktır. Tamam’ı tıkladığınızda bu
“deyim,” denetimin Özellikler listesinde Denetim Kaynağı olarak
gösterilmiş olur. Bu andan sonra formunuzun bu alanına yazacağınız
veri, seçtiğiniz tabloda seçtiğiniz alana kaydedilir.
Form oluşturmaya başlarken bir tablo seçmiş olsanız bile, bir forma
birden fazla tabloya bilgi kaydetme görevi verebilirsiniz. Bir form,
veritabanı içindeki bütün tablolara bilgi kaydedebilir.
Böylece Access’te veritabanı oluşturma işinin birinci aşaması olan
tablo tasarımını ve veri girmeyi, veriişlemin ilk adımı olan sıralama
ve süzmeyi ve veritabanımızla daha kolay çalışma aracı olan formları
tasarlamayı öğrendik. Şimdi, veri-işlemin gerektirdiği diğer işlere
geçebiliriz. Bu işlerin başında tablolarımız arasında ilişki kurmak,
Anahtarları belirlemek ve endeksleri (dizinleri) oluşturmak geliyor.
İster insanlar arasında, ister tablolar arasında olsun, ilişki zor
şeydir; itina ve dikkat, önceden planlama ve sihirli bir anahtar ister!
İnsanlararası ilişkide sihirli anahtar nedir sorusunu Access 2000’e
ayrılmış bu kitapta ele alamayız. (Zaten bu konu bu kadar bir
kitapçığın kapsamını aşar.) Fakat hemen belirtebiliriz ki, Access’te
başarılı bir veri-işlemin sihirli anahtarı Birincil Anahtar’dır:
tablolar arasındaki ilişkiyi bu Anahtar ile kurarız, ve göreceğimiz
gibi, daha bir çok kapıyı bu anahtarla açarız.
İkinci bölümdeki alıştırmayı yaptıysanız, oluşturduğunuz her tablonun
tasarım görünümünü kapatırken, Access 2000’nin bu tabloda bir Birincil
Anahtar tayin edilmediğini vurgulayarak sizden ısrarla bir alanı
Birincil Anahtar olarak belirleminizi istediğini görmüş olmalısınız.
Neden? Çünkü birincil anahtar her tabloya, daha sonra bir başka tablo
ile ilişkilendirmek istediğinizde bu ilişkide özgün kişiliğini
verecektir. Birincil anahtar olarak belirlenen alandaki bilgilerin
benzersiz olması gerekir. Access sizi buna zorlamaz, ama birincil
anahtar alanındaki bilgileriniz her kayıt için benzersiz değilse, neden
birincil anahtar olarak atamış olabilirsiniz? Birincil anahtar, bir
kaydı, bir başka tablodaki bir kayıtla birleştirmekte kullanacağımız
anahtardır. Birincil anahtarın diğer işlev ve yararlarına kısaca
değindikten sonra kayıt birleştirmedeki rolüne döneceğiz.
Her tablonun bir, ama sadece bir, Birincil Anahtarı olabilir. Access
2000, her tablonun birincil anahtarını otomatik olarak endeksler (ve bu
sayede veritabanı daha hızlı çalışır). Tablonuzda siz bir alanı
Birincil Anahtar olarak atamadıysanız, Access 2000 bir birincil anahtar
alanı oluşturmak ister; bunu onayladığınızda bir otomatik sayı alanı
açar; tablonuzda zaten birinci alanda otomatik sayı türü bir veri
varsa, Access 2000 bu alanı birincil anahtar olarak atar. Bu sebeple,
iyi bir tablo tasarımı ilerde kullanmayacak bile olsanız, birinci alanı
otomatik sayı olarak belirlemeyi gerektirir.
Birincil anahtar, hemen hemen daima sadece bir alandan oluşur. Fakat
Access 2000, ancak çok pahalı veritabanı Server programlarının
yapabileceği bir imkana da sahiptir: veri-işlem işiniz birden fazla
alandan oluşan Birincil anahtar kullanmanızı gerektiriyorsa, bunu
yapabilirsiniz. Çok-alanlı Birincil Anahtar, ileri düzeyde veri-işlem
ve sorgulama bilgisi gerektirir.
Her veri türü birincil anahtar olamaz: birincil anahtar olarak
kullanamayacağınız veri türleri, Internet adres bağlantısı (köprü), OLE
ve not türleridir. Buna göre, metin, sayı, tarih/saat, para birimi,
Evet/Hayır, ve otomatik sayı alanları birincil anahtar olarak
kullanılabilir. Tablolarınız, birincil anahtar alanına göre otomatik
olarak sıralanır. (Eğer bir Evet/Hayır alanını birincil anahtar yapmaya
kararlıysanız, tablonuzda en fazla iki kayıt olması gerekir. Neden?)
Birincil anahtarın tabaloda birinci alan olması gerekmez; herhangi bir
alan birincil anahtar olabilir. Fakat kendinizi tabolalarınızda birincil
anahtar arama zorluğundan kurtarmak için daima birinci alanı birincil
anahtar yapacağınız veriye ayırmanız iyi bir alışkanlık olur.
“Tablomda hangi alanı birincil anahtar yapmalıyım?” sorusu kaçınılmaz
olarak sorulacak sorudur. Bu sorunun bir cevabı olabilir: Benzersiz
veri içeren alanlardan birini birincil anahtar yapın. Birincil anahtar
seçiminde anahtar kelime, “benzersiz” kelimesidir! Seçeceğiniz alandaki
veri, her kayıt için özgün olmalıdır; başka hiç bir kayıtta tekrar
etmemelidir. Kişilerin adlarını, soyadlarını içeren alanlar özgün
olamaz. Öğrenci numaraları, araç plaka numaraları da bir kaç yıl sonra
tekrar başka öğrenciye veya araca verilebilir. Telefon numaraları bir
ülke için özgün olabilir (her bölgenin kodu farklı olacağı ve aynı
bölge kodunda benzer numara bulunmayacağı için), ama veritabanınızda
örneğin bölge kodu aynı olan Istanbul ve New York kentlerindeki
dostlarınızın telefon numaraları varsa, zor bir tesadüf bile olsa, aynı
numara bulunabilir.
Birincil anahtar alanı belirlerken, tablonuzda özgün-benzersiz veri
bulunan alan arayın. Bütün alanlarınızdaki verilerin tekrar etmesi
ihtimali varsa, yeni bir alan açın ve içine otomatik sayı koyun..
Gerisini Access 2000 düşünsün!
Bir tabloda birincil anahtar alanı tayini son derece kolaydır. Tabaloyu
tasarım görünümünde açın; birincil anahtar olarak atamak istediğiniz
alanın adının bulunduğu kutuyu sağ-tıklayın ve açılacak menüde birinci
madde olan Birincil Anahtar maddesini seçin. Bu alanın adının önündeki
kutuda küçük bir anahtar simgesi belirecektir.
Birincil anahtarın veritabanı için önemini ortaya koyacak küçük bir
deney yapalım ve sonra birincil anahtarın birincil görevi olan tablo
ilişkilendirme konusuna dönelim.
Yukarıdaki alıştırmayı yaptıysanız Çocuklar tablosunu (veya herhangi
bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edilmiş bir başka tabloyu)
açın, ve yeni bir satırda birincil anahtar alanına mevcut değerlerden
birini tekrar yazın. İşinizin bittiğini belirtmek üzere başka bir
hücreyi tıklayın; Access 2000 hemen hata mesajı verecektir:
Birincil anahtar alanındaki verinin özgün olması gerekir; yoksa bu anahtar aslî görevini yapamaz.
Tablolar arasında ilişki kurmak suretiyle, veritabanı dosyamızı düz
veritabanı olmaktan kurtardığımızı söylemiştik. Tablolar arası ilişki,
Access 2000’in daha hızlı sorgu icrası yapmasını sağlar; veri-işlem
işlerimiz daha verimli olur. Bu sayede verilerimizi güncelleştirirken,
bütün tabloları elden geçirmek ve hatta yeniden girmek zorunda
kalmayız; sadece güncelleştirilmesi gereken tabloya ek veya bu tabloda
değişiklik yaparız.
Bir firma düşünelim: en az 200 firmadan hammadde alıyor ve en az 500
bayie mamül madde veriyor. Bu firmaların adreslerinden, alınan hammadde
ve verilen mamül maddelerin özelliklerine kadar, diyelim ki 2 bin sütun
dolduran verilerimizi tek tabloda topladığımızı varsayalım. Böyle bir
tabloda, aldığımız mallara ilişkin bilgi sütunları, sattığımız mallara
ilişkin satırlarda boş kalırken, sattığımız mallara ilişkin bilgi
sütunları aldığımız mallara ilişkin satırlarda boş bırakılmak
zorundadır. Bu hem gereksiz yere şişkin bir veritabanı dosyasına yol
açar, hem de veri girişinde sayısız hatalara sebep olur. A firmasından
aldığımız yeni bir mala ait yeni bir kayıt girerken, firmanın adından
adresine, faks numarasından posta koduna kadar bütün bilgileri yeni
satıra tekrar yazmak zorunda kalırız. Bu, yeni yazım hatalarına
davetiye çıkartmak demektir. Tekrar eden bu bilgilerin dosya boyutuna
bindireceği yükü düşünün!
Oysa elimizde bir firmalar tablosu, bir de mallar tablosu bulunsa; her
bir malın hangi firmadan alındığı veya hangi firmaya verildiğini
gösteren alana, firmalar tablosunun birincil anahtarından bağ kursak,
hem tekrar-tekrar veri girişinin yol açacağı insanî hatalardan korunmuş
oluruz (bu bilgileri girecek operatörlere vereceğiniz ücreti de
unutmayın!), hem de işlenmesi kolay nisbeten küçük veritabanı dosyasına
sahip oluruz.
Verilerimizi tek tabloda toplamanın sakıncalarını anladık. Ve diyelim
ki elimizde böyle, beş veya altı tabloya bölünmüş bir veritabanı var.
Şimdi, son 3 ay içinde mal aldığımız firmaların bir dökümünü çıkartmak
istiyoruz. Beş-altı ayrı tabloyu mu kağıda dökeceğiz? Bu ayrı ayrı
tablolara bölünmüş bilgileri nasıl birleştireceğiz? Başka bir deyişle,
ayrı tablolara böldüğümüz verileri işare yarar, anlamlı diziler haline
getirmek için nasıl birleştirebiliriz? Bunu, tabloları herbirinin
diğeri için anlamlı tek özgün alanından, yani Birincil Anahtarlarından
birleştirerek yapabiliriz. Veritabanınızı bu birden fazla tabloya
bölerek ve herbirine özgün birincil anahtar alanları koyarak
tasarlasanız bile, aynı veritabanı içinde yer alıyorlar diye
tablolarınız kendiliklerinden ilişki kurmazlar. Bunu bizim sağlamamız
gerekir. Kendi tablolarımızda kendi ilişkilerimizi oluşturmadan önce,
Access 2000’nin bunu nasıl sağladığını görmek, ilişki konusunda bize
daha iyi fikir verecektir. Bunun için Access 2000’i çalıştırın; Yeni
veritabanı oluşturmak üzere açılan pencerede Veritabanları sekmesini
seçin ve Stok Yönetimi şablonunu işaretleyin. Yeni boş stok yönetimi
veritabanınız oluşturulduğunda, eğer Access penceresi içinde
küçültülmüş durumda ise veritabanı penceresini büyütün; Switchboard adı
verilen veritabanını kullanmanız için oluşturulan grafik arayüzü
kapatın. Stok Yönetimi1 adlı yeni stok yönetimi veritabanınızın
nesnelerinden Tablolar’ı seçtiğinizde, yedi adet aslî tablo
oluşturulduğunu göreceksiniz: Ürünler, stok hareketleri, kategoriler,
çalışanlar, sipariş formları, üreticiler ve nakliye yöntemleri. Stok
yönetimi konusu ile hiç ilginiz yoksa bile, sadece ilişki konusunu
kavramak için, bu tabloların bir firmanın elindeki stokları takip için
gerekli ve yeterli olduğunu varsayalım.
Şimdi, Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin. Karşınıza şuna benzeyen bir pencere açılacaktır:
Açılan penceredeki kutular arasındaki çizgiler buradaki görüntüye
benzemiyorsa, kutuları Mouse işaretçisiyle başlıklarından tutarak
sürükleyebilir ve konumlarını buradakine benzer şekle getirebilirsiniz.
Bu pencerede, kutuların başlığının tablo adlarını içerdiğine dikkat
edin. Kutuların içindeki maddeler ise tablolardaki alanların adlarıdır.
Her tablonun kutusunda bir alan adının koyu yazıldığını görüyor
musunuz? Bu, o tablonun birincil anahtarı olan alandır. Bazı alanlardan
çıkan çizgilerin diğer bir kutudaki alana bağlandığını görüyorsunuz.
Dikkat ederseniz, aralarında çizgi bulunan alan adlarının aynı olduğunu
da göreceksiniz. Bu çizgilere ilişki denir; tabloların birbirleri ile
hangi alanlarından ilişkide olduklarını gösterir. Şemaya veya Access
İlişkiler Penceresi’ne tekrar bakarsanız, ilişki çizgilerinin
bazılarının sol ucunda “1,” sağ ucunda sonsuz işaretinin bulunduğunu,
bazı ilişkilerde işaretlerin yer değiştirdiğini ve diğerlerinde ise
çizgilerin işaretsiz olduğunu göreceksiniz. Bu işaretler kurulan bağın
niteliğini gösterir; bağın niteliği ise daha sonra iki tablo arasında
yapılabilecek birleştirmede hangi kayıtların hangi kayıtlarla
birleştirileceği veya Access’in deyimiyle eşleştirileceğini tayin eder.
Bu tanımla biraz şifreli görünüyorsa da Access’te kurabileceğimiz
ilişkilerin niteliklerini ele alınca manzara aydınlığa çıkacaktır.
Tablolarınızın arasında üç tür ilişki olabilir:
Bire bir ilişki: İlişkilendirdiğiniz iki tablodan birincisi ile
ikincisi arasında sadece bir kayıt eşleşebilir. Bu tür ilişkilendirmeyi
tabalolarımızda sık kullanmadığımızı göreceksiniz; çünkü genellikle
böyle tek gerçekli tablo yapmayız.
Bir-çok ilişkisi: Birbirine bağladığımız iki tablodan birindeki bir
kayıt diğer tabloda birden fazla kayıtla eşleşebilir. İkinci bölümdeki
örneğimizi hatırlarsanız: bir ailenin birden fazla çocuğu olabilir;
fakat her çocuğun sadece bir ailesi olabilir. Dostlarnımızın
çocuklarıyla

Çarş. Ara. 31, 2008 4:37 pm

birlikte bir tablosunu edinmek istersek, üç çocuklu dostlarımızın adı
yeni tabloya üç ayrı satırda yazılacak, iki çocuklu dostlarımızın
adları iki, tek çocuklu dostlarımızın adları ise bir kere girecektir.
Neden? Çünkü aile bağı (Aile Sıra No alanı), Çocuklar tablosunda çok
kayda işaret ediyor.
Çok-çok ilişkisi: İlişkilendirdiğimiz tablolardan birincisinde
birden fazla alan, ikincisinde birden fazla kayda (ve tabiî
ikincisindeki birden fazla alan birinci tablodaki birden fazla kayda)
işaret ediyorsa, bu kez tablolar arasında çok-çok ilişkisi var
demektir. Örnek tablomuzda böyle bir durum yok, ama bir sipariş
veritabanı düşünün: her bir sipariş emrinde birden fazla mal sipariş
ediliyor olabilir; mal tablosunda ise her bir mal birden fazla sipariş
tablosunda görünüyor olabilir. Böyle bir ilişkinin sonucu ortaya
çıkacak üçüncü tabloda hem hem her bir sipariş, hem de her bir mal
birden fazla satırda görünecektir.
Şimdi bu
bilgilerin ışığında biraz önce oluşturduğunuz Stok Yönetimi
veritabanının ilişkiler penceresine bakalım. Şimdi bu veritabanındaki
dosyaları kullanarak, firmamızın verdiği siparişlerle ilgili ve
siparişi veren personele göre sipariş miktarlarını gösteren yeni bir
tablo yapabilir miyiz? Yapabiliriz. Siparişi veren Personel, hangi
tabloda hangi alandaki bilgi ile bulunacak? Çalışanlar tablosundaki
ÇalışanNo alanındaki veri ile. Peki, bu alandaki kayıtlar, hangi
tablodaki hangi alanda bulunan kayıtlarla eşleştirilecek? Sipariş
formları tablosundaki ÇalışanNo alanındaki kayıtla. Yani Çalışanlar
tablosundaki ÇalışanNo alanındaki veri Ahmet Çalışkan arkadaşımıza ait
812 ise ve bu değer, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda ÇalışanNo
alanındaki değerlerle eşleşiyorsa, bu kayıt yeni tablomuza alınacak;
sonra sırasıyla diğer değerler taranacak, eşleşenler yeni tabloya dahil
edilecektir. (“Yeni tablo nerede ve nasıl oluşacak?” sorusunu şimdilik
sormayın; bunu Sorgu ile yapacağız; ve daha sonra ele alacağız.)
Çalışanlar
tablosundaki ÇalışanNo alanında Mehmet Tembeloğlu arkadaşızı belirten
813 şeklindeki veri, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda ÇalışanNo
alanındaki hiç bir veri ile eşleşmiyorsa ne olacak? Yeni tabloda 813
şeklindeki ÇalışanNo’yu içeren bir kayıt olmayacaktır. Ve muhtemelen
Mehmet Tembeloğlu, neden hiç sipariş vermediğini izah etmek zorunda
kalacaktır!
Tablolarımız
arasında ilişki oluşturma işini kendimiz yapmak istersek, yine biraz
önce açtığımız Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini geçerek açtığımız
pencereyi açmamız gerekir. İkinci bölümdeki Adres Defteri alıştırmasını
yaptıysanız, şimdi bu veritabanı dosyasını açabilirsiniz. Bu
alıştırmayı yapmadı iseniz, şimdi ikinci bölüme dönüp bu dosyayı
oluşturabilirsiniz! Veritabanı açıldığında veya tabloları oluşturma
işini bitirdiğinizde Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin.
Karşınıza şuna benzeyen bir görünüm gelecektir:
Biz
kurmadığımız halde iki tablomuz arasındaki bu ilişki, Çocuklar
tablosunu oluştururken, Aile Sıra No alanının doldurulması için Aile
tablosunun aynı adlı alanına girilmiş kayıtlara bakılmasını istemiş
olmamızdan kaynaklanıyor. Burada gördüğünüz çizgiyi ortasından sağ
tıklayın ve açılan menüden Sil maddesini seçin; Access silme işlemini
onaylattırmak istediğinde Evet’i tıklayın. Şimdi ilişki oluşturmaya
sıfırdan başlayabiliriz. Önce bir kere daha kurmak istediğimiz
ilişkinin amacını tekrar edelim: yeni adres defterimizi oluşturduğumuz
sırada öyle bir an olabilir ki, dostlarımızın çocuklarını gösteren,
veya çocukların ailelerine göre sıralandığı bir liste yapmak
isteyebiliriz. Böyle bir yeni tablo oluşturmaya kalktığımızda,
Access’in hangi çocuğun hangi aileye ait olduğunu bilmesi gerekir. Bunu
iki tabloyu ilişkilendirerek veya başka bir ifadeyle Access’e, hangi
çocuğun hangi aileye ait olduğunu nasıl belirleyeceğini söyleyerek
yapabiliriz. Access’e şunu söylemek zorundayız: Çocuklar tablosundaki
kayıtlarla Aile tablosundaki kayıtları birleştirirken birinci tablonun
Aile Sıra No alanındaki değerin Çocuk tablosundaki kaydın aynı isimli
alanındaki değerle eşleşip eşleşmediğine dikkat et; eğer bu veriler
aynı ise o zaman bu çocuk o aileye ait demektir; iki kaydı
birleştirebilirsin.
Bunu söylemenin
yolu ise çok kolay: İlişkiler tablosuna ait kutudaki AileSıraNo
satırını Mouse işaretçisiyle tutup, götürüp Çocuk tablosundaki
AileSıraNo satırının üzerine bırakın. (İlişkiler penceresini
açtığınızda tablolarına ilişkin kutuları göremiyorsanız, İlişkiler
menüsünden Tablo Göster maddesini; açılacak kutuda kayıtları arasında
ilişki kuracağınız, dolayısıyla görüntülenmesini istediğiniz tabloları
seçerek Ekle düğmesini tıklayın.)
Sürükleme
sırasında Mouse işaretçisinin dikdörtgen ilişki simgesine dönüştüğünü
göreceksiniz (işaretli). Mouse işaretçisi bırakacağınız yere dikkat
etmelisiniz: Access 2000, dörtgeni hangi alan adı üzerinde
bırakırsanız, o alanı ilişkilendirir. Mouse’un sol düğmesini
bıraktığınız anda İlişkileri Düzenle diyalog kutusu açılacaktır.
Burada solda ilişkinin
başladığı tablo ve alan ile ilişkinin kurulduğu tablo ve alan
gösterilmektedir. Her ikisinin de seçme düğmelerini tıklayarak başka
alanlar seçebilirsiniz. Bu listenin altında, “Bilgi tutarlılığına
zorla” seçeneğine işaret koyarsanız, Access 2000 size iki seçenek daha
verir: ilişkinin sol tarafındaki alan güncelleştirilirse, bu ilişkiye
dahil tabloların da güncelleştirilmesi, alan silinecek olursa diğer
tablodaki kayıtların da silinmesini sağlayabilirsiniz. (Güncelleştirme kullanışlı bir seçenek olmakla birlikte, silme işlemini otomatik hale
getirmek, istemeden bilgi kaybına uğramanıza yol açabilir.) İlişkileri
Düzenle kutusunun sağ tarafındaki düğmelerden Birleştirme Türü
düğmesini tıklaksanız, ilişkinin yönü ve türünü belirleme imkanını
veren, üç seçenekli Birleştirme Özellikleri kutusunu açmış olursunuz.
Burada yapacağınız tercihler, hangi tablodan hangi kaydın alınacağını
belirler. (Sırasıyla her üç seçeneği seçtiğinizde, ilişki çizgisinin
ucundaki okların yönünün nasıl değiştiğine dikkat edin.)
Kutuları sarısayla kapattığınızda, iki tabloyu ilişkilendirmiş, başka
bir deyişle Access 2000’i bu tabloları kullanarak yapacağınız
veri-işleme hazırlamış olursunuz. Bir veritabanındaki tablolar arasında
ilişkileri oluştuğunuz zaman Access 2000, hiç bir yapmayacak, söz
gelimi ortaya yeni bir tablo veya rapor çıkartmayacaktır. Bunu yapması
için gerekli talimatı daha sonra vereceğiz. Şimdilik sadece Access’e,
bu talimatı yerine getirmesi için gerekli bilgiyi vermiş,
veritabanımızın tabloları arasındaki bağları tanıtmış olduk.
Dizin
Access 2000’in veri-işlem işleri için yapması gereken bir diğer
hazırlık ise Endeks çıkartmaktır. Veritabanımızın tablolarını neden
endekslettirmek isteriz? Daha sonra yapacağımız veri-işlemleri hızlı
olsun diye? Access 2000’ın endeksi, tıpkı bir kitabın arkasındaki
endeks gibi çalışır: aradığınızı kolay bulursunuz. Burada bulma
işlemini kitap okurundan farklı olarak kullanıcı değil Access
yapmaktadır. Access, kendi endekslerini, vereceğiniz sorgu
talimatlarını icra ederken, tabloları sıraya sokarken, rapor
oluştururken ve arama yaparken kullanır.
Köprü, not ve OLE nesnesi içeren alanlar dışındaki tür alan türleri
endekslenebilir. Sadece Birincil Anahtar olan alan değil, bütün alanlar
(türü uygunsa) endekslenebilir; birincil anahtar alanı otomatik
endekslenir. Endeks, sorgu, sıralama ve aramayı hızlandırır; fakat bir
veri tabanında ne kadar çok alan endeksleniyorsa, Access 2000’in
veriişlem hızı o kadar azalabilir. Access 2000’e tablo tasarımı
sırasında, endeks yaparken birden fazla benzer kayıt bulunması halinde
ne yapması gerektiğini biz söyleriz. Tablo tasarım penceresinde bir
alan türünü tıkladığınızda, alan türü elverişli ise, pencerenin Alan
Özellikleri bölümünde Sıralı satırı belirir. (Access 2000, endekse
yardım dosyalarında “dizin” derken burada “Sıralı” demeyi tercih
ediyor. Ama bu kadar kusur, kadı kızında da olur!) Bu satırın içini ve
sağında belirecek seçme okunu tıklarsanız, üç seçeneğiniz bulunduğunu
görürsünüz: “Endeks yapma!” anlamına “Hayır” ; “Endeks yap, ve
tekrarlara aldırma!” anlamına “Evet, Tekrarlama Var”; ve “Endeks yap ve
bu arada tekrarları yakala!” anlamına “Evet, Tekrarlama Yok.” Bu
sonuncu tercihi seçerseniz, Access, endekslenmiş alanlarda, tüm
kayıtların benzersiz olmasına dikkat eder ve sizi uyarır.
Böylece, veritabanımızı birincil anahtarları, ilişkileri ve endeksi ile
veri-işleme hazırlamış bulunuyoruz. Bundan sonra, tablolarımızı
sorgulayabilir; tablolar ve sorgulardan raporlar hazırlayabiliriz.
Verilerimizi, kelime işlem programının içinde tablolar oluşturup, bu
tabloların içine yazmıyorsak, bunun bir nedeni olabilir: Verişlem
programlarının sorgu aracı. Sorgu veya Query, veritabanı fikri ortaya
atıldığı günden beri var. Hatta, veritabanı dosyalarının, diğer
bilgisayar kayıt dosyalarından ayrışmasını sağlayan unsur, sorgudur.
Bir veritabanı dosyasındaki bilgileri sorgulama ve bu verilerden yeni
bilgiler elde etme ihtiyacı o kadar belirgin hale geldi ki, bilgisayar
mühendisleri sırf bu iş için bir dil bile icad ettiler: Sorgu Dili
(Query Language).
Ne var ki, veritabanı biçimi kadar sorgulama dili ortalığı kaplayınca,
belli başlı bilgisayar donanım ve yazılım firmaları ve üniversiteler
biraraya gelerek, bu kargaşaya son vermek üzere kolları sıvadılar; ve
ortaya SQL (Structured-Yapılandırılmış Sorgu Dili) çıktı.
SQL, 1980’lerin başlarında Sybase firması tarafından UNIX ortamı için
geliştirildi. Microsoft firması, Sybase’den ruhsatını aldığı bu
teknolojiye dayanan MicrosoftSQL Server programını 1987’de Windows 3
için piyasaya sürdü. Ertesi yıl, MS, Sybase ve Ashton-Tate firmaları
MSSQL-Server’nın OS/2 sürümünü ortaklaşa hazırladılar ve daha sonra
IBML’in de katıldığı bu çaba 1991’e kadar sürdü. Ashton-Tate’in bu
birlikten 1990’da çekilmesi üzerine, Sybase ve MS yeni bir anlaşma
yaparak, dili ve Server’ı, Windows NT ortamı için birlikte geliştirmeye
başladılar. Bu çabanın sonucu SQL Server programı oldu. Bu program,
bugün 7’nci sürümündedir.
Bir taraftan endüstri çapında geçerli bir teknoloji ve bu teknolojinin
başlıca aracı olan bir dilin adı olarak SQL, diğer taraftan Microsoft
firmasının bu teknoloji ve dili kullanan bir programının adında (SQL
Server) kullanıldığı için, sadece Microsoft’a ve Windows ortamına ait
sanılabilir. Bu doğru değildir. SQL, bugün piyasada bulabileceğiniz
belli başlı veritabanı oluşturma ve veri-işlem programlarının ortak
dilidir.
Microsoft Access, 1992 yılında dünyaya geldi; ve ilk günden itibaren
tek başına bir veritabanı oluşturma ve işleme programı olarak değil,
fakat daha büyük veritabanı dosyalarına, veri bankalarına bağlanabilen
ve oradaki verileri işleyebilen bir program olarak tasarlandı. Access
2000, Access Projesi (Dosya menüsünden Yeni maddesini ve açılan şablon
kutusunda “Proje (Yeni Veritabanı)” adlı simgeyi tıklayın) dosyaları
oluşturarak, SQL Server dosyalarına ulaşabilir; bu dosyalarda SQL
sorguları çalıştırabilir.
İyi bir Access kullanıcısı, bu programla büyük veritabanı mimarisine
adam atabilir; ileri düzeyde veri-işlem tekniklerini öğrenebilir. Veri
Madenciliği (Data Mining) teknolojileri, Online Analytical Processing
(OLAP) teknikleri ve günümüzde veri yönlendirmeli Web uygulamaları,
SQL’e dayanan gelişmelerdir. Access’te öğreceğiniz SQL, size bu
teknolojilerie ilk adımı atmayı sağlayacaktır.
Access’te SQL’e ilk adım ise daha önce gördüğümüz Süzme işleminin son
bölümünde kısaca sözünü ettiğimiz Gelişmiş Süzme/Sıralama aracı ile
atılabilir. Aslında Access’te yaptığımız seçme veya Form yoluyla süzme
işlemleri, bir sorgu işlemidir; ancak bu sorgunun SQL komutunu (veya
Access’in kullandığı kelimeyle, “deyimini”) Access kendisi oluşturur.
Gelişmiş Süzme/Sıralama (GSS), diğer süzme işlemlerine göre “ileri”
sayılırsa da, bir sorgu deyimi (SQL komutu) yazmanın yanında basit
sayılabilir. Bu sebeple, tabir yerinde ise Access’in desteklediği bir
sorgu geliştirme işlemi olan GSS’yı sorguya giriş konusu olarak ele
alabiliriz. GSS’yı kavradığımız anda sorgu tekniğini kavramış oluruz.
Access’in sorgu tekniği ise daha genel SQL’e giriş sayılır.
GSS’nin bir sorgu aracı olarak sınırlamaları vardır. Sadece bir
tablonun içerdiği verilerle çalışabilir; birden fazla tablo veya başka
sorguların sonuçlarını kullanamaz. Sonuç itibariyle gSS de bir tabloda
belirli ölçütleri karşılayan kayıtları görünteleme aracından başka bir
şey değil; birden çok tabloda sorgu yapmak için gerçek sorgu aracını
kullanıp, gerçek SQL komutları yaszmamız gerekir. GSS’te verilere
sadece basit sorular sorabiliriz. (Daha gelişmiş sorgular için, gerçek
sorgu aracını kullanırız.) GSS ile yapacağımız süzme sonunda
görüntülenen kayıtların bütün alanları görüntülenir; oysa gerçek
sorguda ortaya çıkacak yeni tablo veya formda hangi alanlar olsun
istiyorsanız o alanlar olur. Bu sınırlamalarına rağmen (belki de bu
yüzden) GSS, Access’te sorguya giriş için mükemmel bir adım sayılır.
Şimdi bir tabloyu açın ve Kayıtlar menüsünden önce Süz, sonra Gelişmiş

Çarş. Ara. 31, 2008 4:49 pm

Süzme/Sıralama maddesini seçin.
Bu, eğer başta tablo ekleyebilseydik, sorgu hazırlama penceresinin ta
kendisi olurdu. GSS, belirttiğimiz gibi sadece bir tablo ile çalışır;
ve o tablo da seçilmiş olarak karşımıza gelir. Bu penceresi
inceleyelim. Üstte, sorguda (pardon, süzgeçte) kullanılacak tablo yer
alır. Buraya alan listesi denir. Altta ise süzgeci oluştururken
kullanacağımız, şimdilik boş olan, sorgu tasarım kılavuzu yer alır.
Burada sadece sözme amacıyla yararlanacak da olsak oluşturacağımız
“şey” gerçekten bir sorgudur. Bu bölümde, Alan isimli birinci satırın
birinci sütundaki kutusunun içini, sağda seçme oku belirince oku
tıklayın: yukarıda alan listesinde yer alan alan adlarının burada
sıralandığını göreceksiniz.
Sorgu, burada olduğu gibi ileri düzeyde süzme işlemi için bile olsa,
“veriye soru sorulması” anlamına gelir. GSS’de bir sınıftaki
öğrencilerin sınav notlarını içeren tablomuza örneğin “Son üç sınavda
4,5’dan aşağı not almış öğrenciler kimler?” diye sorabiliriz. Ya da
yemek tariflerini derlediğimiz bir veritabanında, “Kebaplar” tablosuna
“İçinde biber olmayan ve kıyma ile yapılmayan kebaplar hangileri?”
sorusunu yöneltebiliriz. Müzik kaset ve CD’lerinizin veritabanındaki
“Türküler” tablosuna “Yavuz Bingöl’ün 1996’dan sonra çıkmış kaset ve
CD’leri hangileri?” diye sorabiliriz. Ya da elimizdeki Adres Defteri
veritabanında Aile tablosuna “Istanbul ve Niğde’de oturan ve kart
yollamam gereken dostlarım kimler?” şeklinde bir soru yöneltebiliriz.
Bunun için, Alan sırasının birinci sütundaki kutusunun seçme okunu
tıklayarak, alan listesinden Şehir’i seçmemiz gerekir. Sonra, GSS’nin
sadece süzme değil aynı zamanda sıralama yaptığını hatırlayarak, ikinci
sıradaki Sırala kutusunun sağındaki seçme okunu tıklayarak, Artan,
Azalan ve Sırasız seçeneklerinden Artan’ı seçelim. Ve sıra geldi, süzme
için uygulatacağımız ölçütleri belirlemeye. Ölçüt satırının içini
tıklayıp “Istanbul” yazıyoruz. Tırnak işaretlerini siz koymazsanız,
Access koyar. Istanbul VE Niğde’de oturan dostlarımızı birlikte seçmek
için, alttaki VEYA satırına da “Niğde”yazalım. Buraya kadar, tabloya
soracağımız sorunun birinci bölümünü sormuş olduk: Istanbul ve Niğde’de
oturanlar. Şimdi sorgunun ikinci bölümüne geliyoruz: Kart göndermem
gerekenler. İkinci bölümdeki veritabanı alıştırmasını yaptıysanız,
“KartYolla” alanının türünü “Evet/Hayır” yaptığımızı hatırlıyor
olmalısınız. Şimdi, Alan satırının ikinci sütununda KartYolla alanının
seçin; (“Evet” değerlerinin sıraya sokulmasına gerek olmadığına göre
ikinci satırı atlayabilirsiniz) ve Ölçüt sarımına Evet yazın. Araç
çubuğundaki Süzgeçi Uygula simgesi tıklayın ve tablonuzun sadece
Istanbul veya Niğde’de oturanlardan kendilerine kart yollamam
gerekenleri gösterdiğini, diğerlerinin süzüldüğünü ve süzgecin diğer
tarafında kaldığını göreceksiniz.
Kendi kendinizi kutlayabilirsiniz: çünkü sadece Access’in gelişmiş
süzme ve sıralama aracını kullanmakla kaldık; SQL komutu yazmaya da ilk
adımı attık. Şimdi artık Access’te ciddi sorgulama işleri yapabiliriz.
“Sorgu, veriye soru sormaktır!” demiştik. Kimi zaman bir tablonun
cevaplayabileceği soruları, süzme ve hatta sıralama ile
çözümleyebiliriz. Fakat elde iki veya daha çok tablo varsa ne yapanız?
Diyelim ki, siz sadece bir sınıfın değil, beş ayrı sınıfın
öğretmenisiniz ve sınıflarınızda başarı oranını etkileyen garip bir
eğilim farkettiniz. Sizin derslerinizde kız öğrenciler genellikle
başarısız oluyor. Sadece bir sınıfın öğretmeni olsanız, bu kuşkunuzun
yerinde olup olmadığını sınamak için iki süzme işlemi size sonucu
verirdi. (Nasıl?) Fakat beş ayrı sınıf söz konusu olunca, her tablonun
kendi içindeki yüzdeler, anlamlı olmayabilir. Size bütün tablolardan
seçme-süzme yapan bir araç gerekiyor. Ya da beş tabloya birden soru
sormanızı sağlayacak bir araç. Bu aracın adı Sorgu’dur.
Access’in Sorguları

Access 2000, bize altı ayrı sorgu türü veriyor.
Bunlardan Basit Seçme sorgusu, biraz önce ele aldığımız Gelişmiş
Süzme/Sıralama aracının birden fazla tablo kabul edebilenidir. Çapraz
sorgu, verileri gruplandırarak, bunlar için sayım, toplam ve ortalama
gibi hesapları yapar. Örneğin öğrencileri cinsiyetlerine ve derslere
göre gruplandırıp, aldıkları not ortalamalarını göstermek., çapraz
tablo yapmaktır. Çapraz sorgu bir tabloda çalıştığı için, örneğin
öğrencilerinizin notları derslere göre ayrı tablolarda ise bunları bir
tabloda basit seçme sorgusuyla birleştirmeniz gerekir. Tablo yapma
sorgusu, seçme sorgusundan farklı olarak, çalıştığı zaman ortaya bir
tablo penceresi çıkmaz; Access, sizden daha önce aldığı isimle bir
tablo oluşturur. Bu tablo veritabanının parçası haline gelir. Oysa
diğer sorguların sonuçları ancak sorgu çalıştığı sırada vardır.
Güncelleştirme sorgusu, sorgu tasarımı sırasında verdiğiniz bir sabit
değeri veya verdiğiniz bir deyimin o sırada bulunacak sonucunu, tayin
ettiğiniz bir alana yazar. Bu, “Bul-Değiştir” gibi basit bir araç
olmayıp, her kaydı, belirli bir formüle veya kıydın kendi içindeki bir
değere göre yeniden hesaplayabilir. Ekleme ve Silme sorguları da
güncelleştirme sorgusu gibi, ya farklı tabloların kayıtlarını birbirine
ekler, ya da tablolardaki kayıtları siler. Bunların dışında tasarım
sırasında yüklediğiniz işlevlerin bir sonucu olarak bir sorgu Parametre
sorgusu (verdiğiniz görevi yapabilmek için kullanıcıdan bir değer
girmesini isteyen sorgu), SQL Sorgusu (SQL komutlarını kullanarak
birleşim, doğrudan sorgu, veri tanımla ve alt sorgu gibi veritabanınızı
ODBC yoluyla dışarıdan kullanacak kullanıcıları gözönünde tutarak
hazırladığınız sorgular) ve otomatik arama sorgusu (yeni bir kaydın
bazı alanlarının otomatik olarak doldurulmasını sağlayan sorgu,
AutoLookup sorgusu) diye de adlandırılabilir.
Basit Seçme Sorgusu (BSS) dışındaki sorgular, ileri düzeyde Access
bilgisi ve hatta bir ölçüde Programlar İçin Visual Basic (VBA) bilgisi
gerektirebilir. BSS’yi iyi kavrayarak, bu ileri düzeydeki sorgular için
mükemmel bir başlangıç yapabilirsiniz.

Çarş. Ara. 31, 2008 4:51 pm

BSS’in temel özelliklerini sıralarsak, şunlar karşımıza çıkıyor:
1. Sorguda birden fazla tablo kullanabilirsiniz; tablolar arasında oluşturduğunuz ilişkiden yararlanabilirsiniz.
2. Sorgu sonucu sadece istediğiniz alanları görüntüleyebilir; bu sırada
gerekli olmayan sütunları yeni sorgu sonucu tablosuna almayabilirsiniz.
3. Sorgu sonucu oluşacak tabloda alanları istediğiniz sütun sırasına sokabilirsiniz.
4. Seçme işlemi sonucu kaç kaydın görüntülenmesini istiyorsanız, o kadar kayda yer verebilirsiniz.
5. BSS (ve diğer) sorguları icra ettikten sonra, sorguya konu olan
tabloların değerlyeri değişmez; başka bir deyişle sorgular tabloları
sadece “okur,” içeriğini değiştirmezler. Bir sorgu işledikten sonra
tablo oluşturuyorsa (Tablo Yapma Sorgusu ise) ortaya yeni bir tablo
çıkar.
Sorguyu tekrar çalıştırdığınızda bu tablo yeniden yazılır ve Access
2000, Özelleştir kutusunda yaptığınız uyarı ayarlarına göre sizi
uyarabilir.
İkinci bölümdeki Adres Defteri alıştırmasını yaptıysanız, bu veri
tabanını açın ve birlikte bir BSS oluşturalım. Adres Defteri
veritabanını oluşturmadı iseniz, aşağıdaki adımları kendi
veritabanınıza uygulamak zorundasınız. Burada yapmak istediğimiş iş
veya Access 2000’e sormak istediğimiz soru şu: Istanbul’da oturan ve
çocuğu olan dostlarımız kimler, çocuklarının adı ne?
Veritabanı dosyası açıldığında, veritabanı penceresinde, nesneler
listesinde Sorgular satırını tıklayın. Sorgular penceresinde “Tasarım
görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur”
şeklinde iki kısayol göreceksiniz. Pencerenin araç çubuğundaki Yeni
düğmesini tıklarsanız, karşınıza daha çok imkan sunan bir sihirbazın
ilk adımını içeren bir kutu açılacaktır. Bu kutudaki Basit Sorgu
Sihirbazı maddesi, Sorgu nesnesi penceresindeki “Sihirbazı kullanarak
sorgu oluştur” kısayolu ile aynı sonucu verir. İster Yeni’yi tıklayıp
açılan kutudan Basit Sorgu Sihirbazı maddesini seçin, ister “Sihirbazı
kullanarak sorgu oluştur” kısayolunu tıklayın.
BSS sihirbazının ilk penceresinde hangi alanların sorguda bulunmasını
istediğinizi belirtmeniz gerekir. Bir sorgu sadece tablodan değil sorgu
sonucundan da seçme yapabilir; dolayısıyla sol üstteki seçmeli listede
veritabanınızda mevcut bütün tablolar ve sorgular sıralanır. Bu listede
seçilmiş olan tablo veya sorgunun içerdiği alanlar ise sol altta
kullanılabilir alanlar listesinde yer alır. Veritabanımıza soracağımız
sorunun birinci bölümü “Istanbul’da oturan” dostlarımızın seçilmesi
olduğuna göre, bu kişilerin kayıtlı olduğu Aile tablosunu seçmek
zorundayız. Bu alanlardan hangileri BSS sonucu oluşturulacak tablomuzda
yer alsın istiyoruz? Bir kere dostlarımızın adını ve soyadını seçmemiz
gerekir. Seçilecek kişilerin tümünün Istanbul’da oturanlar olması için
Şehir alanının da seçilmesi şart. Bunu yapmak için arzu ettiğimiz
alanın adını bir kere tıkladıktan sonra ortadaki düğmelerden en üstte
olan sağa doğru tek oklu düğmeyi tıklıyoruz. Soldaki alanların tümünün
sorgu sırasında kullanılabilir olmasını isteseydik, ikinci sıradaki iki
oklu düğmeyi tıklamamız gerekirdi. Bir alanı yanlışlıkla sağa
geçirirsek, üçüncü sıradaki sola doğru tek oklu düğmeyi tıklayarak
sorguda kullanabileceğimiz alanlar listesinden çıkartırız. Bu alanların
tümünü sorgu listesinden çıkartmak için el alttaki iki oklu düğmeyi
tıklayabiliriz.
Veritabanına sorduğumuz sorunun ikinci bölümü, Istanbul’da oturan
dostlarımızdan sadece çocukları olanların seçilmesini, üçüncü bölümü
ise çocukların adlarının da listelenmesini gerektirdiğine göre, bize
Çocuklar tablosu ve bu tablodaki çocuk adları alanı da gerekiyor. Şimdi
Tablolar ve sorgular kutusunun seçme okunu tıklayarak açılan listeden
Çocuklar tablosunu seçelim, sonra da bu tablonun Adı adlı alanını sağa
aktaralım. Ama hemen İleri düğmesini tıklamayın.
Şimdi bir an için kendimizi Access 2000’in yerine koyalım: Biraz sonra
bir seçme işlemi yapacağız; çocuğu olan ve Istanbul’da oturan kişileri
seçeğiz. Istanbul’da oturanları seçmek kolay: Eğer Şehir alanındaki
değer “Istanbul” ise bu kişiyi seçebiliriz. Peki bu kişilerin çocuğu
olup olmadığını nasıl bilebiliriz? Veya şöyle soralım: bu kişilerin
çocukları varsa bunları Çocuklar tablosunda nasıl belirleyebiliriz? Bu
iki tablo arasında ilişki sağlayan alanla! Veritabanı tasarımında en
zor nokta, tablolarda gereksiz yere tekrarı önlemek amacıyla alanları
başka tablolara aktarmak gerektiğinden söz ettiğimiz sırada, tablolar
arasında ilişki kurmamız gerektiğini belirtmiştik. İkinci bölümden
hatırlıyorsanız, Aile tablosuyla Çocuklar tablosu arasındaki ilişkiyi,
yani hangi çocuğun hangi aileye mensup olduğunu Aile Sıra No alanındaki
bilgiyi iki tabloda ortak kullanarak biliyoruz. Başka bir deyişle bir
çocuğun Aile Sıra No alanındaki değer, bu çocuğun hangi ailenin üyesi
olduğunu gösteriyor. Sorgu sırasında Access 2000, şöyle düşünebilir:
“Hımm. Istanbul’lu bir kişiyi seçeyim; sonra bu kişinin Aile Sıra No
alanındaki değeri, Çocuklar tablosundaki aynı adlı alanda arayayım;
eğer bu iki değer aynı ise bu çocuğun adını alıp, Istanbullu kişi ile
birlikte kaydedeyim.” Access’in düşündüğünü uygulayabilmesi için, ona
her iki tablodan Aile Sıra No alanını da vermemiz gerekir. O halde önce
açık olan Çocuklar tablosunun, sonra da yeniden Aile tablosunu seçerek,
Aile Sıra No alanlarını sağa aktarın. Bu kutuda işimiz bittiğine göre
Tamam’ı tıklayabilirsiniz. (Sorgu kaç tablodan kaç alan seçmeyi
gerektiyorsa, o kadar alan seçebilirsiniz. Buradaki örnek bu alanları
gerektirdiği için burada duruyoruz; sizin örneğiniz başka tablolardan
başka alanlar gerektiyorsa, seçmeye devam edin.)
Basit sorgu sihirbazının ikinci penceresi, sorgu sonucu oluşturulacak
tabloda kaç kayıt olacağını belirler. Varsayılan değer, seçtiğiniz
tablolardaki tüm kayıtların sorgu sonucu oluşacak tabloya alınmasıdır.
Fakat diyelim ki size sorgu sonucu oluşacak tablonun ilk 5, 25 veya 100
kaydını içeren özet bir tablo da oluşturabilirsiniz. Özet tablo için
Özetk seçeneğini seçin ve Özet Seçenekleri düğmesini tıklayın. Bu iş
bittikten sonra veya Ayrıntılı seçeneğini seçerek, İleriyi
tıklayabilirsiniz.
Üçüncü pencerede yeni sorgunuza isim vermeniz, Son’u tıkladığınızda
sorgunun icra edilmesini mi, yoksa sorguda sihirbazın yapmadığı
değişiklikleri yapmak üzere tasarım görünümünün açılmasını mı
istediğinizi belirtmeniz gerekir. Burada yardım isteyip istemediğinizi
belirteceğiniz bir başka seçenek daha var. Tasarımı güç sorgular
yaptığınızda, Access 2000’in yardım penceresinin açılmış olması size
kolaylık sağlar. Şimdi, sorgunun tasarımı ile ilgili işlerimiz
bitmediği için ikinci seçeneği işaretleyerek Son’u tıklayalım.
Access 2000, seçtiğiniz iki tabloyu sorgu tasarım penceresinin üst
bölümünde gösteriyor. İki tablo arasındaki ilişki çizgisine dikkat
edin; bu ilişkiyi ikinci bölümdeki alıştırma sırasında kurmuştuk.
Access, seçtiğiniz altı alanı, değerleri ne olursa olsun, bütün
kayıtları ile seçmeyi (ve bunu yaparken iki tabloyu birleştirmeyi)
sağlayan bir sorgu tasarımı öneriyor. Bütün alanların seçildiğini,
sorgu tasarım penceresinin alt yarısındaki kılavuzda, Alan satırındaki
alan adlarından anlıyoruz. Bu satıra yazılan alan adlarını inceleyin;
tablo adı ile tablonun alan adı nasıl birleştiriliyor? İkinci satırda
ise tablonun adı belirtiliyor. Sırala satırının boş bırakıldığına
dikkat edin. Göster satırındaki kutuların işaretli olması bu alanın
sorgu sonucu oluşturulacak tabloda gösterileceği anlamına geliyor. Ve
son olarak Ölçüt satırlarının boş olduğuna dikkat edin.
Biz sorgumuzun sadece çocukları olan Istanbulluları kapsamasını
istiyorduk. O halde, Şehir alanının sütununda, Ölçüt satırına
“Istanbul” yazmamız gerekiyor, ki sadece Istanbullular seçilsin. Peki
bunlar arasından çocukları olanları nasıl seçeğiz, Access ile çalışma
konusunda ustalığınız ilerledikçe, bu tür şartlı seçmeleri (SQL
deyiminde “eğer” şartı geçen sorguları) oluşturma becerisi de
edineceksiniz. Fakat şimdilik böyle bir sorgu deyimi oluşturmaya gerek
yok: Access, çocuklar listesindeki Adı değerlerini seçerken, bunların
Aile Sıra No değeri Aile tablosunda Aile Sıra No değerine denk gelmeyen
kayıtları seçmeyecektir. (Aile tablonuzda çocuksuz Istanbullu
dostlarınız, Çocuklar tablosunda da Istanbullu ailelere mensup olmayan
çocuklar bulunmasını sağlayın, ki BSS’in gerçekten işleyip işlemediğini
sınayabilelim.) Şimdi sorgu tasarım penceresinde Şehir sütununda Ölçüt
satırına “Istanbul” yazın. Sorgu sonucu oluşacak yeni tablomuzda iki
ayrı Aile Sıra No sütununa gerek olmadığı için Çocuklar tablosundan
alınacak Aile Sıra No sütununun Görüntüle satırındaki işareti
kaldırabiliriz; fakat BSS’in tablonun ilişki bağından nasıl
yararlandığını görmek için şimdilik bu işareti kaldırmayın. Özetle,
Access 2000 BSS sihirbazının tasarımına sadece Şehir alanında Ölçüt
olarak “Istanbul” kelimesini eklemiş olduk. Bu sırada Access 2000’in
araç buçuğunda ünlem işareti şeklinde bir simge belirdiğini görüyor
musunuz? “Çalıştır” isimli bu araç, Access 2000’e “Bu sorguyu icra et
ve sorduğum sorunun cevabını bana tablo alarak göster!” komutunun
kısayoludur. Şimdi bu simgeyi tıklayalım.
İşte sorumuzun cevabı: Aile listemizde yer alan Şehir alanındaki değer
“Istanbul” olan ve Çocuklar tablosunda kendilerine ait çocuk bulunan
dostlarımızın listesi! Access ile çalışma becerinizi arttırdıkça, her
çocuğu mensup oldukları aile ile aynı satıra “Çocuk 1,” “Çocuk 2” ...
şeklinde yeni sütunlar halinde sıralamayı da sağlayabilirsiniz.
Bu sorgunun verdiği sonuçları doğru bulmuyorsanız, tekrar tasarım
görünümüne dönebilirsiniz. Bunun için Access 2000 araç çubuğunda
tasarım görünümü simgesini tıklayın. Sorgunun tasarımında istediğiniz
değişikleri yaptıktan sonra Çalıştır simgesini tıklayabilirsiniz.
Sorgunun istediğiniz sonucu verdiğini gördükten sonra kapatmaya
kalktığınızda Access 2000 sorguyu veritabanı dosyasının içinde
kaydededecektir.
Bir BSS tasarlamaya çalıştığınız sırada seçtiğiniz tablolar ilişkili
değilse, Access 2000 sizi uyarır ve bu ilişkiyi kurmadan devam etmek
istemez. Sorgu tasarımı sırasında seçtiğiniz tablolar arasındaki ilişki
çizgisini silerek sorguyu çalıştırırsanız, anlamlı olmayan sonuçlar
alırsınız.
İster insanlar arasında, ister tablolar arasında olsun, ilişki zor
şeydir; itina ve dikkat, önceden planlama ve sihirli bir anahtar ister!
İnsanlararası ilişkide sihirli anahtar nedir sorusunu Access 2000’e
ayrılmış bu kitapta ele alamayız. (Zaten bu konu bu kadar bir
kitapçığın kapsamını aşar.) Fakat hemen belirtebiliriz ki, Access’te
başarılı bir veri-işlemin sihirli anahtarı Birincil Anahtar’dır:
tablolar arasındaki ilişkiyi bu Anahtar ile kurarız, ve göreceğimiz
gibi, daha bir çok kapıyı bu anahtarla açarız.
İkinci bölümdeki alıştırmayı yaptıysanız, oluşturduğunuz her tablonun
tasarım görünümünü kapatırken, Access 2000’nin bu tabloda bir Birincil
Anahtar tayin edilmediğini vurgulayarak sizden ısrarla bir alanı
Birincil Anahtar olarak belirleminizi istediğini görmüş olmalısınız.
Neden? Çünkü birincil anahtar her tabloya, daha sonra bir başka tablo
ile ilişkilendirmek istediğinizde bu ilişkide özgün kişiliğini
verecektir. Birincil anahtar olarak belirlenen alandaki bilgilerin
benzersiz olması gerekir. Access sizi buna zorlamaz, ama birincil
anahtar alanındaki bilgileriniz her kayıt için benzersiz değilse, neden
birincil anahtar olarak atamış olabilirsiniz? Birincil anahtar, bir
kaydı, bir başka tablodaki bir kayıtla birleştirmekte kullanacağımız
anahtardır. Birincil anahtarın diğer işlev ve yararlarına kısaca
değindikten sonra kayıt birleştirmedeki rolüne döneceğiz.
Her tablonun bir, ama sadece bir, Birincil Anahtarı olabilir. Access
2000, her tablonun birincil anahtarını otomatik olarak endeksler (ve bu
sayede veritabanı daha hızlı çalışır). Tablonuzda siz bir alanı
Birincil Anahtar olarak atamadıysanız, Access 2000 bir birincil anahtar
alanı oluşturmak ister; bunu onayladığınızda bir otomatik sayı alanı
açar; tablonuzda zaten birinci alanda otomatik sayı türü bir veri
varsa, Access 2000 bu alanı birincil anahtar olarak atar. Bu sebeple,
iyi bir tablo tasarımı ilerde kullanmayacak bile olsanız, birinci alanı
otomatik sayı olarak belirlemeyi gerektirir.
Birincil anahtar, hemen hemen daima sadece bir alandan oluşur. Fakat
Access 2000, ancak çok pahalı veritabanı Server programlarının
yapabileceği bir imkana da sahiptir: veri-işlem işiniz birden fazla
alandan oluşan Birincil anahtar kullanmanızı gerektiriyorsa, bunu
yapabilirsiniz. Çok-alanlı Birincil Anahtar, ileri düzeyde veri-işlem
ve sorgulama bilgisi gerektirir.
Her veri türü birincil anahtar olamaz: birincil anahtar olarak
kullanamayacağınız veri türleri, Internet adres bağlantısı (köprü), OLE
ve not türleridir. Buna göre, metin, sayı, tarih/saat, para birimi,
Evet/Hayır, ve otomatik sayı alanları birincil anahtar olarak
kullanılabilir. Tablolarınız, birincil anahtar alanına göre otomatik
olarak sıralanır. (Eğer bir Evet/Hayır alanını birincil anahtar yapmaya
kararlıysanız, tablonuzda en fazla iki kayıt olması gerekir. Neden?)
Birincil anahtarın tabaloda birinci alan olması gerekmez; herhangi bir
alan birincil anahtar olabilir. Fakat kendinizi tabolalarınızda
birincil anahtar arama zorluğundan kurtarmak için daima birinci alanı
birincil anahtar yapacağınız veriye ayırmanız iyi bir alışkanlık olur

Çarş. Ara. 31, 2008 4:53 pm

Birincil Anahtar Tayininde Püf Noktası

“Tablomda hangi alanı birincil anahtar yapmalıyım?” sorusu
kaçınılmaz olarak sorulacak sorudur. Bu sorunun bir cevabı olabilir:
Benzersiz veri içeren alanlardan birini birincil anahtar yapın.
Birincil anahtar seçiminde anahtar kelime, “benzersiz” kelimesidir!
Seçeceğiniz alandaki veri, her kayıt için özgün olmalıdır; başka hiç
bir kayıtta tekrar etmemelidir. Kişilerin adlarını, soyadlarını içeren
alanlar özgün olamaz. Öğrenci numaraları, araç plaka numaraları da bir
kaç yıl sonra tekrar başka öğrenciye veya araca verilebilir. Telefon
numaraları bir ülke için özgün olabilir (her bölgenin kodu farklı
olacağı ve aynı bölge kodunda benzer numara bulunmayacağı için), ama
veritabanınızda örneğin bölge kodu aynı olan Istanbul ve New York
kentlerindeki dostlarınızın telefon numaraları varsa, zor bir tesadüf
bile olsa, aynı numara bulunabilir.
Birincil anahtar alanı belirlerken, tablonuzda özgün-benzersiz veri
bulunan alan arayın. Bütün alanlarınızdaki verilerin tekrar etmesi
ihtimali varsa, yeni bir alan açın ve içine otomatik sayı koyun..
Gerisini Access 2000 düşünsün!
Bir tabloda birincil anahtar alanı tayini son derece kolaydır. Tabaloyu
tasarım görünümünde açın; birincil anahtar olarak atamak istediğiniz
alanın adının bulunduğu kutuyu sağ-tıklayın ve açılacak menüde birinci
madde olan Birincil Anahtar maddesini seçin. Bu alanın adının önündeki
kutuda küçük bir anahtar simgesi belirecektir.
Birincil anahtarın veritabanı için önemini ortaya koyacak küçük bir
deney yapalım ve sonra birincil anahtarın birincil görevi olan tablo
ilişkilendirme konusuna dönelim.
Yukarıdaki alıştırmayı yaptıysanız Çocuklar tablosunu (veya herhangi
bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edilmiş bir başka tabloyu)
açın, ve yeni bir satırda birincil anahtar alanına mevcut değerlerden
birini tekrar yazın. İşinizin bittiğini belirtmek üzere başka bir
hücreyi tıklayın; Access 2000 hemen hata mesajı verecektir:
Birincil anahtar alanındaki verinin özgün olması gerekir; yoksa bu anahtar aslî görevini yapamaz.
Tablolar arasında ilişki kurmak suretiyle, veritabanı dosyamızı düz
veritabanı olmaktan kurtardığımızı söylemiştik. Tablolar arası ilişki,
Access 2000’in daha hızlı sorgu icrası yapmasını sağlar; veri-işlem
işlerimiz daha verimli olur. Bu sayede verilerimizi güncelleştirirken,
bütün tabloları elden geçirmek ve hatta yeniden girmek zorunda
kalmayız; sadece güncelleştirilmesi gereken tabloya ek veya bu tabloda
değişiklik yaparız.
Bir firma düşünelim: en az 200 firmadan hammadde alıyor ve en az 500
bayie mamül madde veriyor. Bu firmaların adreslerinden, alınan hammadde
ve verilen mamül maddelerin özelliklerine kadar, diyelim ki 2 bin sütun
dolduran verilerimizi tek tabloda topladığımızı varsayalım. Böyle bir
tabloda, aldığımız mallara ilişkin bilgi sütunları, sattığımız mallara
ilişkin satırlarda boş kalırken, sattığımız mallara ilişkin bilgi
sütunları aldığımız mallara ilişkin satırlarda boş bırakılmak
zorundadır. Bu hem gereksiz yere şişkin bir veritabanı dosyasına yol
açar, hem de veri girişinde sayısız hatalara sebep olur. A firmasından
aldığımız yeni bir mala ait yeni bir kayıt girerken, firmanın adından
adresine, faks numarasından posta koduna kadar bütün bilgileri yeni
satıra tekrar yazmak zorunda kalırız. Bu, yeni yazım hatalarına
davetiye çıkartmak demektir. Tekrar eden bu bilgilerin dosya boyutuna
bindireceği yükü düşünün!
Verilerimizi tek tabloda toplamanın sakıncalarını anladık. Ve diyelim
ki elimizde böyle, beş veya altı tabloya bölünmüş bir veritabanı var.
Şimdi, son 3 ay içinde mal aldığımız firmaların bir dökümünü çıkartmak
istiyoruz. Beş-altı ayrı tabloyu mu kağıda dökeceğiz? Bu ayrı ayrı
tablolara bölünmüş bilgileri nasıl birleştireceğiz? Başka bir deyişle,
ayrı tablolara böldüğümüz verileri işare yarar, anlamlı diziler haline
getirmek için nasıl birleştirebiliriz?
Bunu, tabloları herbirinin diğeri için anlamlı tek özgün alanından,
yani Birincil Anahtarlarından birleştirerek yapabiliriz. Veritabanınızı
bu birden fazla tabloya bölerek ve herbirine özgün birincil anahtar
alanları koyarak tasarlasanız bile, aynı veritabanı içinde yer
alıyorlar diye tablolarınız kendiliklerinden ilişki kurmazlar. Bunu
bizim sağlamamız gerekir. Kendi tablolarımızda kendi ilişkilerimizi
oluşturmadan önce, Access 2000’nin bunu nasıl sağladığını görmek,
ilişki konusunda bize daha iyi fikir verecektir. Bunun için Access
2000’i çalıştırın; Yeni veritabanı oluşturmak üzere açılan pencerede
Veritabanları sekmesini seçin ve Stok Yönetimi şablonunu işaretleyin.
Yeni boş stok yönetimi veritabanınız oluşturulduğunda, eğer Access
penceresi içinde küçültülmüş durumda ise veritabanı penceresini
büyütün; Switchboard adı verilen veritabanını kullanmanız için
oluşturulan grafik arayüzü kapatın. Stok Yönetimi1 adlı yeni stok
yönetimi veritabanınızın nesnelerinden Tablolar’ı seçtiğinizde, yedi
adet aslî tablo oluşturulduğunu göreceksiniz: Ürünler, stok
hareketleri, kategoriler, çalışanlar, sipariş formları, üreticiler ve
nakliye yöntemleri. Stok yönetimi konusu ile hiç ilginiz yoksa bile,
sadece ilişki konusunu kavramak için, bu tabloların bir firmanın
elindeki stokları takip için gerekli ve yeterli olduğunu varsayalım.
Şimdi, Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin. Karşınıza şuna benzeyen bir pencere açılacaktır:
Açılan penceredeki kutular arasındaki çizgiler buradaki görüntüye
benzemiyorsa, kutuları Mouse işaretçisiyle başlıklarından tutarak
sürükleyebilir ve konumlarını buradakine benzer şekle getirebilirsiniz.
Bu pencerede, kutuların başlığının tablo adlarını içerdiğine dikkat
edin. Kutuların içindeki maddeler ise tablolardaki alanların adlarıdır.
Her tablonun kutusunda bir alan adının koyu yazıldığını görüyor
musunuz? Bu, o tablonun birincil anahtarı olan alandır. Bazı alanlardan
çıkan çizgilerin diğer bir kutudaki alana bağlandığını görüyorsunuz.
Dikkat ederseniz, aralarında çizgi bulunan alan adlarının aynı olduğunu
da göreceksiniz.
Bu çizgilere ilişki denir; tabloların birbirleri ile hangi alanlarından
ilişkide olduklarını gösterir. Şemaya veya Access İlişkiler
Penceresi’ne tekrar bakarsanız, ilişki çizgilerinin bazılarının sol
ucunda “1,” sağ ucunda sonsuz işaretinin bulunduğunu, bazı ilişkilerde
işaretlerin yer değiştirdiğini ve diğerlerinde ise çizgilerin işaretsiz
olduğunu göreceksiniz. Bu işaretler kurulan bağın niteliğini gösterir;
bağın niteliği ise daha sonra iki tablo arasında yapılabilecek
birleştirmede hangi kayıtların hangi kayıtlarla birleştirileceği veya
Access’in deyimiyle eşleştirileceğini tayin eder. Bu tanımla biraz
şifreli görünüyorsa da Access’te kurabileceğimiz ilişkilerin
niteliklerini ele alınca manzara aydınlığa çıkacaktır. Tablolarınızın
arasında üç tür ilişki olabilir:
Bire bir ilişki: İlişkilendirdiğiniz iki tablodan birincisi ile
ikincisi arasında sadece bir kayıt eşleşebilir. Bu tür ilişkilendirmeyi
tabalolarımızda sık kullanmadığımızı göreceksiniz; çünkü genellikle
böyle tek gerçekli tablo yapmayız.
Bir-çok ilişkisi: Birbirine bağladığımız iki tablodan birindeki bir
kayıt diğer tabloda birden fazla kayıtla eşleşebilir. İkinci bölümdeki
örneğimizi hatırlarsanız: bir ailenin birden fazla çocuğu olabilir;
fakat her çocuğun sadece bir ailesi olabilir. Dostlarnımızın
çocuklarıyla birlikte bir tablosunu edinmek istersek, üç çocuklu
dostlarımızın adı yeni tabloya üç ayrı satırda yazılacak, iki çocuklu
dostlarımızın adları iki, tek çocuklu dostlarımızın adları ise bir kere
girecektir. Neden? Çünkü aile bağı (Aile Sıra No alanı), Çocuklar
tablosunda çok kayda işaret ediyor.
Çok-çok ilişkisi: İlişkilendirdiğimiz tablolardan birincisinde birden
fazla alan, ikincisinde birden fazla kayda (ve tabiî ikincisindeki
birden fazla alan birinci tablodaki birden fazla kayda) işaret
ediyorsa, bu kez tablolar arasında çok-çok ilişkisi var demektir. Örnek
tablomuzda böyle bir durum yok, ama bir sipariş veritabanı düşünün: her
bir sipariş emrinde birden fazla mal sipariş ediliyor olabilir; mal
tablosunda ise her bir mal birden fazla sipariş tablosunda görünüyor
olabilir. Böyle bir ilişkinin sonucu ortaya çıkacak üçüncü tabloda hem
hem her bir sipariş, hem de her bir mal birden fazla satırda
görünecektir.

Çarş. Ara. 31, 2008 4:54 pm

Şimdi bu bilgilerin ışığında biraz önce oluşturduğunuz Stok Yönetimi
veritabanının ilişkiler penceresine bakalım. Şimdi bu veritabanındaki
dosyaları kullanarak, firmamızın verdiği siparişlerle ilgili ve
siparişi veren personele göre sipariş miktarlarını gösteren yeni bir
tablo yapabilir miyiz? Yapabiliriz. Siparişi veren Personel, hangi
tabloda hangi alandaki bilgi ile bulunacak? Çalışanlar tablosundaki
ÇalışanNo alanındaki veri ile. Peki, bu alandaki kayıtlar, hangi
tablodaki hangi alanda bulunan kayıtlarla eşleştirilecek? Sipariş
formları tablosundaki ÇalışanNo alanındaki kayıtla. Yani Çalışanlar
tablosundaki ÇalışanNo alanındaki veri Ahmet Çalışkan arkadaşımıza ait
812 ise ve bu değer, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda ÇalışanNo
alanındaki değerlerle eşleşiyorsa, bu kayıt yeni tablomuza alınacak;
sonra sırasıyla diğer değerler taranacak, eşleşenler yeni tabloya dahil
edilecektir. (“Yeni tablo nerede ve nasıl oluşacak?” sorusunu şimdilik
sormayın; bunu Sorgu ile yapacağız; ve daha sonra ele alacağız.)
Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanında Mehmet Tembeloğlu arkadaşızı
belirten 813 şeklindeki veri, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda
ÇalışanNo alanındaki hiç bir veri ile eşleşmiyorsa ne olacak? Yeni
tabloda 813 şeklindeki ÇalışanNo’yu içeren bir kayıt olmayacaktır. Ve
muhtemelen Mehmet Tembeloğlu, neden hiç sipariş vermediğini izah etmek
zorunda kalacaktır!
Tablolarımız arasında ilişki oluşturma işini kendimiz yapmak istersek,
yine biraz önce açtığımız Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini
geçerek açtığımız pencereyi açmamız gerekir. İkinci bölümdeki Adres
Defteri alıştırmasını yaptıysanız, şimdi bu veritabanı dosyasını
açabilirsiniz. Bu alıştırmayı yapmadı iseniz, şimdi ikinci bölüme dönüp
bu dosyayı oluşturabilirsiniz! Veritabanı açıldığında veya tabloları
oluşturma işini bitirdiğinizde Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini
seçin. Karşınıza şuna benzeyen bir görünüm gelecektir:
Biz kurmadığımız halde iki tablomuz arasındaki bu ilişki, Çocuklar
tablosunu oluştururken, Aile Sıra No alanının doldurulması için Aile
tablosunun aynı adlı alanına girilmiş kayıtlara bakılmasını istemiş
olmamızdan kaynaklanıyor. Burada gördüğünüz çizgiyi ortasından sağ
tıklayın ve açılan menüden Sil maddesini seçin; Access silme işlemini
onaylattırmak istediğinde Evet’i tıklayın. Şimdi ilişki oluşturmaya
sıfırdan başlayabiliriz.
Önce bir kere daha kurmak istediğimiz ilişkinin amacını tekrar edelim:
yeni adres defterimizi oluşturduğumuz sırada öyle bir an olabilir ki,
dostlarımızın çocuklarını gösteren, veya çocukların ailelerine göre
sıralandığı bir liste yapmak isteyebiliriz. Böyle bir yeni tablo
oluşturmaya kalktığımızda, Access’in hangi çocuğun hangi aileye ait
olduğunu bilmesi gerekir. Bunu iki tabloyu ilişkilendirerek veya başka
bir ifadeyle Access’e, hangi çocuğun hangi aileye ait olduğunu nasıl
belirleyeceğini söyleyerek yapabiliriz. Access’e şunu söylemek
zorundayız: Çocuklar tablosundaki kayıtlarla Aile tablosundaki
kayıtları birleştirirken birinci tablonun Aile Sıra No alanındaki
değerin Çocuk tablosundaki kaydın aynı isimli alanındaki değerle
eşleşip eşleşmediğine dikkat et; eğer bu veriler aynı ise o zaman bu
çocuk o aileye ait demektir; iki kaydı birleştirebilirsin.
Bunu söylemenin yolu ise çok kolay: İlişkiler tablosuna ait kutudaki
AileSıraNo satırını Mouse işaretçisiyle tutup, götürüp Çocuk
tablosundaki AileSıraNo satırının üzerine bırakın. (İlişkiler
penceresini açtığınızda tablolarına ilişkin kutuları göremiyorsanız,
İlişkiler menüsünden Tablo Göster maddesini; açılacak kutuda kayıtları
arasında ilişki kuracağınız, dolayısıyla görüntülenmesini istediğiniz
tabloları seçerek Ekle düğmesini tıklayın.)
Sürükleme sırasında Mouse işaretçisinin dikdörtgen ilişki simgesine
dönüştüğünü göreceksiniz (işaretli). Mouse işaretçisi bırakacağınız
yere dikkat etmelisiniz: Access 2000, dörtgeni hangi alan adı üzerinde
bırakırsanız, o alanı ilişkilendirir. Mouse’un sol düğmesini
bıraktığınız anda İlişkileri Düzenle diyalog kutusu açılacaktır.
Burada solda ilişkinin başladığı tablo ve alan ile ilişkinin kurulduğu
tablo ve alan gösterilmektedir. Her ikisinin de seçme düğmelerini
tıklayarak başka alanlar seçebilirsiniz. Bu listenin altında, “Bilgi
tutarlılığına zorla” seçeneğine işaret koyarsanız, Access 2000 size iki
seçenek daha verir: ilişkinin sol tarafındaki alan güncelleştirilirse,
bulişkiye dahil tabloların da güncelleştirilmesi, alan silinecek olursa
diğer tablodaki kayıtların da silinmesini sağlayabilirsiniz.
(Güncelleştirme kullanışlı bir seçenek olmakla birlikte, silme işlemini
otomatik hale getirmek, istemeden bilgi kaybına uğramanıza yol
açabilir.)
İlişkileri
Düzenle kutusunun sağ tarafındaki düğmelerden Birleştirme Türü
düğmesini tıklaksanız, ilişkinin yönü ve türünü belirleme imkanını
veren, üç seçenekli Birleştirme Özellikleri kutusunu açmış olursunuz.
Burada yapacağınız tercihler, hangi tablodan hangi kaydın alınacağını
belirler. (Sırasıyla her üç seçeneği seçtiğinizde, ilişki çizgisinin
ucundaki okların yönünün nasıl değiştiğine dikkat edin.)
Kutuları
sarısayla kapattığınızda, iki tabloyu ilişkilendirmiş, başka bir
deyişle Access 2000’i bu tabloları kullanarak yapacağınız veri-işleme
hazırlamış olursunuz. Bir veritabanındaki tablolar arasında ilişkileri
oluştuğunuz zaman Access 2000, hiç bir yapmayacak, söz gelimi ortaya
yeni bir tablo veya rapor çıkartmayacaktır. Bunu yapması için gerekli
talimatı daha sonra vereceğiz. Şimdilik sadece Access’e, bu talimatı
yerine getirmesi için gerekli bilgiyi vermiş, veritabanımızın tabloları
arasındaki bağları tanıtmış olduk.
Access 2000’in
veri-işlem işleri için yapması gereken bir diğer hazırlık ise Endeks
çıkartmaktır. Veritabanımızın tablolarını neden endekslettirmek
isteriz? Daha sonra yapacağımız veri-işlemleri hızlı olsun diye? Access
2000’ın endeksi, tıpkı bir kitabın arkasındaki endeks gibi çalışır:
aradığınızı kolay bulursunuz. Burada bulma işlemini kitap okurundan
farklı olarak kullanıcı değil Access yapmaktadır. Access, kendi
endekslerini, vereceğiniz sorgu talimatlarını icra ederken, tabloları
sıraya sokarken, rapor oluştururken ve arama yaparken kullanır.
Köprü, not ve
OLE nesnesi içeren alanlar dışındaki tür alan türleri endekslenebilir.
Sadece Birincil Anahtar olan alan değil, bütün alanlar (türü uygunsa)
endekslenebilir; birincil anahtar alanı otomatik endekslenir. Endeks,
sorgu, sıralama ve aramayı hızlandırır; fakat bir veri tabanında ne
kadar çok alan endeksleniyorsa, Access 2000’in veriişlem hızı o kadar
azalabilir. Access 2000’e tablo tasarımı sırasında, endeks yaparken
birden fazla benzer kayıt bulunması halinde ne yapması gerektiğini biz
söyleriz. Tablo tasarım penceresinde bir alan türünü tıkladığınızda,
alan türü elverişli ise, pencerenin Alan Özellikleri bölümünde Sıralı
satırı belirir. (Access 2000, endekse yardım dosyalarında “dizin”
derken burada “Sıralı” demeyi tercih ediyor. Ama bu kadar kusur, kadı
kızında da olur!) Bu satırın içini ve sağında belirecek seçme okunu
tıklarsanız, üç seçeneğiniz bulunduğunu görürsünüz: “Endeks yapma!”
anlamına “Hayır” ; “Endeks yap, ve tekrarlara aldırma!” anlamına “Evet,
Tekrarlama Var”; ve “Endeks yap ve bu arada tekrarları yakala!”
anlamına “Evet, Tekrarlama Yok.” Bu sonuncu tercihi seçerseniz, Access,
endekslenmiş alanlarda, tüm kayıtların benzersiz olmasına dikkat eder
ve sizi uyarır.
Böylece,
veritabanımızı birincil anahtarları, ilişkileri ve endeksi ile
veri-işleme hazırlamış bulunuyoruz. Bundan sonra, tablolarımızı
sorgulayabilir; tablolar ve sorgulardan raporlar hazırlayabiliriz.
Verilerimizi,
kelime işlem programının içinde tablolar oluşturup, bu tabloların içine
yazmıyorsak, bunun bir nedeni olabilir: Verişlem programlarının sorgu
aracı. Sorgu veya Query, veritabanı fikri ortaya atıldığı günden beri
var. Hatta, veritabanı dosyalarının, diğer bilgisayar kayıt
dosyalarından ayrışmasını sağlayan unsur, sorgudur. Bir veritabanı
dosyasındaki bilgileri sorgulama ve bu verilerden yeni bilgiler elde
etme ihtiyacı o kadar belirgin hale geldi ki, bilgisayar mühendisleri
sırf bu iş için bir dil bile icad ettiler: Sorgu Dili (Query Language).

Ne var ki,
veritabanı biçimi kadar sorgulama dili ortalığı kaplayınca, belli başlı
bilgisayar donanım ve yazılım firmaları ve üniversiteler biraraya
gelerek, bu kargaşaya son vermek üzere kolları sıvadılar; ve ortaya SQL
(Structured-Yapılandırılmış Sorgu Dili) çıktı.

Çarş. Ara. 31, 2008 4:56 pm

Yapılandırılmış Sorgu Dilinin Kısa Tarih

i
SQL, 1980’lerin başlarında Sybase firması tarafından UNIX ortamı için
geliştirildi. Microsoft firması, Sybase’den ruhsatını aldığı bu
teknolojiye dayanan MicrosoftSQL Server programını 1987’de Windows 3
için piyasaya sürdü. Ertesi yıl, MS, Sybase ve Ashton-Tate firmaları
MSSQL-Server’nın OS/2 sürümünü ortaklaşa hazırladılar ve daha sonra
IBML’in de katıldığı bu çaba 1991’e kadar sürdü. Ashton-Tate’in bu
birlikten 1990’da çekilmesi üzerine, Sybase ve MS yeni bir anlaşma
yaparak, dili ve Server’ı, Windows NT ortamı için birlikte geliştirmeye
başladılar. Bu çabanın sonucu SQL Server programı oldu. Bu program,
bugün 7’nci sürümündedir.
Bir taraftan endüstri çapında geçerli bir teknoloji ve bu teknolojinin
başlıca aracı olan bir dilin adı olarak SQL, diğer taraftan Microsoft
firmasının bu teknoloji ve dili kullanan bir programının adında (SQL
Server) kullanıldığı için, sadece Microsoft’a ve Windows ortamına ait
sanılabilir. Bu doğru değildir. SQL, bugün piyasada bulabileceğiniz
belli başlı veritabanı oluşturma ve veri-işlem programlarının ortak
dilidir.
Microsoft Access, 1992 yılında dünyaya geldi; ve ilk günden itibaren
tek başına bir veritabanı oluşturma ve işleme programı olarak değil,
fakat daha büyük veritabanı dosyalarına, veri bankalarına bağlanabilen
ve oradaki verileri işleyebilen bir program olarak tasarlandı. Access
2000, Access Projesi (Dosya menüsünden Yeni maddesini ve açılan şablon
kutusunda “Proje (Yeni Veritabanı)” adlı simgeyi tıklayın) dosyaları
oluşturarak, SQL Server dosyalarına ulaşabilir; bu dosyalarda SQL
sorguları çalıştırabilir.
İyi bir Access kullanıcısı, bu programla büyük veritabanı mimarisine
adam atabilir; ileri düzeyde veri-işlem tekniklerini öğrenebilir. Veri
Madenciliği (Data Mining) teknolojileri, Online Analytical Processing
(OLAP) teknikleri ve günümüzde veri yönlendirmeli Web uygulamaları,
SQL’e dayanan gelişmelerdir. Access’te öğreceğiniz SQL, size bu
teknolojilerie ilk adımı atmayı sağlayacaktır.
Access’te SQL’e ilk adım ise daha önce gördüğümüz Süzme işleminin son
bölümünde kısaca sözünü ettiğimiz Gelişmiş Süzme/Sıralama aracı ile
atılabilir. Aslında Access’te yaptığımız seçme veya Form yoluyla süzme
işlemleri, bir sorgu işlemidir; ancak bu sorgunun SQL komutunu (veya
Access’in kullandığı kelimeyle, “deyimini”) Access kendisi oluşturur.
Gelişmiş Süzme/Sıralama (GSS), diğer süzme işlemlerine göre “ileri”
sayılırsa da, bir sorgu deyimi (SQL komutu) yazmanın yanında basit
sayılabilir. Bu sebeple, tabir yerinde ise Access’in desteklediği bir
sorgu geliştirme işlemi olan GSS’yı sorguya giriş konusu olarak ele
alabiliriz. GSS’yı kavradığımız anda sorgu tekniğini kavramış oluruz.
Access’in sorgu tekniği ise daha genel SQL’e giriş sayılır.
GSS’nin bir sorgu aracı olarak sınırlamaları vardır. Sadece bir
tablonun içerdiği verilerle çalışabilir; birden fazla tablo veya başka
sorguların sonuçlarını kullanamaz. Sonuç itibariyle gSS de bir tabloda
belirli ölçütleri karşılayan kayıtları görünteleme aracından başka bir
şey değil; birden çok tabloda sorgu yapmak için gerçek sorgu aracını
kullanıp, gerçek SQL komutları yaszmamız gerekir. GSS’te verilere
sadece basit sorular sorabiliriz. (Daha gelişmiş sorgular için, gerçek
sorgu aracını kullanırız.) GSS ile yapacağımız süzme sonunda
görüntülenen kayıtların bütün alanları görüntülenir; oysa gerçek
sorguda ortaya çıkacak yeni tablo veya formda hangi alanlar olsun
istiyorsanız o alanlar olur. Bu sınırlamalarına rağmen (belki de bu
yüzden) GSS, Access’te sorguya giriş için mükemmel bir adım sayılır.
Şimdi bir tabloyu açın ve Kayıtlar menüsünden önce Süz, sonra Gelişmiş
Süzme/Sıralama maddesini seçin.
Bu, eğer başta tablo ekleyebilseydik, sorgu hazırlama penceresinin ta
kendisi olurdu. GSS, belirttiğimiz gibi sadece bir tablo ile çalışır;
ve o tablo da seçilmiş olarak karşımıza gelir. Bu penceresi
inceleyelim. Üstte, sorguda (pardon, süzgeçte) kullanılacak tablo yer
alır. Buraya alan listesi denir. Altta ise süzgeci oluştururken
kullanacağımız, şimdilik boş olan, sorgu tasarım kılavuzu yer alır.
Burada sadece sözme amacıyla yararlanacak da olsak oluşturacağımız
“şey” gerçekten bir sorgudur. Bu bölümde, Alan isimli birinci satırın
birinci sütundaki kutusunun içini, sağda seçme oku belirince oku
tıklayın: yukarıda alan listesinde yer alan alan adlarının burada
sıralandığını göreceksiniz.
Sorgu, burada olduğu gibi ileri düzeyde süzme işlemi için bile olsa,
“veriye soru sorulması” anlamına gelir. GSS’de bir sınıftaki
öğrencilerin sınav notlarını içeren tablomuza örneğin “Son üç sınavda
4,5’dan aşağı not almış öğrenciler kimler?” diye sorabiliriz. Ya da
yemek tariflerini derlediğimiz bir veritabanında, “Kebaplar” tablosuna
“İçinde biber olmayan ve kıyma ile yapılmayan kebaplar hangileri?”
sorusunu yöneltebiliriz. Müzik kaset ve CD’lerinizin veritabanındaki
“Türküler” tablosuna “Yavuz Bingöl’ün 1996’dan sonra çıkmış kaset ve
CD’leri hangileri?” diye sorabiliriz. Ya da elimizdeki Adres Defteri
veritabanında Aile tablosuna “Istanbul ve Niğde’de oturan ve kart
yollamam gereken dostlarım kimler?” şeklinde bir soru yöneltebiliriz.
Bunun için, Alan sırasının birinci sütundaki kutusunun seçme okunu
tıklayarak, alan listesinden Şehir’i seçmemiz gerekir. Sonra, GSS’nin
sadece süzme değil aynı zamanda sıralama yaptığını hatırlayarak, ikinci
sıradaki Sırala kutusunun sağındaki seçme okunu tıklayarak, Artan,
Azalan ve Sırasız seçeneklerinden Artan’ı seçelim. Ve sıra geldi, süzme
için uygulatacağımız ölçütleri belirlemeye. Ölçüt satırının içini
tıklayıp “Istanbul” yazıyoruz. Tırnak işaretlerini siz koymazsanız,
Access koyar. Istanbul VE Niğde’de oturan dostlarımızı birlikte seçmek
için, alttaki VEYA satırına da “Niğde”yazalım. Buraya kadar, tabloya
soracağımız sorunun birinci bölümünü sormuş olduk: Istanbul ve Niğde’de
oturanlar. Şimdi sorgunun ikinci bölümüne geliyoruz: Kart göndermem
gerekenler. İkinci bölümdeki veritabanı alıştırmasını yaptıysanız,
“KartYolla” alanının türünü “Evet/Hayır” yaptığımızı hatırlıyor
olmalısınız. Şimdi, Alan satırının ikinci sütununda KartYolla alanının
seçin; (“Evet” değerlerinin sıraya sokulmasına gerek olmadığına göre
ikinci satırı atlayabilirsiniz) ve Ölçüt sarımına Evet yazın. Araç
çubuğundaki Süzgeçi Uygula simgesi tıklayın ve tablonuzun sadece
Istanbul veya Niğde’de oturanlardan kendilerine kart yollamam
gerekenleri gösterdiğini, diğerlerinin süzüldüğünü ve süzgecin diğer
tarafında kaldığını göreceksiniz.
Kendi kendinizi kutlayabilirsiniz: çünkü sadece Access’in gelişmiş
süzme ve sıralama aracını kullanmakla kaldık; SQL komutu yazmaya da ilk
adımı attık. Şimdi artık Access’te ciddi sorgulama işleri yapabiliriz.
“Sorgu, veriye soru sormaktır!” demiştik. Kimi zaman bir tablonun
cevaplayabileceği soruları, süzme ve hatta sıralama ile
çözümleyebiliriz. Fakat elde iki veya daha çok tablo varsa ne yapanız?
Diyelim ki, siz sadece bir sınıfın değil, beş ayrı sınıfın
öğretmenisiniz ve sınıflarınızda başarı oranını etkileyen garip bir
eğilim farkettiniz. Sizin derslerinizde kız öğrenciler genellikle
başarısız oluyor. Sadece bir sınıfın öğretmeni olsanız, bu kuşkunuzun
yerinde olup olmadığını sınamak için iki süzme işlemi size sonucu
verirdi. (Nasıl?) Fakat beş ayrı sınıf söz konusu olunca, her tablonun
kendi içindeki yüzdeler, anlamlı olmayabilir. Size bütün tablolardan
seçme-süzme yapan bir araç gerekiyor. Ya da beş tabloya birden soru
sormanızı sağlayacak bir araç. Bu aracın adı Sorgu’dur.

Çarş. Ara. 31, 2008 4:57 pm

Access’in Sorguları
aldığımız Gelişmiş Süzme/Sıralama aracının birden
fazla tablo kabul edebilenidir. Çapraz sorgu, verileri gruplandırarak,
bunlar için sayım, toplam ve ortalama gibi hesapları yapar. Örneğin
öğrencileri cinsiyetlerine ve derslere göre gruplandırıp, aldıkları not
ortalamalarını göstermek., çapraz tablo yapmaktır. Çapraz sorgu bir
tabloda çalıştığı için, örneğin öğrencilerinizin notları derslere göre
ayrı tablolarda ise bunları bir tabloda basit seçme sorgusuyla
birleştirmeniz gerekir. Tablo yapma sorgusu, seçme sorgusundan farklı
olarak, çalıştığı zaman ortaya bir tablo penceresi çıkmaz; Access,
sizden daha önce aldığı isimle bir tablo oluşturur. Bu tablo
veritabanının parçası haline gelir. Oysa diğer sorguların sonuçları
ancak sorgu çalıştığı sırada vardır. Güncelleştirme sorgusu, sorgu
tasarımı sırasında verdiğiniz bir sabit değeri veya verdiğiniz bir
deyimin o sırada bulunacak sonucunu, tayin ettiğiniz bir alana yazar.
Bu, “Bul-Değiştir” gibi basit bir araç olmayıp, her kaydı, belirli bir
formüle veya kıydın kendi içindeki bir değere göre yeniden
hesaplayabilir. Ekleme ve Silme sorguları da güncelleştirme sorgusu
gibi, ya farklı tabloların kayıtlarını birbirine ekler, ya da
tablolardaki kayıtları siler. Bunların dışında tasarım sırasında
yüklediğiniz işlevlerin bir sonucu olarak bir sorgu Parametre sorgusu
(verdiğiniz görevi yapabilmek için kullanıcıdan bir değer girmesini
isteyen sorgu), SQL Sorgusu (SQL komutlarını kullanarak birleşim,
doğrudan sorgu, veri tanımla ve alt sorgu gibi veritabanınızı ODBC
yoluyla dışarıdan kullanacak kullanıcıları gözönünde tutarak
hazırladığınız sorgular) ve otomatik arama sorgusu (yeni bir kaydın
bazı alanlarının otomatik olarak doldurulmasını sağlayan sorgu,
AutoLookup sorgusu) diye de adlandırılabilir.
Basit Seçme Sorgusu (BSS) dışındaki sorgular, ileri düzeyde Access
bilgisi ve hatta bir ölçüde Programlar İçin Visual Basic (VBA) bilgisi
gerektirebilir. BSS’yi iyi kavrayarak, bu ileri düzeydeki sorgular için
mükemmel bir başlangıç yapabilirsiniz. BSS’in temel özelliklerini
sıralarsak, şunlar karşımıza çıkıyor:
1. Sorguda birden fazla tablo kullanabilirsiniz; tablolar arasında oluşturduğunuz ilişkiden yararlanabilirsiniz.
2. Sorgu sonucu sadece istediğiniz alanları görüntüleyebilir; bu sırada
gerekli olmayan sütunları yeni sorgu sonucu tablosuna almayabilirsiniz.
3. Sorgu sonucu oluşacak tabloda alanları istediğiniz sütun sırasına sokabilirsiniz.
4. Seçme işlemi sonucu kaç kaydın görüntülenmesini istiyorsanız, o kadar kayda yer verebilirsiniz.
5. BSS (ve diğer) sorguları icra ettikten sonra, sorguya konu olan
tabloların değerlyeri değişmez; başka bir deyişle sorgular tabloları
sadece “okur,” içeriğini değiştirmezler. Bir sorgu işledikten sonra
tablo oluşturuyorsa (Tablo Yapma Sorgusu ise) ortaya yeni bir tablo
çıkar. Sorguyu tekrar çalıştırdığınızda bu tablo yeniden yazılır ve
Access 2000, Özelleştir kutusunda yaptığınız uyarı ayarlarına göre sizi
uyarabilir.
İkinci bölümdeki Adres Defteri alıştırmasını yaptıysanız, bu veri
tabanını açın ve birlikte bir BSS oluşturalım. Adres Defteri
veritabanını oluşturmadı iseniz, aşağıdaki adımları kendi
veritabanınıza uygulamak zorundasınız. Burada yapmak istediğimiş iş
veya Access 2000’e sormak istediğimiz soru şu: Istanbul’da oturan ve
çocuğu olan dostlarımız kimler, çocuklarının adı ne?
Veritabanı dosyası açıldığında, veritabanı penceresinde, nesneler
listesinde Sorgular satırını tıklayın. Sorgular penceresinde “Tasarım
görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur”
şeklinde iki kısayol göreceksiniz. Pencerenin araç çubuğundaki Yeni
düğmesini tıklarsanız, karşınıza daha çok imkan sunan bir sihirbazın
ilk adımını içeren bir kutu açılacaktır. Bu kutudaki Basit Sorgu
Sihirbazı maddesi, Sorgu nesnesi penceresindeki “Sihirbazı kullanarak
sorgu oluştur” kısayolu ile aynı sonucu verir. İster Yeni’yi tıklayıp
açılan kutudan Basit Sorgu Sihirbazı maddesini seçin, ister “Sihirbazı
kullanarak sorgu oluştur” kısayolunu tıklayın.
BSS sihirbazının ilk penceresinde hangi alanların sorguda bulunmasını
istediğinizi belirtmeniz gerekir. Bir sorgu sadece tablodan değil sorgu
sonucundan da seçme yapabilir; dolayısıyla sol üstteki seçmeli listede
veritabanınızda mevcut bütün tablolar ve sorgular sıralanır. Bu listede
seçilmiş olan tablo veya sorgunun içerdiği alanlar ise sol altta
kullanılabilir alanlar listesinde yer alır. Veritabanımıza soracağımız
sorunun birinci bölümü “Istanbul’da oturan” dostlarımızın seçilmesi
olduğuna göre, bu kişilerin kayıtlı olduğu Aile tablosunu seçmek
zorundayız. Bu alanlardan hangileri BSS sonucu oluşturulacak tablomuzda
yer alsın istiyoruz? Bir kere dostlarımızın adını ve soyadını seçmemiz
gerekir. Seçilecek kişilerin tümünün Istanbul’da oturanlar olması için
Şehir alanının da seçilmesi şart. Bunu yapmak için arzu ettiğimiz
alanın adını bir kere tıkladıktan sonra ortadaki düğmelerden en üstte
olan sağa doğru tek oklu düğmeyi tıklıyoruz. Soldaki alanların tümünün
sorgu sırasında kullanılabilir olmasını isteseydik, ikinci sıradaki iki
oklu düğmeyi tıklamamız gerekirdi. Bir alanı yanlışlıkla sağa
geçirirsek, üçüncü sıradaki sola doğru tek oklu düğmeyi tıklayarak
sorguda kullanabileceğimiz alanlar listesinden çıkartırız. Bu alanların
tümünü sorgu listesinden çıkartmak için el alttaki iki oklu düğmeyi
tıklayabiliriz.
Veritabanına sorduğumuz sorunun ikinci bölümü, Istanbul’da oturan
dostlarımızdan sadece çocukları olanların seçilmesini, üçüncü bölümü
ise çocukların adlarının da listelenmesini gerektirdiğine göre, bize
Çocuklar tablosu ve bu tablodaki çocuk adları alanı da gerekiyor. Şimdi
Tablolar ve sorgular kutusunun seçme okunu tıklayarak açılan listeden
Çocuklar tablosunu seçelim, sonra da bu tablonun Adı adlı alanını sağa
aktaralım. Ama hemen İleri düğmesini tıklamayın.
Şimdi bir an için kendimizi Access 2000’in yerine koyalım: Biraz sonra
bir seçme işlemi yapacağız; çocuğu olan ve Istanbul’da oturan kişileri
seçeğiz. Istanbul’da oturanları seçmek kolay: Eğer Şehir alanındaki
değer “Istanbul” ise bu kişiyi seçebiliriz. Peki bu kişilerin çocuğu
olup olmadığını nasıl bilebiliriz? Veya şöyle soralım: bu kişilerin
çocukları varsa bunları Çocuklar tablosunda nasıl belirleyebiliriz? Bu
iki tablo arasında ilişki sağlayan alanla! Veritabanı tasarımında en
zor nokta, tablolarda gereksiz yere tekrarı önlemek amacıyla alanları
başka tablolara aktarmak gerektiğinden söz ettiğimiz sırada, tablolar
arasında ilişki kurmamız gerektiğini belirtmiştik. İkinci bölümden
hatırlıyorsanız, Aile tablosuyla Çocuklar tablosu arasındaki ilişkiyi,
yani hangi çocuğun hangi aileye mensup olduğunu Aile Sıra No alanındaki
bilgiyi iki tabloda ortak kullanarak biliyoruz. Başka bir deyişle bir
çocuğun Aile Sıra No alanındaki değer, bu çocuğun hangi ailenin üyesi
olduğunu gösteriyor. Sorgu sırasında Access 2000, şöyle düşünebilir:
“Hımm. Istanbul’lu bir kişiyi seçeyim; sonra bu kişinin Aile Sıra No
alanındaki değeri, Çocuklar tablosundaki aynı adlı alanda arayayım;
eğer bu iki değer aynı ise bu çocuğun adını alıp, Istanbullu kişi ile
birlikte kaydedeyim.” Access’in düşündüğünü uygulayabilmesi için, ona
her iki tablodan Aile Sıra No alanını da vermemiz gerekir. O halde önce
açık olan Çocuklar tablosunun, sonra da yeniden Aile tablosunu seçerek,
Aile Sıra No alanlarını sağa aktarın. Bu kutuda işimiz bittiğine göre
Tamam’ı tıklayabilirsiniz. (Sorgu kaç tablodan kaç alan seçmeyi
gerektiyorsa, o kadar alan seçebilirsiniz. Buradaki örnek bu alanları
gerektirdiği için burada duruyoruz; sizin örneğiniz başka tablolardan
başka alanlar gerektiyorsa, seçmeye devam edin.)
Basit sorgu sihirbazının ikinci penceresi, sorgu sonucu oluşturulacak
tabloda kaç kayıt olacağını belirler. Varsayılan değer, seçtiğiniz
tablolardaki tüm kayıtların sorgu sonucu oluşacak tabloya alınmasıdır.
Fakat diyelim ki size sorgu sonucu oluşacak tablonun ilk 5, 25 veya 100
kaydını içeren özet bir tablo da oluşturabilirsiniz. Özet tablo için
Özetk seçeneğini seçin ve Özet Seçenekleri düğmesini tıklayın. Bu iş
bittikten sonra veya Ayrıntılı seçeneğini seçerek, İleriyi
tıklayabilirsiniz.
Üçüncü pencerede yeni sorgunuza isim vermeniz, Son’u tıkladığınızda
sorgunun icra edilmesini mi, yoksa sorguda sihirbazın yapmadığı
değişiklikleri yapmak üzere tasarım görünümünün açılmasını mı
istediğinizi belirtmeniz gerekir. Burada yardım isteyip istemediğinizi
belirteceğiniz bir başka seçenek daha var. Tasarımı güç sorgular
yaptığınızda, Access 2000’in yardım penceresinin açılmış olması size
kolaylık sağlar. Şimdi, sorgunun tasarımı ile ilgili işlerimiz
bitmediği için ikinci seçeneği işaretleyerek Son’u tıklayalım.
Access 2000, seçtiğiniz iki tabloyu sorgu tasarım penceresinin üst
bölümünde gösteriyor. İki tablo arasındaki ilişki çizgisine dikkat
edin; bu ilişkiyi ikinci bölümdeki alıştırma sırasında kurmuştuk.
Access, seçtiğiniz altı alanı, değerleri ne olursa olsun, bütün
kayıtları ile seçmeyi (ve bunu yaparken iki tabloyu birleştirmeyi)
sağlayan bir sorgu tasarımı öneriyor. Bütün alanların seçildiğini,
sorgu tasarım penceresinin alt yarısındaki kılavuzda, Alan satırındaki
alan adlarından anlıyoruz. Bu satıra yazılan alan adlarını inceleyin;
tablo adı ile tablonun alan adı nasıl birleştiriliyor? İkinci satırda
ise tablonun adı belirtiliyor. Sırala satırının boş bırakıldığına
dikkat edin. Göster satırındaki kutuların işaretli olması bu alanın
sorgu sonucu oluşturulacak tabloda gösterileceği anlamına geliyor. Ve
son olarak Ölçüt satırlarının boş olduğuna dikkat edin.
Biz sorgumuzun sadece çocukları olan Istanbulluları kapsamasını
istiyorduk. O halde, Şehir alanının sütununda, Ölçüt satırına
“Istanbul” yazmamız gerekiyor, ki sadece Istanbullular seçilsin. Peki
bunlar arasından çocukları olanları nasıl seçeğiz, Access ile çalışma
konusunda ustalığınız ilerledikçe, bu tür şartlı seçmeleri (SQL
deyiminde “eğer” şartı geçen sorguları) oluşturma becerisi de
edineceksiniz. Fakat şimdilik böyle bir sorgu deyimi oluşturmaya gerek
yok: Access, çocuklar listesindeki Adı değerlerini seçerken, bunların
Aile Sıra No değeri Aile tablosunda Aile Sıra No değerine denk gelmeyen
kayıtları seçmeyecektir. (Aile tablonuzda çocuksuz Istanbullu
dostlarınız, Çocuklar tablosunda da Istanbullu ailelere mensup olmayan
çocuklar bulunmasını sağlayın, ki BSS’in gerçekten işleyip işlemediğini
sınayabilelim.) Şimdi sorgu tasarım penceresinde Şehir sütununda Ölçüt
satırına “Istanbul” yazın. Sorgu sonucu oluşacak yeni tablomuzda iki
ayrı Aile Sıra No sütununa gerek olmadığı için Çocuklar tablosundan
alınacak Aile Sıra No sütununun Görüntüle satırındaki işareti
kaldırabiliriz; fakat BSS’in tablonun ilişki bağından nasıl
yararlandığını görmek için şimdilik bu işareti kaldırmayın. Özetle,
Access 2000 BSS sihirbazının tasarımına sadece Şehir alanında Ölçüt
olarak “Istanbul” kelimesini eklemiş olduk. Bu sırada Access 2000’in
araç buçuğunda ünlem işareti şeklinde bir simge belirdiğini görüyor
musunuz? “Çalıştır” isimli bu araç, Access 2000’e “Bu sorguyu icra et
ve sorduğum sorunun cevabını bana tablo alarak göster!” komutunun
kısayoludur. Şimdi bu simgeyi tıklayalım.
İşte sorumuzun cevabı: Aile listemizde yer alan Şehir alanındaki değer

Çarş. Ara. 31, 2008 4:59 pm

“Istanbul” olan ve Çocuklar tablosunda kendilerine ait çocuk bulunan
dostlarımızın listesi! Access ile çalışma becerinizi arttırdıkça, her
çocuğu mensup oldukları aile ile aynı satıra “Çocuk 1,” “Çocuk 2” ...
şeklinde yeni sütunlar halinde sıralamayı da sağlayabilirsiniz.
Bu sorgunun verdiği sonuçları doğru bulmuyorsanız, tekrar tasarım
görünümüne dönebilirsiniz. Bunun için Access 2000 araç çubuğunda
tasarım görünümü simgesini tıklayın. Sorgunun tasarımında istediğiniz
değişikleri yaptıktan sonra Çalıştır simgesini tıklayabilirsiniz.
Sorgunun istediğiniz sonucu verdiğini gördükten sonra kapatmaya
kalktığınızda Access 2000 sorguyu veritabanı dosyasının içinde
kaydededecektir.
Bir BSS tasarlamaya çalıştığınız sırada seçtiğiniz tablolar ilişkili
değilse, Access 2000 sizi uyarır ve bu ilişkiyi kurmadan devam etmek
istemez. Sorgu tasarımı sırasında seçtiğiniz tablolar arasındaki ilişki
çizgisini silerek sorguyu çalıştırırsanız, anlamlı olmayan sonuçlar
alırsınız.
Access ile tabir yerinde ise bu kadar uğraşmanızın bir sonucu olması
gerekir. Bu sonuca “Rapor” denir. İlk veritabanı işlem programı
tasarlandığında adı “Tablo ve Rapor Uygulaması” idi; rapor ilk günden
beri veri-iişlemin ayrılmaz parçası olagelmiştir. Access 2000 de bu
geleneğin dışında değildir: şu ana kadar farketmiş olduğunuz güçlü
veri-işlem araçlarının aynı etkinlikle bu verilerin rapor haline
getirilmesinde de kullanıldığını göreceğiz. Access 2000, raporlarını
tablo ve sorgulardan elde eder, ya otomatik olarak, ya da sizin
talimatınızla biçimlendirir ve veritabanının bir nesnesi olarak
veritabanı dosyasının içinde kaydeder. Bu raporları Ofis 2000 ailesinin
diğer üyeleri olan Excel ve Word ile paylaşabilirsiniz.
Access 2000’nin veritabanı penceresinde tablolar, formlar ve sorgular
gibi raporların da ayrı bir nesne grubu halinde toplandığını, “Tasarım
görünümünde rapqor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur”
şeklinde iki kısayol bulunduğunu göreceksiniz. Raporlar nesne grubunu
seçtiğinizde veritabanı penceresinin Yeni düğmesi, bu iki kısayola ek
olarak, dört ayrı rapor sihirbazını daha kullanma imkanı sağlar.
Bunların arasındaki iki otomatik rapor aracı belki de en sık
kullanacağınız rapor elde etme yöntemi olabilir. Bu iki yöntemde Access
2000 sizin işaret edeceğiniz tablo veya sorgudan elde edeceği raporu
kendisi biçimler. Diğer sihirbazlar ve tasarım görünümde rapor
oluşturma yöntemlerinde ise raporunuza siz şekil verirsiniz.
Rapor, ana hatlarıyla tanımlarsak, bir tablo veya sorgunun alanlarının,
alan adları ile birlikte kağıt üzerinde yerleştirilmesi demektir. Şimdi
OtoRapor ve kendi tasarlayacağımız raporları ayrıntılı ele alalım.
Burada gördüğünüz “Otomatik Rapor: Sütunlu” ve “Otomatik Rapor:
Sekmeli” sihirbazları, OtoRapor tekniğini kullanırlar. OtoRapor yoluyla
her iki yöntemde de sadece bir tablonun veya sorgunun içeriğini baskıya
hazır hale getirirebilirsiniz. Bununla birlikte ortaya çıkacak rapor
farklı olur.
Sekmeli OtoRapor: her kaydı bir sıraya koyar; her alan sağa doğru
sütunlar halinde dizilir. Alan adları, sütun başlığı olarak kullanılır
ve çoğu zaman bütün adların kağıda sığması amacıyla kısaltılır. Sütun
genişlikleri, bütün veriyi sığdıracak şekilde ayarlanır. Sütunlu
OtoRapor: her kayıt sayfa üzerinde bir grup oluşturur; alan adları
solda, alan içerikleri sağda iki sütun halinde dizilir. Bir kaydın alan
sayısı ve içerikleri bir sayfaya yakın yer tutuyorsa, Access 2000
ikinci kaydı yeni bir sayfada başlatabilir.
Ne zaman hangi OtoRapor’un kullanılabileceğine ilişkin bir kural koymak
zordur. Bazı veri türlerinde ve tablo yapılarında sütunlu, diğerlerinde
sekmeli raporun işe yaradığını göreceksiniz. Genel bir ilke olarak, çok
kayıt, çok alan ve alanlarda kısa veriler bulunan tabloların Sekmeli;
az kayıt, az alan fakat alanlarda uzun bilgiler bulunan tabloların ise
sütunlu biçime daha elverişli olduğunu söyleyebiliriz. Tablonuza hangi
otomatik raporun uygun düştüğünü sınayarak bulabilirsiniz.
Access 2000 OtoRaporları, Windows’un varsayılan yazıcısıni ve yazıcının
o andaki kağıt boyutu ayarlarını dikkate alarak biçimlendirir. Kimi
raporlar açısından kağıdın dikey veya yatay olması önem taşıyabilir.
OtoRaporu yeniden oluşturmak ve yazıcıya göndermeden önce Access 2000
içinden yazıcı ayarlarını değiştirmek mümkündür. Ayrıca Access 2000,
raporunuzun birden fazla sayfaya bölünmesi halinde sütunların önce
yatay sonra dikey, veya önce dikey sonra yatay yazdırılması gibi ince
ayarlara da imkan verir. Üçüncü bölümde sorguları ele alırken, bir
tablonun farklı alanlarını birleştirerek Adres Listesi adlı bir tablo
oluşturmuştuk. Şimdi bu tabloyu iki yöntemle otomatik rapor haline
getirelim ve farkını görelim. Bunun için veritabanı penceresinde
nesnelerden Raporlar’ı ve araç çubuğundan Yeni simgesini tıklayın.
Burada, üstte “Otomatik Rapor: Sütunlu” seçeneğini seçtikten sonra veri
kaynağı kutusunun seçme okunu tıklayarak, veritabanında mevcut bütün
tablo ve sorguları gösteren listeden, Adres Listesi tablosunu seçin.
İkinci bölümde Adres Defteri veritabanını oluşturmadıysanız veya üçüncü
bölümdeki sorgu alıştırmasını yapmadıysanız, içinde iki alanlı tablo
bulunan herhangi bir veritabanını kullanabilirsiniz. Tamam’ı
tıkladığımızda, Access 2000, tablodaki verileri kullanarak otomatik
tablomuzu baskı önizleme penceresi halinde görütüleyecektir.
Üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yaparken sorgunun oluşturduğu yeni
tabloda, alan adı olarak “Deyim1” ve “Deyim2” kelimelerinin seçildiğine
dikkat etmiştik. Şimdi bu adların yeni raporumuzda kullanıldığını
görüyorsunuz. Bu adları raporu tasarımın görümünde açarak
düzeltebilirdik. Fakat geç kalmış değiliz; OtoRapor da, bütün
otomatikliğine rağmen, düzenlenebilir niteliktedir. Buna sonra
döneceğiz. Raporu incelemeye devam edersek, her bir kaydın bir “rup”
oluşturduğunu görüyoruz. Alan adları birinci sütunda. alan değerleri
ikinci sütunda ve bütün alanlar bir grup oluşturacak şekilde altalta
dizilmiş bulunuyorlar. Bu arada Araç çubuğuna da dikkat edin. Access
2000, raporu yazdırmak amacıyla hazırladığınızı düşünerek, size baskı
önizleme penceresini açmış bulunuyor. Dalıyısıyla araç çubuğunda
tasarım görünümüne geçmek gerekli simgenin yanında Yazıcı simgesini,
raporu ekranda çeşitli büyüklüklerde ve sayfa sayısında görmenizi
sağlayacak denetim simgilerini ve bu raporun sözgelimi Office 2000
ailesinin diğer üyelerinden Microsoft Word kelime işlem programı ile
paylaşmayı sağlayacak Ofis Bağlantıları simgesini göreceksiniz. İlk

Çarş. Ara. 31, 2008 5:00 pm

raporunuzu kağıt üzerinde görmek için yazıcı simgesini
tıklayabilirsiniz. Bir Access 2000 raporunun Word 2000’de nasıl
göründüğünü ve nasıl düzenlenebildiğini Ofis Bağlantıları simgesini
tıklayarak inceleyebilirsiniz. Hatta otomatik raporun otomatikliğine
müdahale ederek, tasırım işini bu noktadan itibaren devralabilirsiniz.
Ama buna sonra geleceğiz; şimdi bir de Sekmeli OtoRapor’u görelim. İki
raporu yanyana inceleyebilmek için şimdilik Access 2000’in otomatik
olarak küçülttüğü veritabanı penceresini eski önceki boyutuna
getirelim, ve bu kez sekmeli OtoRapor aracını kullanalım.
Veritabanı penceresinde halâ Raporlar nesnesi seçili olmalı; Yeni
simgesini tıklayın ve “Otomatik Rapor: Sekmeli” yöntemini işaretleyerek
ve Adres Listesi tablosunu (veya biraz önce kullandığınız tabloyu)
seçerek, Tamam’ı tıklayın. Bu kez Access 2000, alan adlarını sütunlar
haline getirecek ve her bir kayıt raporda bir satır olacaktır.
Her iki raporda da Tablo adının sayfanın başlığı olarak kullanıldığına,
sayfanın altında ise günün tarihi ve sayfa numarasının yer aldığını
görüyorsunuz. Bu raporda da tablodaki alan adları sütun başlığı olarak
kullanılıyor. Bu noktada verimize hangi rapor biçiminin daha uygun
düştüğünü de kararlaştırabiliriz. Buradaki örnekte, kişilerin adları
ile adreslerinin aynı satırda gösterildiği Sekmeli yöntemle yaptığımız
rapor daha kullanışlı bir liste görünümü veriyor. Fakat bir kaydın
bütün alanlarının böyle düzgün biçimde sekmelerle ayrılması mümkün
olmayabilir. Burada sadece iki alan var ve alanların içerikleri oldukça
az. Alan içerikleri uzun olsaydı sayısı arttıkça sütunlu biçim veriye
daha uygun olabilir, her bir kaldı kendi grubu içinde topluca görmek
daha kullanışlı olabilirdi.
OtoRapor güçlü bir araç olmakla birlikte, tablo halinde uygun göründüğü
halde belge haline dönüşünce uygun olmayan sayfa veya sütun başlıkları
kullanabilir. Veritabanını tasarlayan kişi olarak “Deyim1” bizim için
anlam ifade edebilir; fakat raporu sunduğumuz kişi açısında burada, söz
gelimi “Müşterinin Adı ve Soyadı” şeklinde bir sütun başlığı bulunması
daha uygun düşebilir. OtoRaporun tasarımına nasıl müdahale
edebileceğimizi ikinci raporda görelim.Baskı önizleme penceresinin araç
çubuğunda, Tasarım görünümü simgesini tıklayın; Access 2000 raporun
tasarım penceresini açacaktır.
Araç kutusu ve tasarım kılavuzu ile bu görünüm, form oluşturduğumuz
pencereye çok benziyor! Access 2000’in tasarım araç kutusu, form ve
rapor tasarımlarında aynı işlevi yapar. (Formların da
yazdırılabildiğini hatırlayın!) İki tasarım görünümünün arasındaki
başlıca fark, form tasarımında her formda tekrar eden “sayfa üst
bilgisi” ve “sayfa alt bilgisi” bölümleri ancak siz isteyince
oluşturulduğu halde, raporlarda bu iki bölüm varsayılın unsur olarak
yer alır. Bizim şu anda yapmak istediğimiz, “Deyim1” şeklindeki sütun
başlığını “Adı Soyadı,” “Deyim2” şeklindeki sütün başlığını ise
“Adresi” olarak olarak değiştirmekten ibaret. Bunun için, tasarım
penceresinde Sayfa Üstbilgisi bölümünde “Deyim1” kelimesini Mouse
işaretçisi ile tarayın ve yerine “Adı Soyadı” yazın. Raporun mevcut
unsurlarından birinin, örneğin “Deyim1” kelimesinin bulunduğu kutuyu
tıkladığınınızda kutunun çevresinde seçildiğini gösteren tutamak
işaretlerinin belirdiğini ve Mouse işaretçisini bunlardan sol üst
köşede diğerlerinden büyükçe olanının üstüne götürdüğünüzde işaretçinin
el şekline girdiğine dikkat edin.
Bu, kutuyu tutarak istediğiniz yere taşıyabileceğinizi gösterir. Daha
sonra “Deayim2” kelimesinin yerine de “Adresi” kelimesini yazın. Bu
arada raporun Ayrıntı bölümünde tablodan alınan Deyim1 ve Deyim2
alanlarının yer aldığına, sayfanın altındaki günün tarihinin “Now()”
deyimi ile, “Sayfa 1/1” yazısının ise “="Sayfa " & [Page] & " /
" & [Pages]” deyimi ile elde edildiğine dikkat edin. “Now()”,
“[Page]” ve “[Pages]” deyimleri, Access 2000’in tanıdığı VBA (Visual
Basic for Applications, Uygulamalar için Visual Basic) dilinden alınma
kodlardır. Sütun başlıklarını değiştirme işlemini tamamladıktan sonra,
araç çubuğunda baskı önizleme simgesini tıklayın; raporun basılınca
alacağı biçimi yeniden göreceksiniz; fakat bu kez sütun başlıkları daha
anlamlı hale gelmiş olacak.
Access 2000’in OtoRapor yeteneği ne kadar güçlü görünse de, rapor
oluşturma konusunda asıl marifetinin sihirbazlar eliyle
oluşturabileceğiniz etiket ve grafik raporlarında ortaya çıktığını
göreceksiniz. Bu yeteneği yakından görmek için örnek olarak tebrik
kartlarımızın zarfına yapıştırmak üzere adres etiketleri oluşturalım

Access Veri Tabanı

Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı

Geri: Access Veri Tabanı